Зарплатный проект в 1С превращает сложный процесс выплаты зарплаты в отлаженный механизм. Вместо множества отдельных платежей формируется один реестр, который банк распределяет по картам сотрудников. За этой простотой скрывается цепочка настроек, требующих внимания. Нужно учесть реквизиты банка, параметры обмена и корректность каждого счёта. Любая неточность способна сорвать выплату и вызвать лишние проблемы. При правильной настройке программа берёт на себя рутинные операции и освобождает время бухгалтера. Электронный обмен с банком ускоряет работу и снижает риск ошибок. Осталось понять, как настроить зарплатный проект в 1 С 8.3 Бухгалтерия, чтобы зарплата доходила до сотрудников точно и вовремя.
Настройка зарплатного проекта в 1С:Бухгалтерия 8.3
Чтобы настроить зарплатный проект в 1С:Бухгалтерия 8.3, сначала вносят сведения о банке-контрагенте, регистрируют договор на обслуживание и указывают нужные банковские счета. Эти сведения будут в дальнейшем использованы при перечислении зарплаты.
Сведения о банке-контрагенте в 1С
В рамках договора зарплатного проекта банк становится контрагентом нашей компании по оказанию услуг.
Если этот банк ранее не был добавлен в справочник «Контрагенты» (а фигурировал только как банк счета), требуется создать нового контрагента.
При подключенном сервисе «1С Контрагент» карточку можно заполнить автоматически по ИНН банка, воспользовавшись функцией «Заполнить по ИНН» после ввода номера ИНН.
Договор с банком в 1С
Заключенный договор на обслуживание в рамках зарплатного проекта вносится в справочник «Договоры». Его можно открыть из карточки банка – контрагента по ссылке. Нажимаем «Создать» и заполняем данные договора.
- Вид договора — с поставщиком.
- Наименование — как указано в договоре (например, «на обслуживание при выплате зарплаты»)
- Указываем номер и дату договора в рамках зарплатного проекта.
В платежных поручениях на зарплату договор не указывается, однако он служит основанием для отражения банковской комиссии. Так, для перечисления комиссионного вознаграждения формируется платежное поручение с видом операции «Оплата поставщику», с обязательной привязкой к договору.
Банковский счет в 1С
Банки обычно получают от организаций перечисления на выплату зарплаты одной суммой, а затем распределяют их каждому сотруднику согласно реестру.
При этом деньги поступают на отдельный счет, реквизиты которого указываются в договоре или предоставляются банком.
Сведения об этом счете нужно внести в справочник 1С «Банковские счета» для банка-контрагента.
- Указываем БИК банка (наименование банка заполнится автоматически).
- Заполняем номер счета, который будет указываться в платежном поручении на перечисление зарплаты.
В нашем примере указан консолидированный счет для расчетов с физлицами-резидентами — 40817810300009000000.
В этот справочник добавляются все другие счета, которые будут использоваться для работы с зарплатным проектом.
Это может быть счет для перечисления на лицевые счета сотрудников – нерезидентов, например, 40820810300009000000. Или счет для уплаты банковской комиссии за зачисление, который будет использоваться для формирования платежного поручения на перевод комиссии.
Как добавить зарплатный проект в 1С:Бухгалтерия 8.3
Информация о зарплатном проекте вносится в справочник «Зарплатные проекты». При создании нового элемента указываем:
- Банк, в котором обслуживается зарплатный проект.
- Ставим отметку об использовании электронного обмена. Она позволит выгружать реестр в файл и получать подтверждение о его исполнении. После проставления галочки станут доступны другие поля для заполнения.
- Настройки обмена – формат и кодировка уточняются в банке.
- Номер и дата договора – данные из договора с банком по зарплатному проекту.
- Расчетный счет – счет, с которого будут производиться перечисления денег на выплату зарплаты. Он будет указываться в реестре, выгружаемом в электронном виде.
- Система расчетов, применяемых к картам сотрудников – платежная система (МИР, Mastercard и пр.)
- Максимальная длина эмбоссированного имени и фамилии на пластиковой карте (устанавливается банком, общепринятой длиной считается 19 знаков).
Название проекту программа присвоит автоматическина на основе банка и данных договора. Его всегда можно изменить вручную.
После записи первого зарплатного проекта в разделе «Зарплатные проекты» появятся ссылки на заявки открытия лицевых счетов для сотрудников и документы обмена с банком.
Электронный обмен документами с банком в 1С
Все документы для электронного обмена с банком по зарплатному проекту сгруппированы в обработке «Обмен с банками по зарплатным проектам».
Из этого раздела удобно:
- Выгружать в банк ведомости на зарплату и получать обратно подтверждения об их исполнении.
- Заказывать зарплатные карты работникам с помощью заявки на открытие лицевых счетов и загружать сведения после их открытия.
- Отправлять в банк данные о счетах работников, которых нужно исключить из зарплатного проекта (например, при увольнении).
Для автоматического сохранения выгружаемых файлов в отдельный каталог, путь к нему нужно указать в поле «Каталог файлов обмена». Если банк поддерживает настройку каталога для выгрузки документов, этот путь можно прописать и в клиент-банке.
Создание лицевых счетов сотрудников в 1С:Бухгалтерия
Если у сотрудников уже есть открытые счета в банке, на которые будет поступать зарплата, их можно внести в программу несколькими способами.
- Индивидуально каждому сотруднику через его карточку.
Для этого в разделе «Выплата» проставляем «По зарплатному проекту». В открывшемся окне выбираем зарплатный проект и указываем параметр, по которыму банк производит зачисление. Обычно это индивидуальный лицевой счет сотрудника, открытый в банке. Указываем его 20-значный номер. Некоторые банки могут принимать данные о зарплате по другим параметрам, например, номеру карты или телефона.
- Для группы сотрудников через форму ввода лицевых счетов.
По кнопке «Заполнить» в табличную часть будут добавлены сотрудники, у которых еще не внесены сведения о счетах. Вносим номера счетов и сохраняем данные. После этого информация станет доступной для выбора в карточке сотрудника. Для этого достаточно выбрать вид выплаты – «По зарплатному проекту» и данные для зачисления подставятся автоматически.
При заполнении лицевых счетов система автоматически проверяет корректность введённых данных. В частности, осуществляется сверка номера счета с БИК банка, где открыт зарплатный проект. Если, например, в номере счёта будет пропущена или ошибочно указана цифра, программа сразу выдаст предупреждение о допущенной ошибке.
Для открытия счетов сотрудникам и оформления банковских карт необходимо подать специальную заявку в банк. Её можно создать прямо в программе и отправить электронным способом в банк.
Формирование заявки осуществляется в подразделе «Заявка на открытие лицевых счетов», расположенном по пути: «Зарплата и кадры» — «Зарплатные проекты».
На этом этапе необходимо выбрать конкретный зарплатный проект, для которого требуется эмиссия карт сотрудникам.
Добавление работников производится либо вручную через функцию «Подбор», либо автоматизированно с помощью кнопки «Заполнить». Информация о сотрудниках будет автоматически загружена из их личных карточек. Система самостоятельно сформирует написание имени и фамилии латинскими буквами, которое при необходимости допускает корректировку.
На вкладке «Пластиковая карта» требуется внести параметры для тарификации: указать, что заказывается зарплатная карта, выбрать платежную систему и валюту счета.
Готовая заявка сохраняется в формате .xml и передаётся в банк. Если банк предоставляет электронное подтверждение об открытии счетов, его можно загрузить в соответствующем разделе формы.
Кадровые данные и начисления
Эффективность использования зарплатного проекта в 1С напрямую зависит от того, насколько точно в программе заполнены сведения о сотрудниках и их начислениях. Реестр для банка формируется на основе этих данных, поэтому важно, чтобы они были полными и актуальными.
Перед формированием выплат проверьте:
- заполнены личные карточки сотрудников — ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС;
- внесены реквизиты для перечисления зарплаты в рамках зарплатного проекта;
- оформлены кадровые документы: «Приём на работу», «Кадровое перемещение», «Увольнение»;
- правильно настроены виды начислений, ставки, вычеты и страховые взносы.
Точные данные помогают быстрее формировать реестр и уменьшают риск возвратов или задержек платежей.
Подробнее о том, как в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформлять кадровые данные и настраивать расчёт зарплаты, читайте в статье «Ведение кадрового учета и расчет заработной платы».
Внедрение зарплатного проекта в 1С:Бухгалтерии позволяет существенно ускорить процесс выплаты заработной платы и снизить риски, связанные с ручным вводом данных. Благодаря интеграции 1С с банком можно наладить прямой обмен информацией: открывать счета для сотрудников и отправлять платёжные ведомости на перечисление средств. Такой подход помогает бухгалтеру быть уверенным, что зарплата поступит каждому сотруднику вовремя и без ошибок.
