Для ведения бухгалтерского учета и сдачи отчетности можно использовать различные программы. Их выбор зависит от таких факторов, как вид предприятия, его размер, сложность операций, обязательная отчетность. На практике могут возникать ситуации, когда учет начинает вестись в одной cbcntvt, а затем появляется необходимость перейти на более подходящий программный продукт. Если вы приняли решение купить 1С Бухгалтерию и перейти на неё, то перед началом работы требуется ввести начальные остатки.
Когда необходим ввод остатков
Перенос данных организации в виде начальных остатков применяется, когда предприятие уже вело деятельность, у него есть активы и пассивы (например, имущество, денежные средства, велись расчеты с контрагентами).
Необходимость перехода на новую программу может возникнуть если, предыдущая не удовлетворяет потребности для ведения учета, например:
- Поменялась специфика деятельности, добавились новые направления,
- Увеличились или уменьшились объемы производства, количество операций,
- Приняты сотрудники и появилась необходимость контроля расчетов с персоналом,
- Добавилась новая обязательная отчетность.
Ввод начальных остатков может быть использован и в случае, если организация уже вела учет в 1С:Бухгалтерии, но по каким-то причинам хочет начать работать в новой базе «с чистого листа». Например, если накоплено много ошибок, в том числе в предыдущих периодах, исправление которых в старой базе трудоемко или нецелесообразно.
При переходе на программу 1С Бухгалтерия может быть применен перенос данных из некоторых других систем с помощью встроенных помощников, а также специальных обработок. Если автоматический перенос невозможен или не нужен, начальные остатки можно ввести в ручном режиме. Рассмотрим на примере, как выполнить первоначальный ввод вручную.
Настройка программы перед вводом остатков
Перед тем, как перенести начальные остатки в новую базу, нужно выполнить все настройки, необходимые для начала работы программы:
- Установить функциональность,
- Настроить учетную политику,
- Настроить план счетов.
Настройка функциональности потребуется, чтобы отразить нужные разделы учета.
От настройки плана счетов зависят применяемые субконто, что отразится на аналитике по счету и корректном вводе начальных данных.
От выбранной учетной политики и применяемой системы налогообложения будет зависеть, какие сведения потребуется ввести. Например, при применении УСН, можно указать сведения о непризнанных расходах. А при общей системе – сведения об НДС, а также счетах-фактурах.
Перед началом работы необходимо предварительно заполнить или перенести все справочники из старой базы. Перенос возможен с помощью обработок или загрузок из подготовленных файлов. После этого можно переходить непосредственно к заполнению.
Помощник ввода остатков
Для ввода начальных остатков в ручном режиме в программе создана обработка «Помощник ввода остатков».
«Главное – Начало работы»
Первоначально установим дату, на которую будем вводить данные.
Чтобы обеспечить корректный ввод, переходить на новую программу нужно с начала года. Для этого следует установить дату – 31 декабря предыдущего года.
Форма имеет три вкладки:
- Основные счета (балансовые),
- Забалансовые,
- НДС по реализации (появляется, если выбрана соответствующая система налогообложения).
При выделении нужного счета и нажатии на кнопку «Внести остатки по счету» откроется форма для заполнения сведений. В случае необходимости можно зайти в нужный раздел учета и дополнить или изменить данные.
Ввод начальных остатков по счетам возможен для бухгалтерского и налогового учета, а также по специальным регистрам. Выбор режима устанавливается в соответствующем поле.
Заполнение начальных остатков
Получить информацию об остатках на конец периода можно из оборотно-сальдовой ведомости на конец года, сформированной после закрытия периода в базе переноса.
Например, организация является плательщиком НДС и применяет общую систему налогообложения.
Организация имеет остатки на конец периода по разделам:
- Основные средства, амортизация,
- Материалы,
- Товары,
- Продукция,
- Банк и касса,
- Поставщики и покупатели,
- Расчеты с бюджетом,
- Расчеты с персоналом,
- НДС по авансам,
- Капитал.
Заполним эти разделы с учетом имеющейся аналитики.
Основные средства
Введем остатки по стоимости основного средства (станок) и накопленной амортизации. По кнопке «Добавить» откроется форма для заполнения. В первой вкладке укажем первоначальную стоимость при приобретении – 1 000 000 руб.
По данным ОСВ заполним стоимость на конец года – 833 333,33 руб. и накопленную амортизацию – 97 222,23 руб.
Укажем, как начисляется амортизация в бухгалтерском и налоговом учете.
Зафиксируем документ, которым станок был принят к учету, а также его дату.
Товарно-материальные ценности
Внесем остатки по материалам. Учет материалов ведется по количеству в разрезе номенклатуры. Сведения о номенклатуре, количестве и сумме указаны в ОСВ по счету 10, сформированной в старой базе. В нашем примере суммы в БУ и НУ совпадают.
Внесем эти сведения в раздел «Материалы».
Аналогично заполним сведения о товарах и готовой продукции на складе.
Денежные средства
Заполним остатки по денежным средствам организации с учетом аналитики по счетам.
Остаток в кассе предприятия (розничная выручка) на конец года составляет 100 000 руб. Средства на рублевом расчетном счете (поступление от покупателей) составляют 242 500 руб.
Расчеты с контрагентами
Сформируем остатки по счетам расчетов с поставщиками и покупателями с учетом субсчетов, а также в разрезе договоров.
На основании этих сведений заполним начальные остатки по счетам расчета с поставщиками.
Аналогично заполним сведения о расчетах с покупателями.
Расчеты по налогам и взносам
Внесем начальные остатки по счетам расчета с бюджетом при необходимости учитывая их уровни.
Расчеты с персоналом
Внесем задолженность по расчетам с сотрудниками на конец года с указанием месяца начисления и способа выплаты зарплаты.
НДС по авансам
Заполним НДС по авансам, полученным от покупателей, учтенный на счете 76.АВ.
На конец года у организации есть авансы от покупателей (сальдо К62.02), по которым был начислен НДС и выставлен авансовый счет-фактура. Для того чтобы в дальнейшем авансовый НДС был учтен при реализации, внесем в сведения о начальных остатках, сумму НДС и счет-фактуру на аванс.
Капитал
Внесем начальные остатки по уставному капиталу, нераспределенной прибыли на конец года.
Проверка заполнения начальных остатков
После заполнения остатков по всем счетам проверим правильность их заполнения.
Ввод начальных остатков производится с помощью вспомогательного счета 000, который корреспондирует со счетами учета. При внесении данных система отражает эту сумму по счету учета остатка и счету 000. Если всё заполнено правильно, будет соблюден баланс и сальдо по вспомогательному счету обнулится.
Сформируем ОСВ на дату ввода начальных остатков и за первый день нового периода.
На дату ввода отражены обороты по вспомогательному счету, его сальдо равно 0.
В периоде начала учета счет 000 уже не отражается в ведомости, а значение баланса соответствует нашим первоначальным данным.
При возникновении ошибок можно вернуться к документу ввода остатков и внести исправления. Чтобы избежать ошибок, нужно внимательно вносить данные, а также заполнять необходимую аналитику. Помощник ввода остатков обеспечивает корректный перенос всех данных по бухгалтерскому и налоговому учету с возможностью внесения сведений в специальные регистры. После правильного переноса можно будет продолжать вести учет, формировать всю необходимую отчетность в соответствии с требованиями организации.