КУДиР в 1С — книга учета доходов и расходов, которая формируется автоматически, но требует внимательной проверки. От правильности её заполнения зависит сумма налога и точность декларации по УСН. Даже одна некорректная операция может исказить данные, а бухгалтеру — добавить лишних часов на поиск причины. Расскажем, как 1С заполняет КУДиР, что влияет на формирование книги и как найти источники ошибок. Разберём практические ситуации и покажем, как всё исправить — спокойно, по шагам.
Что отражается в книге доходов и расходов
В КУДиР отражаются операции, определяющие суммы доходов и расходов. Если применяется УСН 15%, то нужно вести учет и доходов, и расходов. А если 6%, то только доходов.
Записи в книге формируются в хронологическом порядке, согласно дате операции. Каждый год заполняется новая книга.
Книга учета доходов и расходов в 1С
В 1С 8.3 КУДиР заполняется на основании первичных документов и операций, которые формируются при закрытии месяца. Каждый раздел книги представляет собой отдельный регистр накопления. Если соблюдены условия включения в доходы или расходы, при проведении документа создаются записи в регистрах. Они и формируют в 1С книгу учета доходов и расходов.
Чтобы все операции корректно попадали в книгу, важно заранее проверить настройки налогов и отчётности. Это можно сделать через раздел «Главное – Учётная политика», перейдя по ссылке «Настройка налогов и отчётов». Особое внимание стоит уделить подразделу «УСН – Порядок признания доходов и расходов». Здесь выбираются виды расходов, которые будут включаться в КУДиР: затраты на товары, материалы, услуги, таможенные платежи и другие. Некоторые параметры редактировать нельзя — они закреплены законодательством. Остальные настраиваются в рамках учётной политики и напрямую влияют на состав книги.
Где находится КУДиР в 1С
Книга доходов и расходов в 1С:Бухгалтерия 8.3 представлена в виде отчета. Открыть ее можно из раздела «Отчеты – УСН». КУДиР состоит из титульного листа и разделов:
- Первый – основной раздел, отражающий доходы и расходы. Он выводится поквартально с подведением результата за каждый квартал и нарастающим итогом. В конце четвертого квартала формируется итоговая справка.
- Второй раздел отражает расходы на приобретение основных средств.
- Третий отражает суммы убытка.
- В четверном указывается торговый сбор, на который уменьшают налог при УСН (если он есть).
Настройка КУДиР в 1С:Бухгалтерия 8.3
Чтобы настроить отображение книги, нажимаем «Показать настройки».
Можно включить или выключить графы «Доходы всего» и «Расходы всего».
Пользователь может выбрать, как будет указан входящий НДС в расходах: отдельно или вместе с суммой товара (материала, услуги).
Заполнение КУДиР в 1С 8.3
Для заполнения книги выбираем период (квартал или год). Прежде чем начать заполнение, нужно выполнить закрытие периодов. Если этого не сделать, программа предупредит, что данные неактуальны. Тогда нажимаем «Актуализировать» и формируем отчет.
Анализ учета по УСН
Перед формированием КУДиР обязательно нужно проверить, все ли доходы и расходы будут учтены для начисления налога. Это можно сделать с помощью отчета «Анализ учета по УСН».
Выбираем период, за который хотим получить отчет. Обычно это один или несколько кварталов. И нажимаем «Сформировать».
Отчет состоит из блоков: слева показаны доходы, а справа — расходы. В центре расположены итоговые значения доходов и расходов и их разница. Эти суммы будут включены в КУДиР.
Для анализа можно провалиться в каждый блок и посмотреть, из каких значений он составлен. Например, можно проанализировать, какие услуги сторонних организаций включены в КУДиР или остались не приняты.
Ручная корректировка записей КУДиР в 1С
Если бухгалтер видит, что в книгу доходов и расходов попали ошибочные суммы или какие-то операции там не отражены, то устраняет эти ошибки. Как исправить КУДиР в 1С:
- Документом «Запись книги доходов и расходов (УСН)»,
- Через изменение первичных документов или настроек, повлиявших на неправильное заполнение КУДиР.
Документ «Запись книги доходов и расходов УСН» используется, когда нет возможности внести запись стандартными механизмами программы. Например, создали нетипичную операцию вручную или выявили ошибку в прошлых периодах, влияющую на отражение в текущем.
Если ошибки выявлены по операциям текущего периода, то нужно исправлять сами документы или настройки программы. Рассмотрим, почему в КУДиР не попадают некоторые расходы.
В КУДиР не отражается зарплата
- Если не попадают все документы по зарплате.
В этом случае нужно смотреть настройки начисления. Переходим в раздел «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты – Начисления». Проваливаемся в начисление «Оплата по окладу». Переходим строку «Способ отражения» и проверяем, что заполнено в строке «Отражение в УСН». Чтобы зарплата попала в КУДиР, там должно стоять «Принимается». Если стоит «Не принимается», то меняем и перепроводим все зарплатные документы за период.
- Если не попадают конкретные начисления зарплаты.
Тогда нужно проверить, проведены ли документы на выплату по этим начислениям. Когда зарплата или другие начисления не выплачены, они не будут учтены в расходах и не попадут в КУДиР.
В КУДиР не попадают взносы
Страховые взносы в составе единого платежа учитываются в расходах при их фактической уплате по сроку перечисления. Если взносы не попали в КУДиР, значит, их оплата не отражена на едином налоговом счете. В таком случае нужно проверить, сформирован ли документ «Сведения об уплате налогов».
Документ переносится автоматически из ЛК в налоговой, если подключена интеграция (доступно с сервисом «1С Отчетность»). Если интеграции нет, то сведения заполняются вручную.
Например, в КУДиР не попали страховые взносы за февраль 2025. Они должны быть уплачены до 28 марта 2025 и учтены в ФНС на едином счете. Эта же дата будет указана в проводке по переносу на ЕНС в документе начисления зарплаты.
Сведения формируются на дату уплаты – 28.03.2025.
В КУДиР не попадает НДФЛ
Такое может произойти, если не сформирован документ на выплату зарплаты. НДФЛ включается в КУДиР вместе с выплаченной зарплатой (одной суммой). В 1С НДФЛ считается расходом после выплаты зарплаты, несмотря на фактическое перечисление налога. Запись в книге появляется, если есть документ перечисления (списание с расчетного счета или выдача наличных из кассы). Он и формирует движение по регистру «Книга учета доходов и расходов». Это справедливо для любых выплат, относящихся к оплате труда и учитываемых в расходах (ЗП, аванс, отпускные и пр.).
В КУДиР не отображаются расходы на товары
Чтобы себестоимость товара попала в расходы КУДиР, товар должен быть получен, оплачен и продан покупателю. Может произойти, что все это в действительности произошло, но себестоимость в КУДиР так и не появилась или отражена не полностью. Такое может случиться, если:
- Не закрыт аванс от поставщика.
Некоторые ошибки в учете могут привести к тому, что на счете расчетов с поставщиками (60.01) будет «висеть» задолженность, хотя фактически она оплачена.
Такое бывает, если документы вносились задним числом. Чтобы исправить, нужно их заново провести.
Другая ситуация – ошибка в аналитике. Например, 11 02.2025 мы получили товар – блуза женская 100 штук от поставщика ООО «Коллекция моды». Сумма товара составляет 100 000 рублей по договору № 2 от 09.01.2025. При оплате ошибочно указали другой договор с этим поставщиком – «Договор на поставку». Тогда при реализации, себестоимость не попадет в расходы. В регистре «Расходы при УСН» будут две записи: «Расход» со статусом «Не списано, не оплачено» и «Приход» со статусом «Не оплачено».
Чтобы найти ошибку, сформируем ОСВ по счету 60 по поставщику ООО «Коллекция моды» по субсчетам. Видим, что на счете 60.01 образовалась задолженность 100 000 рублей, а на счете авансов 60.02 – переплата.
Исправим ошибку – выберем правильный договор (№ 2 от 11.02.2025) в документе списания с расчетного счета. Счет авансов закроется, сальдо на счете 60.01 не будет.
После этого нужно заново провести документ реализации. В регистре «Расходы при УСН» из записи «Расход» уберется статус «Не оплачено». Записи с видом «Приход» теперь нет, себестоимость будет учтена в расходах. Появились регистры, отвечающие за отражение стоимости купленного товара в КУДиР.
- Нарушена последовательность документов.
Это может случиться, если реализация проведена раньше поступления. Или в один день, но документ реализации создан раньше по времени. Например, мы создали документ реализации 03.03.2025 в 11 часов, а поступление отразили в этот же день, но в 12 часов. В этом случае на счете 41 появятся отрицательные остатки. При реализации программа вообще не «увидит» себестоимости. Спишется только количество – 100 штук, а сумма будет нулевая.
Сформируем ОСВ по счету 41 по нашему товару – блуза женская в разрезе партий.
Видим, что при реализации было списано количество – 100 штук без стоимости. А стоимость по-прежнему отражена на счете 41.
Отслеживать такие ошибки можно с помощью отчета «Контроль отрицательных остатков». При необходимости можно установить запрет на проведение документов списания, если нет остатков на складе.
В КУДиР не попадает НДС
Если в КУДиР не попадает НДС вместе с себестоимостью товаров, к которым они относятся, то причины будут такими же, как и у товаров. Возможно, нет основания для включения его в расходы или в программе допущены ошибки при оприходовании.
Если сумма НДС не выделена в КУДиР, то, вероятно, ее просто забыли выделить в документе поступления, и расход отражен общей суммой.
Книга учета доходов и расходов — ключевой документ при работе на УСН. Именно на её основе рассчитывается налог, поэтому любые неточности могут повлиять на сумму к уплате. Чтобы избежать ошибок, важно регулярно проверять, все ли доходы и расходы отражены корректно, и понимать, как 1С формирует КУДиР. Используйте отчёт «Анализ учета по УСН» для контроля данных и не откладывайте устранение расхождений. Тщательное ведение книги — не только требование налогового учёта, но и способ объективно оценить финансовые итоги года.
