Прием на работу является ответственным мероприятием для кадрового работника или бухгалтера по заработной плате. Необходимо проверить данные будущего работника, правильно заполнить кадровые документы и заключить с ним трудовой договор с соблюдением всех норм законодательства. Организациям со штатом менее 60 человек достаточно купить 1 С Бухгалтерию и подготавливать комплекты документов при приеме на работу в ней. Рассмотрим подробно, как в программе 1С:Бухгалтерия оформить сотрудника.
Оформление приема на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия
Для того чтобы работать с кадровыми документами, в программе должна быть указана соответствующая настройка.
Зайдем в справочник сотрудников. Он расположен в разделе «Зарплата и кадры — Кадры — Сотрудники». По кнопке «Создать» добавляем сотрудника.
Заполним ФИО сотрудника. Если человек с таким ФИО уже присутствует в базе, программа предупредит, что найден однофамилец.
В нашем примере сотрудник ранее у нас не работал, поэтому мы выбираем второй вариант и продолжаем заполнение формы. Внесем личные данные сотрудника: пол, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, паспортные данные, адрес, контактную информацию. Дополнительно можно указать информацию для воинского учета, а также данные о семейном положении и образовании.
Запишем введенные данные. После чего сведения о работе появятся сразу в двух справочниках: «Сотрудники» и «Физические лица».
По клику на кнопку «Принять на работу» или «Оформить документ» создадим документ «Прием на работу».
В открывшейся форме заполняем, на какую должность будем принимать нашего сотрудника, указываем трудовую функцию. Если трудовой договор предусматривает испытательный срок, указываем его продолжительность. Заполняем вид занятости: основная работа или совместительство. Указываем трудовой договор и устанавливаем оклад. В этой форме мы можем указать способ ведения трудовой книжки, зарегистрировать запись для отправки отчетности в СФР. Если какие-то сведения не являются обязательными для заполнения, их можно не указывать. При этом мы всегда сможем их дополнить позднее, если появится такая необходимость.
После записи документа программа присвоит табельный номер, следующий по порядку. Когда в организации используется своя нумерация табельных номеров, его можно поменять вручную.
Если это поле не отражается в карточке сотрудника, его можно сделать видимым через изменение формы.
Наш документ «Прием на работу» будет находиться в журнале кадровых документов. Здесь можно распечатать приказ о приеме или трудовой договор для микропредприятия.
Из карточки нашего сотрудника доступны для печати различные справки и формы.
Укажем, как будет выплачивать зарплату. По умолчанию установлена выплата наличными. Если сотрудник изъявил желание получать зарплату на счет, укажем эти данные либо подключим сотрудника к зарплатному проекту.
В той же форме можно установить налоговые вычеты, зафиксировать доходы и вычеты с предыдущего места работы и статус налогоплательщика для уплаты НДФЛ.
Если к сотруднику применяются особенности уплаты страховых взносов, это указывается в условиях страхования.
Учет расходов указывается, если для сотрудника применяется способ отражения заработной платы, отличный от остального персонала.
Особенности трудоустройства
Сотрудник — иностранный гражданин
Прием на работу иностранного гражданина производим так же, как и россиянина, но есть некоторые отличия. Рассмотрим их.
При трудоустройстве сотрудника, который является гражданином другой страны, указываем его страну в поле «Гражданство». По умолчанию здесь стоит Россия. У нас принимается на работу гражданин Киргизии. Заполняем данные документа, удостоверяющего личность. В нашем примере это иностранный паспорт. Указываем СНИЛС, ИНН, ИИН в Киргизии. Указываем адреса сотрудника (в России и в Киргизии). При введении страны, отличной от России, адрес вводится вручную.
После заполнения всех данных сформируем прием на работу. Здесь появятся дополнительные поля. Указываем сведения о разрешении на работу. У нас разрешение на работу не требуется, т.к. сотрудник является гражданином страны — члена ЕАЭС. Заполним разрешение на проживание. Условия оказания медицинской помощи указывается, если за сотрудника не будут уплачиваться страховые взносы. Это применимо к высококвалифицированным иностранным специалистам. Для всех остальных категорий иностранных работников доход по трудовым договорам облагается страховыми взносами так же, как и доход граждан России.
После оформления приема на работу вернемся в карточку сотрудника и укажем способ выплаты зарплаты. Следует выбрать безналичное перечисление на счет в банке или по зарплатному проекту. Выдавать наличными заработную плату иностранному работнику можно, только если у него вид на жительство. В остальных случаях это не допускается.
Далее укажем данные для удержания НДФЛ. Вычеты иностранному работнику не предоставляются за исключением случая, если он стал резидентом. Поэтому этот раздел не заполняем. Укажем налоговый статус работника.
В нашем случае это гражданин страны — участника ЕАЭС. Для этих лиц действует особый порядок уплаты НДФЛ. Ставка будет составлять 13% как для резидентов. По итогам года определяется окончательный статус работника. Если он не стал резидентом, т.е. находился в РФ менее 183 дня, налог должен быть пересчитан по ставке 30% для нерезидентов.
Изменение статуса можно произвести в этом же поле.
По ссылке «История изменения статуса налогоплательщика» можно посмотреть последовательность изменений.
Далее указываем условия страхования сотрудника.
Прием на работу бывшего сотрудника
Рассмотрим случай приема на работу человека, который ранее работал в нашей организации, а потом уволился. В справочнике «Сотрудники» добавим новый элемент и заполним ФИО. Программа найдет совпадение и предложит подтвердить выбор. Проверяем данные и соглашаемся, что это нужный человек. В карточку сотрудника будут автоматически подставлены все сведения о работнике.
Создаем прием на работу. После проведения в справочнике «Сотрудники» будет создан новый элемент, и сотрудник отразится два раза. При этом будет использовано одно физическое лицо.
В карточке работника появятся сведения о предыдущем периоде работы.
Мы рассмотрели стандартную процедуру приема на работу в 1С:Бухгалтерии 3.0 и разобрали, какие нюансы могут возникать для некоторых категорий работников. При трудоустройстве важно внимательно отнестись к проверке документов работника, подтверждению его гражданства и статуса, так как от этого зависит налогообложение доходов и соблюдение норм трудового и налогового законодательства.
