Все работодатели должны предоставлять сведения по сотрудникам в единый Социальный фонд. Эта информация включает в себя сведения, которые используются фондом для пенсионного и социального обеспечения граждан. Сведения объединены в единую отчетную форму — ЕФС-1, которая сдается организацией в Социальный Фонд России (СФР). Поскольку регламент и периодичность подачи этих данных различаются, каждый раздел подается независимо, фактически представляя собой отдельный отчет. Посмотрим, как формируются разделы отчета ЕФС-1 в программе 1С Бухгалтерия 8 3.
Подраздел 1.1: аналог СЗВ-ТД
Отчет сдают все работодатели, если произошли кадровые события:
- Прием или увольнение сотрудника,
- Перевод сотрудника (на другую должность, в другое подразделение, изменение совместительства),
- Заключение или окончание гражданско-правового договора.
Форма должна быть сдана не позднее следующего рабочего дня в случае приема, увольнения, заключения или прекращения ГПХ. В остальных случаях она подается до 25 числа следующего месяца.
Создать отчет в 1С:Бухгалтерии можно несколькими способами.
- Из раздела регламентированной отчетности в папке «Отчетность по физлицам».
- Из раздела «Электронные трудовые книжки» по кнопке «Создать».
- Из кадрового документа.
Например, в документе «Прием на работу» нажимаем «Зарегистрировать». После этого будут заполнены сведения о трудовой деятельности по этому приему сотрудника.
Во всех случаях, для автоматического заполнения формы в кадровых приказах должна быть установлена галочка «Запись электронной трудовой книжки».
При создании подраздела 1.1 можно воспользоваться кнопкой «Подбор» и выбрать нужных сотрудников либо выполнить заполнение по кадровым событиям:
- Приемы и увольнения,
- Всеми мероприятия.
Табличная часть будет заполнена теми событиями, которые не были приняты в СФР.
Чтобы зафиксировать факт сдачи сведений в СФР, проставляется галочка о принятии всего документа либо в строке сотрудника (если документ принят частично). После этого данные уже не будут попадать в отчет при заполнении.
Подраздел 1.2: аналог СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже предоставляются только по тем сотрудникам, у которых есть особенности стажа (ФЗ No 27 ст. 11). К таким категориям относятся работники:
- Имеющие право на досрочную или повышенную пенсию,
- Освобождались от работы, находились в отпуске без сохранения оплаты,
- Находились в отпуске по уходу за ребенком,
- Были мобилизованы,
- Получали пособие по безработице, занимались общественными работами и пр.
Эти сведения предоставляются за год до 25 января следующего года.
Помимо этого, сведения предоставляются для учета стажа текущего года при наступлении следующих событий:
- Оформление пенсии сотрудником – данные подаются с типом «Назначение пенсии».
- При предоставлении отпуска по БиР или по уходу за ребенком – сведения подаются с типом «Назначение выплат по ОСС». Данные в этом случае подаются в течение 3 дней после получения заявления от работника. Эти сотрудники также включаются в годовые сведения о страховом стаже.
Формирование сведений в программе можно выполнить из разделов:
- «Регламентированные отчеты», выбрав сведения о страховом стаже в папке «Отчетность по физлицам».
- «Зарплата и кадры», перейдя в раздел «Страховые взносы».
При создании отчета указывается период (год). Выбирается вид сведений:
- Исходная (если годовой отчет сдается впервые),
- Назначение пенсии,
- Назначение выплат по ОСС.
Создадим годовые сведения о стаже сотрудников.
Для автоматического внесения данных нажимаем «Заполнить», выбираем «Сотрудники с льготным стажем». Сведения будут заполнены сотрудниками, имеющими особенности периодов работы. Просмотр и редактирование сведений можно выполнить, «провалившись» в строку табличной части. Стаж сотрудника разделен на периоды. Периоды с особенностями стажа имеют свой буквенный код. Например, НЕОПЛ – неоплачиваемый период, используется при отпуске за свой счет. Периоды основной работы буквенных обозначений не имеют, но указываются в отчете.
Часть таких периодов не отражается в программе (например, отпуск по уходу за ребенком). В этом случае сотрудники добавляются по кнопке «Подбор», и заполнение стажа происходит вручную.
Остальные подразделы раздела 1 заполняются в определенных случаях (для госучреждений, при праве на досрочную пенсию, при уплате доп. пенсионных взносов).
Раздел 2: аналог 4-ФСС
Раздел 2 отчета ЕФС-1 предоставляют все организации и ИП с наемными работниками. Организации обязаны сдавать нулевой отчет, даже если не выплачивают заработную плату и в организации числится один директор. Если с работниками заключены договора ГПХ, и они предусматривают взносы на травматизм, отчет также нужно подать. Сведения подаются ежеквартально до 25 числа после окончания квартала.
Составление отчета производится из раздела «1С- Отчетность». По кнопке «Создать» выбирается новый отчет из папки «Отчетность в фонды». Указываем период, за который составляется отчет. Далее нажимаем «Создать».
Для автоматического формирования нажимаем «Заполнить». В разделе 2 указываются данные о начисленных взносах на травматизм, которые заполняются на основании документов по начислению заработной платы.
Подразделы 2.1.1. и 2.2 заполняются вручную при наличии данных.
Подраздел 2.3 содержит информацию о спецоценке и медосмотрах и также заполняется вручную.
Отчет ЕСФ-1 в программе 1С:Бухгалтерия составляется на основании кадровых документов и начислений сотрудникам. В большинстве случаев заполнение сведений автоматизировано. Формирование ЕСФ-1 происходит по разделам, а его расположение в программе сгруппировано по назначениям. Это делает объемный отчет более простым для восприятия и облегчает работу с ним.
