При открытии бизнеса предприниматели обычно выбирают упрощенную систему налогообложения либо патент. Патент можно применить не для всех видов деятельности, а УСН подходит практически для любого ИП. Предпринимателям не нужно знать бухгалтерский учет, но налоги уплачивать они должны. Сумма налога будет зависеть от того, сколько денег было заработано и какие расходы произведены для бизнеса.
Когда нужно учитывать доходы и расходы
Упрощенная система имеет две ставки – 6% и 15%, которые может выбрать предприниматель. Но это не значит, что при 15% придется заплатить налогов больше, чем при 6%. Дело в том, что на эти ставки умножаются разные величины.
Ставка выбирается один раз на год, изменить ее можно будет только со следующего года.
Для расчета налога по ставке 6% нужны только доходы, поэтому вести учет расходов предпринимателю не требуется. Если выбрана ставка 15%, придется правильно отражать и доходы, и расходы. В обоих случаях все расчеты ИП производит самостоятельно, а суммы вносит специальную книгу, которую утвердила ФНС. Она так и называется «Книга учета доходов и расходов» или КУДиР.
Учет доходов
На первый взгляд кажется, что доходы посчитать совсем не сложно. Сколько заработали — такой доход и получили. В общем это верно, но есть некоторые особенности.
Как отразить доходы
Доход при УСН учитывается в момент поступления денежных средств. Это называется «кассовый метод». Если на расчетный счет или в кассу поступили деньги от покупателя, их сразу нужно записать как доход. При этом не имеет значения, поставлен ли товар покупателю. При кассовом методе любая оплата от покупателя будет считаться доходом.
А что делать, если покупатель отказался от товара и ему нужно вернуть денежные средства? Тогда в момент возврата доход в КУДиР проставляется со знаком минус. Сумма возврата тоже отражается в графе доходов, но имеет отрицательное значение.
Что является доходом
Доходом являются денежные средства, поступившие на расчетный счет или в кассу. Это могут быть поступления от покупателей за товары или услуги. Однако не все поступления денег считаются доходом. Например, на расчетный счет предпринимателя был зачислен кредит от банка. Такое поступление не будет доходом. Действительно, ведь деньги даны во временное пользование, их нужно будет вернуть банку. Поэтому любые кредиты и займы не учитываются в доходах.
Бывает и обратная ситуация, когда без поступления денежных средств у предпринимателя появляется доход. Например, в результате инвентаризации обнаруживаются излишки товара. Суммы такого неучтенного товара тоже нужно отразить в доходах. Что относится к доходам, а что не требуется учитывать указано в Налоговом Кодексе.
Учет расходов
Если с определением доходов обычно не возникает трудностей, к учету расходов нужно отнестись более внимательно. Ведь в случае проверки предпринимателю придется подтвердить, что расходы отражены правильно, а значит и налог посчитан верно. Предприниматель заинтересован, чтобы как можно больше затрат было признано расходами. Ведь чем их больше, тем меньше будет сумма налога.
Порядок определения расходов
Не все затраты предпринимателя можно включить в расходы. Для признания расходов Налоговый кодекс устанавливает свои правила.
- Требуется обязательное документальное подтверждение с учетом всех требований к оформлению. Если первичных документов нет или в них допущены ошибки, то такие затраты не будут являться расходами.
- К расходам можно отнести только то, что куплено для бизнеса и будет использовано в деятельности. Личные затраты не будут расходами, даже если они оплачены от имени индивидуального предпринимателя.
- К расходам, как и к доходам, применяется кассовый метод. Они принимаются только после оплаты.
Особенности определения расходов
Когда выполняются все требования Налогового кодекса, необходимые для принятия затрат в расходы, они учитываются в КУДиР. Однако не всегда расходы будут определяться одинаково. Порядок их признания будет зависеть от того, какие это затраты. Чтобы было понятнее, рассмотрим пример.
Предположим, что начинающий предприниматель начал заниматься продажей варенья. Для этих целей он арендовал склад. В августе он совершил покупки для своего бизнеса:
- 15 000 руб. — аренда склада,
- 2 000 руб. — канцтовары,
- 500 000 руб. – куплен погрузчик для склада,
- 120 000 руб. – куплено варенье у поставщика.
Все покупки оплачены, документы от поставщиков получены. Посмотрим, как будут учитываться эти траты в расходах.
- Арендную плату (15 000 руб.) и покупку канцтоваров (2 000 руб.) можно учесть сразу после оплаты и получения документов. Эти затраты необходимы для бизнеса, значит вправе быть расходами.
- С погрузчиком возникает другая ситуация. Его стоимость значительная (больше 100 000 руб.) и использоваться он будет долго. Поэтому погрузчик будет считаться для предпринимателя основным средством и расходы будут приниматься по-другому. Основные средства учитываются в расходах не сразу, а равными частями. Количество частей равно количеству кварталов, оставшихся до конца года. У нас до конца года осталось 2 квартала, значит в последний день этих кварталов (30 сентября и 31 декабря) будет записано в расходы по 250 000 руб.
- Немного сложнее посчитать расходы на товар. Казалось бы, все условия соблюдены: товар оплачен, получен и нужен для бизнеса. Но здесь появляется еще одно дополнительное условие: он должен быть продан покупателю. Стоимость товара учитывается в расходах по мере его реализации. Причем тут не важно, поступила ли оплата от покупателя. Главное, чтобы товар был отгружен. Если продажа осуществляется частями, значит и расходы тоже будут учитываться частично. Например, при продаже половины товара в расходах можно учесть 60 000 руб.
Учесть все эти правила и посчитать доходы и расходы бывает непросто даже для опытного бухгалтера, а начинающим предпринимателям с этой задачей справиться еще труднее. Им нужно развивать бизнес, а приходится вникать во все тонкости учета. В этом случае на помощь придут программы, которые специально предназначены для учета доходов и расходов. Например, если вы купите 1С Бухгалтерию, будет нужно только правильно вносить первичные документы, а учет будет происходить автоматически. Так, в нашем примере с реализацией варенья, при каждой продаже будет высчитываться себестоимость товара и записываться в КУДиР. А в конце периода программа посчитает все доходы и расходы и выведет налог к уплате.
