Работодатель обязан предоставлять сотрудникам отпуск, право на который закреплено Трудовым Кодексом. Отпуском считается время, когда работник не трудится. Отпуска могут быть оплачиваемыми, неоплачиваемыми, основными или дополнительными, а также предоставляться в связи с определёнными событиями и датами. Оформление отпусков в программе 1С Бухгалтерия зависит от их назначения и выполняется разными документами. Рассмотрим, как можно в 1С 8.3 отразить основные виды отпусков.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Каждый работник, заключивший трудовой договор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Он предоставляется в соответствии с утвержденным графиком отпусков. В течение отпускного периода сотруднику не начисляется обычная заработная плата. Взамен этого работник получает отпускные выплаты, которые рассчитываются исходя из средней зарплаты за прошедший год и производятся не позднее трех календарных дней до начала отпускного периода.
Сумма отпускных = Среднедневной заработок x Кол-во календарных дней отпуска
Для расчета среднего заработка учитываются доходы:
- Заработная плата и прочие выплаты за труд,
- Премий, учитываемые в особом порядке.
Не входят в расчет:
- Больничные,
- Все виды отпусков,
- Командировки,
- Освобождение от работы по другим причинам с сохранением средней зарплаты.
Среднедневной заработок = Доходы/Количество отработанных календарных дней
Количество календарных дней в месяцах различное, поэтому для расчета принимается усредненный показатель – 29,3
Оформление ежегодного отпуска в 1С:Бухгалтерии осуществляется документом «Отпуск». Программа выполнит автоматический расчет суммы отпускных на основе введенных ранее документов по заработной плате и кадрам.
Расчет среднего заработка будет произведен исходя из дохода за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. В нашем примере сотрудник уходит в отпуск с 03 сентября 2024 года, выплата отпускных будет произведена 29 августа 2024 года. При расчете средней зарплаты количество дней в полностью отработанных месяцах принято за расчетную величину – 29,3. Если месяц отработан не полностью, то расчетное количество дней определяется исходя из фактически отработанных дней пропорционально этой величине.
Например, количество дней за октябрь 2023 года:
29,3×27/31 = 25,52
Для выплаты отпускных нажимаем «Выплатить». Программа сформирует ведомость для выплаты (в кассу или в банк) в зависимости от выбранного способа выдачи зарплаты сотруднику. Из документа можно распечатать приказ.
1С:Бухгалтерия поддерживает автоматический расчет отпусков, если численность персонала не превышает 60. Когда сотрудников больше, можно добавить начисление с видом «Отпуск» в «Начисление зарплаты».
Отпуск без сохранения заработной платы
На основании заявления работник может получить неоплачиваемый отпуск. Поводом к его оформлению послужат семейные обстоятельства или другие уважительные причины. Отдельным категориям сотрудников организация (инвалиды, пенсионеры и пр.) не имеет права в нем отказать. Продолжительность отпускного периода устанавливается соглашением между работником и работодателям.
При нахождении в отпуске без сохранения оплаты, зарплата не будет начисляться. По его окончании начисления по окладу возобновятся.
Учебный отпуск
Совмещающим учебу с работой сотрудникам, работодатель предоставляет учебный отпуск, который оформляется на период сдачи экзаменов или прохождения аттестаций. Он может быть как оплачиваемым, так и без сохранения оплаты. Для оформления работник получает справку-вызов в учебном заведении и заполняет заявление на имя работодателя.
Начисление создается с помощью документа начисления зарплаты. Можно сформировать как отдельный документ, так и добавить строку с начислением для сотрудника в документе начисления по организации в целом. Выбираем вид начисления – учебный отпуск. Если такой отсутствует, создаем новое начисление, присваиваем ему отдельный код. Указываем код дохода для отпускных выплат – 2012.
Порядок расчета учебного отпуска аналогичен ежегодному и производится исходя из среднего заработка. Автоматический расчет суммы в системе не предусмотрен и производится вручную. Но можно проверить правильность, создав новый документ «Отпуск» и указав нужное количество дней. Программа рассчитает ежегодный отпуск, получившие значения будут аналогичными для расчета учебного. После проверки документ нужно закрыть не записывая.
Аналогичным образом можно отразить и другие виды дополнительных оплачиваемых отпусков: ежегодных для отдельных категорий работников либо установленных работодателем.
Отпуск по уходу за ребенком
Во время декрета сотруднику не выплачивается заработная плата. Пособие работник получает через СФР, поэтому начислений у работодателя в этот период нет. Для того чтобы исключить автоматическое начисление заработной платы, можно выполнить кадровый перевод сотрудника и указать отсутствие оклада.
Когда сотрудник выйдет на работу, нужно будет создать кадровый перевод, указав действующий оклад.
Программа 1С:Бухгалтерия позволяет отразить основные виды отпусков и формировать документы по их созданию. Оформление возможно как для оплачиваемых, так и без сохранения оплаты. Расчет отпускных выплат выполняется исходя из среднего заработка и производится на основании имеющихся в базе 1С данных. Правильность расчетов обеспечивается последовательным заполнением документов начисления за предыдущие периоды.
