Ежемесячно выплачивать заработную плату обязаны все работодатели, имеющие в своем штате сотрудников. Размер заработной платы устанавливается трудовым договором и может зависеть от занимаемой должности и квалификации работников, от сложности работы, других факторов. Аванс — часть заработной платы, и к нему предъявляются все требования Трудового кодекса. Рассмотрим пошагово, как выплачивать аванс и как отразить эту операцию с использованием программы 1С Бухгалтерия 8.3.
Размер и сроки выплаты аванса
Заработную плату за первую половину месяца мы все привыкли называть авансом. Фактически же выплачивается денежное вознаграждение за уже отработанное время и труд. Трудовой кодекс не содержит понятие аванса. Согласно законодательству, заработная плата должна быть разделена как минимум на две части. Нормы Трудового кодекса предъявляют к зарплате такие требования:
- Заработная плата выплачивается не реже, чем раз в полмесяца,
- Количество дней между этими событиями должно быть не более 15.
Аванс не может быть меньше, чем оплата за фактически отработанное время. При расчете аванса необходимо учитывать некоторые компенсационные выплаты, положенные работнику:
- Доплата за работу в ночные смены, сверхурочные часы,
- Доплата за труд в опасных либо вредных условиях,
- Плата за сверхурочную работу,
- Надбавка за выслугу лет, профессиональное мастерство и другие заслуги.
Когда размер надбавок определяется по итогам месячной работы, они не включаются в расчет аванса. Таким образом, аванс выплачивается без учета премий. Поскольку зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца, важно, чтобы суммы аванса и окончательной выплаты были примерно равными. При этом необходимо учитывать минимальный размер оплаты труда (МРОТ), зарплата за месяц не может быть ниже установленного федерального уровня. Исходя из этого, аванс должен составлять как минимум половину МРОТ.
Сроки выплаты устанавливаются организациями индивидуально. Главное, чтобы соблюдались нормы Трудового кодекса.
Например:
- 1 часть — 25 числа, 2 часть – 10 числа следующего месяца,
или - 1 часть — 15 числа, 2 часть – последний день месяца и т. д.
Программа 1С:Бухгалтерия позволяет выплачивать заработную плату с учетом соблюдения норм законодательства. Посмотрим, какие настройки нужно сделать для корректного отражения аванса.
Настройки программы
Даты выплаты аванса влияют на сроки удержания НДФЛ. При любой выплате дохода, будь то аванс или заработная плата, требуется удержать рассчитанную сумму НДФЛ. Расчет налога осуществляется на дату фактического получения дохода.
Установка сроков выплаты зарплаты в 1С:Бухгалтерии производятся в разделе настроек зарплаты.
В программе предусмотрено два способа выплаты аванса:
- Фиксированной суммой,
- Процентом от оклада.
Можно выбрать единый способ для всех сотрудников либо установить для каждого работника индивидуально. При индивидуальном варианте параметры выплаты устанавливаются в кадровых документах по приему или переводу.
В нашем случае аванс выплачивается в размере 50% от оклада 25 числа. Это правило применяется ко всем сотрудникам.
После настроек программы можно начислять и выплачивать зарплату сотрудникам.
Начисление аванса в 1С:Бухгалтерии 8.3
В программе 1С:Бухгалтерия начисление аванса выполняется документом «Начисление зарплаты».
Создадим документ начисления. Установим переключатель в положение «Аванс» и укажем месяц начисления. Дата выплаты аванса будет установлена автоматически согласно введенным ранее настройкам. Если по каким-то причинам аванс выплачивается в другой день, эту дату можно поменять вручную. По кнопке «Заполнить» программа посчитает сумму заработной платы сотруднику за первую половину месяца и начислит НДФЛ.
По ссылке «НДФЛ» можно посмотреть расчет этого налога.
Документ начисления с признаком «Аванс» не формирует бухгалтерских проводок, но создает записи в регистрах. Эти данные будут использованы в дальнейшем для расчета по итогам месяца, а также для формирования отчетности по НДФЛ.
Выплата аванса в 1С:Бухгалтерии
После того как мы начислили аванс, его нужно выплатить нашим сотрудникам. Выплата может происходить как через кассу, так и в безналичном порядке. Способ выплаты устанавливается индивидуально каждому работнику и фиксируется в его карточке. У нас сотрудник получает зарплату на счет в банке, в его карточку внесены банковские реквизиты счета.
Для выплаты аванса вернемся к документу начисления. При нажатии на кнопку «Выплатить» будут сформированы документы для выплаты. Наш сотрудник получает зарплату на счет, поэтому программой была создана ведомость в банк и платежное поручение на перечисление с расчетного счета.
Сформированные документы можно увидеть, нажав на обозначение связанных документов.
После отправки платежного поручения в банк и загрузки банковской выписки ведомость будет оплачена.
Отражение НДФЛ при выплате аванса
Аванс – это доход сотрудника, с которого работодатель удерживает НДФЛ и перечисляет его в бюджет, а сотрудник получает сумму за вычетом этого налога. НДФЛ перечисляется в составе единого налогового платежа, а работодатель сообщает в ФНС о своем перечислении путем подачи налогового уведомления. Срок перечисления зависит от даты выплаты аванса сотруднику.
- До 28 числа, если аванс выплатили до 22 числа,
- До 5 числа следующего месяца, если аванс выплачен с 23 по последнее число месяца. Исключением является период с 23 декабря, НДФЛ перечисляется до конца года.
Начисление и выплата аванса в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 полностью автоматизированы. При правильном заполнении документов программа формирует все необходимые проводки и создает записи в регистрах. Ошибки могут возникать только при несоблюдении последовательности документов или ручной корректировке. Первоначальная настройка программы и связанные последовательно документы позволят корректно отразить начисление заработной платы и удержание НДФЛ в регламентированной отчетности для ФНС.