Персональные данные в 1С нужно обрабатывать с соблюдением закона: от получения согласия до удаления информации. В пошаговой инструкции разберем, как организовать работу с ПДн в 1С.
Подготовка локальных документов и назначение ответственного
Обработка данных в 1С требует оформления внутренней документации. Это обязательное условие для соответствия требованиям законодательства, особенно с учетом изменений, вступивших в силу в 2025 году.
Минимальный комплект включает:
- Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных.
- Политика конфиденциальности, разработанная с учетом специфики деятельности организации.
- Соглашение о неразглашении для сотрудников, которые имеют доступ к ПДн.
- Регламенты, описывающие сбор, обработку, хранение и уничтожение сведений.
Ответственного назначают из числа сотрудников. Его полномочия фиксируют в приказе. Это может быть бухгалтер, кадровик или специалист службы безопасности — зависит от структуры компании и объема обрабатываемых данных.
Сведения из документов должны совпадать с информацией, поданной в Роскомнадзор. При изменении политики нужно направить новое уведомление.
Настройка прав доступа в 1С
Следующий этап — определить, какие сотрудники работают с ПДн, и установить для них соответствующий уровень доступа. Настройки выполняются в разделе «Администрирование — Настройки пользователей и прав».
В этом разделе можно:
- Создать пользователя.
- Назначить одну или несколько ролей.
- Установить разрешения: просмотр, изменение, удаление данных.
Более подробно о том, как настроить права доступа в 1С читайте в статье «Права доступа пользователей в 1С: как настроить и изменить».
Например, менеджеру можно предоставить доступ только к справочникам клиентов, а кадровику — к данным сотрудников. Права на удаление и маскирование информации рекомендуем назначать только ответственным специалистам.
Если стандартных ролей недостаточно, добавьте новую. В сложных случаях настройку лучше доверить программисту 1С.
Включение защиты персональных данных
Пункт «Защита персональных данных» находится в меню «Администрирование» — Настройки пользователей и прав».
После активации открываются дополнительные параметры:
- Регистрация событий доступа к персональной информации.
- Ведение журнала обращений к ПДн.
- Подключение функции уничтожения данных.
Поставьте отметки напротив категорий, которые подпадают под защиту в соответствии со ст. 19 № 152-ФЗ: ФИО, адрес, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
Настроим 1С так, чтобы все работало. 👉 Заказать настройку 1С
Оформление согласия на обработку персональных данных в 1С
Согласие на обработку персональных данных оформляется в момент трудоустройства. В 1С:Бухгалтерия такой документ формируется автоматически — из карточки сотрудника или из раздела «Зарплата и кадры».
По умолчанию нужный пункт в «Зарплата и кадры» может не отображаться. Чтобы он появился, нажмите на значок шестеренки, кликните по пункту «Настройка навигации». В списке отметьте:
- Согласия на обработку ПДн,
- Отзывы согласий на обработку персданных.
После этого оба документа появятся в разделе.
Второй вариант, где найти согласие на обработку персональных данных в 1С:
- Откройте раздел «Кадры — Сотрудники».
- Выберите нужного работника.
- Через кнопку «Печать» сформируйте согласие.
Укажите дату окончания, если работник дал согласие на конкретный срок. Без этой даты система будет использовать срок хранения кадровых документов по умолчанию.
Уведомление в Роскомнадзор в 1С
Компании, которые начинают обрабатывать персональные данные, обязаны уведомить об этом Роскомнадзор. Пользователь может сформировать уведомление в разделе «Отчеты — Уведомления, сообщения и заявления».
Нажмите «Создать», откройте вкладку «Прочее», выберите соответствующую форму. Если список длинный, воспользуйтесь поиском.
Форма соответствует Приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180. Заполняется в 1С вручную, затем ее нужно распечатать и направить в надзорный орган по почте. Электронная подача доступна на сайте Роскомнадзора.
Подробнее о том, как заполнить уведомление, читайте в статье «Персональные данные в 2025 году: изменения и штрафы».
Уничтожение персональных данных в 1С
Когда истекает срок обработки или сотрудник отзывает согласие, сведения о нем следует удалить. В программах 1С предусмотрен специальный механизм для безопасного уничтожения персональных данных.
Сначала включите соответствующую функцию. Зайдите в «Администрирование — Настройки пользователей и прав», установите галочку напротив пункта «Уничтожать персональные данные».
После активации в разделе «Зарплата и кадры» станет доступен новый пункт — «Уничтожение персональных данных».
Чтобы запустить удаление, нажмите «Создать акты». Перед выполнением операции программа отобразит предупреждение о полном и необратимом удалении данных. Если есть сомнения, сначала проверьте настройку на копии базы или проконсультируйтесь с ИТ-специалистом.
После завершения операции можно распечатать акт об уничтожении ПДн через кнопку «Печать». В акте указываются код субъекта, дата, основание, метод удаления.
Неправильное использование этой функции может привести к утрате критически важных данных. Пользуйтесь только известными инструментами и действуйте по регламенту.
Обработка персональных данных в 1С:ЗУП
Похожие механизмы реализованы и в 1С:Зарплата и управление персоналом. Здесь вы также можете оформить согласие, зафиксировать его отзыв, удалить сведения при необходимости.
Согласие на обработку ПДн оформляется в карточке сотрудника. Откройте раздел «Кадры — Сотрудники», выберите нужного человека, нажмите «Печать», выберите пункт «Согласие на обработку персональных данных».
Отзыв согласия оформляется через раздел «Кадровые документы». Укажите дату и работника. Отзыв отразится в специальном журнале.
Уничтожение персональных данных настраивается в разделе «Администрирование — Настройки пользователей и прав». В блоке «Защита персональных данных» отметьте галочку «Уничтожать персональные данные». Отобразится дополнительное поле, в котором необходимо указать срок хранения данных после увольнения.
Перед запуском процедуры рекомендуем создать копию базы — восстановить удаленные сведения будет невозможно.
Чек-лист: как организовать работу с ПДн в 1С
Документы и внутренняя организация:
- Оформлен приказ о назначении ответственного за работу с ПДн.
- Утверждена политика обработки персональных данных.
- Определены сотрудники, имеющие доступ к информации.
- Подписаны соглашения о неразглашении.
- Оформлены регламенты по сбору, использованию, хранению и уничтожению ПДн.
- Проведен инструктаж персонала, зафиксировано ознакомление с правилами.
- Составлена оценка рисков и угроз для ПДн.
- Внедрены меры внутреннего контроля соответствия требованиям закона.
Настройки в программе 1С:
- Заданы роли и права доступа в разделе «Администрирование».
- Включена защита персональных данных.
- Активирована регистрация событий доступа и действий с данными.
- Задан срок хранения после увольнения для последующего удаления.
- Проверен механизм уничтожения персданных на тестовой базе.
- Настроена печать актов об удалении сведений.
Работа с согласиями сотрудников:
- Получено согласие на обработку при приеме на работу.
- Оформлен отзыв согласия при его наличии.
- Указан срок действия согласия, если он ограничен.
Передача сведений в Роскомнадзор:
- Отправлено уведомление о начале обработки ПДн.
- Зарегистрирован оператор в реестре Роскомнадзора.
- Направлены корректировки при изменении условий обработки.
- Подано отдельное уведомление при трансграничной передаче данных.
Дополнительные меры безопасности:
- Проведен внутренний аудит обработки персональных данных.
- Подготовлен план действий при инцидентах.
- Организовано резервное копирование с возможностью восстановления.
- Обеспечен контроль доступа к помещениям и оборудованию, где обрабатываются ПДн.
