Зарплата и кадры – это, пожалуй, один из самых трудоемких участков для бухгалтера. В этой статье мы покажем, как начать вести учет заработной платы в 1 С Бухгалтерии, а также осветим необходимые для этого настройки. Затем рассмотрим существующие документы и мероприятия, связанные с данным процессом, каким образом они отражаются в программе. В завершение изучим процесс начисления налогов и взносов, а также возможности формирования зарплатной отчетности.
Настройка учета заработной платы
Для корректной работы программы ее необходимо правильно настроить.
Начнем с выбора функциональности.
В программе можно вести воинский учет, оформлять сотрудников на неполный день и по договорам ГПХ.
Во складке «Сотрудники» выбираем функционал, который мы будем использовать.
Это окно еще можно открыть из меню «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Кадровый учет».
Теперь посмотрим настройки налогов и отчетов.
Во вкладке НДФЛ выберем, как будем учитывать стандартные вычеты по сотрудникам.
Настроим страховые взносы. Выберем из списка тариф, который должна применять наша организация.
Отметим ставку тарифа взносов на травматизм, которая установлена СФР в соответствии с классом профессионального риска. Если организация платит дополнительные, добровольные взносы или применяет льготные тарифы, настраиваем этот блок.
После приступим к настройке зарплаты.
Зарплату будем вести «в этой программе».
Определим способ отражения зарплаты в бухучете и укажем параметры.
Настроим даты выплаты зарплаты и аванса. Организация устанавливает их самостоятельно, они должны быть прописаны в документах: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный или трудовой договор.
Важно! Трудовой кодекс требует, чтобы промежуток между выплатами не превышал 15 дней. Аванс необходимо выплачивать не позднее 30 числа текущего месяца, а окончательный расчет – не позднее 16 числа следующего месяца.
Размер аванса может быть общим для всех работников или индивидуальным.
В программе можно настроить прямые выплаты больничных и пособий СФР.
Если организация расположена в специальных территориальных условиях, заполняем соответствующую вкладку.
Во вкладке «Расчет зарплаты» делаем отметки, если есть обособленные подразделения и формируются резервы по оплате труда.
При включенном флаге «Расчет резервов по оплате труда» появится дополнительная вкладка в блоке настройки учета зарплаты, которую нужно заполнить.
Кадровые мероприятия
В программе 1С:Бухгалтерия мы можем принимать сотрудников на работу, оформлять отпуска, увольнения, делать кадровые переводы.
Все созданные в программе кадровые документы можно распечатать и передать на подпись.
Прием на работу
Оформим прием на работу нового сотрудника.
При включенном флаге «Запись электронной трудовой книжки» появится возможность заполнить сведения о трудовой деятельности.
Нажимаем на кнопку «Зарегистрировать», нам открывается форма ЕСФ-1, подраздел 1.1. Этот отчет можно создать и в разделе регламентированной отчетности. Его необходимо отправить в СФР не позднее следующего рабочего дня после приема работника.
Регистрацию трудовой деятельности можно выполнить и из раздела «Зарплата и Кадры — Кадры – Электронные трудовые книжки» с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности». Им также можно изменить или отменить кадровое мероприятие.
Перевод
Когда мы переводим сотрудника в другое подразделение или на другую должность, меняем оклад или ставку, создается документ «Кадровый перевод».
Для примера переведем нашего сотрудника во внешние совместители на 0,5 ставки и сформируем данные для ЕСФ.
Увольнение
Создадим документ «Увольнение». Заполним основание и все остальные реквизиты. После проведения сведения можно отправить в СФР.
Начисление заработной платы и других выплат
Чтобы начислить зарплату или другие выплаты, перейдем в раздел «Зарплата – Все начисления».
Заработная плата
Начисление зарплаты сотрудникам в программе осуществляется на основании тех сведений, которые мы указали в первоначальной настройке программы и созданных кадровых мероприятий.
Создадим документ «Начисление зарплаты».
Укажем месяц начисления. Видим, что документом можно начислить зарплату на первую половину месяца (аванс) и произвести окончательный расчет.
Сначала начислим аванс. Нажимаем «Заполнить».
Документ заполнен согласно окладам сотрудников, начислен НДФЛ. Дата выплаты установилась в соответствии с нашими первоначальными настройками. При необходимости ее можно изменить вручную.
Проведем документ и посмотрим, какие движения он сформировал.
Аванс не формирует бухгалтерских проводок, но создаются записи в регистрах, которые в дальнейшем будут учтены для формирования отчетности.
Теперь создадим документ на окончательную выплату.
Здесь уже начислены НДФЛ и страховые взносы. После проведения документ создает бухгалтерские проводки и делаются записи в регистрах.
Прямо из документа мы можем посмотреть НДФЛ или страховые взносы по каждому сотруднику.
Отпуск
Сотрудникам предоставляются отпуска согласно утвержденному графику. После 6 месяцев работы в организации сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска обычно составляет 28 календарных дней.
Важно! Законодательством допускается дробление отпуска, но одна часть в году должна быть не менее 14 календарных дней.
Создадим документ «Отпуск». Укажем даты отпуска.
Важно! Отпускные должны быть выплачены работнику не позднее 3 календарных дней до начала отпуска.
После проведения документа отпускные начислены, и НДФЛ удержан.
Больничный
Больничный лист выдается медицинской организацией в электронном виде. Первые 3 дня болезни оплачивает работодатель, а остальное — СФР. В некоторых случаях, например, при отпуске по беременности и родам, больничный полностью оплачивает фонд.
Создадим документ «Больничный лист». Данные можно заполнить вручную, а также получить из ФСС при подключенном электронном обмене или загрузить из файла, полученного из фонда.
На основании введенных данных программа произведет расчет больничного.
Работодатель выплачивает больничный в ближайшую дату выплаты зарплаты и предоставляет сведения в СФР.
Выплата заработной платы
После начисления зарплаты или других выплат их нужно выдать сотруднику. Чтобы оформить выплату зарплаты, откроем документ начисления и нажмем кнопку «Выплатить».
После этого программа сформирует документы на выплату.
Ведомости на выплату зарплаты можно открыть в соответствующих разделах.
Настройка способа выплаты
Выплаты производятся наличными либо на банковский счет сотрудника. Перед оплатой нужно для каждого сотрудника указать, каким способом он будет получать зарплату.
В карточке сотрудника настраиваем способ выплаты.
Выплата через кассу
Перейдем в «Зарплата и Кадры – Зарплата – Ведомости в кассу» и откроем созданный документ «Выплата через кассу».
На основании него создан документ «Выдача наличных».
Выплата через банк
Безналичную оплату можно сделать как по зарплатному проекту, так и индивидуально на счет каждому работнику в любом банке. Для этого сотрудник должен написать заявление с указанием своих реквизитов.
Для выплаты через банк в программе формируется документ «Ведомость в банк» («Зарплата и Кадры – Зарплата – Ведомости в банк»).
По кнопке «Оплатить ведомость» формируется платежное поручение в банк.
Отчетность
Отчетность по заработной плате в контролирующие органы в 1С:Бухгалтерия находится в общем блоке регламентированной отчетности.
Уведомления по страховым взносам и НДФЛ формируются в программе во вкладке «Уведомления».
Помимо обязательной отчетности для контролирующих органов, мы можем сформировать множество аналитических отчетов для бухгалтера. Они помогают разобраться в учете и проверять правильность отражения хозяйственных операций. Любую отчетность можно настраивать под свои потребности.
Мы рассмотрели только некоторые возможности большого блока «Зарплата и Кадры». Посмотрели, как создавать документы и формировать отчетность. И, самое главное, поняли важность правильной первоначальной настройки программы, от которой зависит весь дальнейший учет. Более подробно о ведении кадрового учета в программе 1С:Бухгалтерия мы расскажем в следующих статьях.
