1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это специализированное решение для работы с кадрами и расчета заработной платы. Чтобы данные по взаиморасчетам с работниками попали в бухгалтерский учет, их нужно импортировать в программу для бухгалтерии. Это делается через синхронизацию — автоматический процесс обмена данными. Синхронизация позволяет организовать эффективную работу: бухгалтеры работают в своей программе (1С:Бухгалтерия), а специалисты по зарплате и кадрам — в своей (1С:ЗУП). При таком подходе каждый сотрудник использует профильное ПО, а обмен информацией между системами происходит автоматически при необходимости. Разберём, как настроить синхронизацию между 1С ЗУП и 1С:Бухгалтерией, чтобы система работала чётко и без сбоев.
Как происходит синхронизация
При синхронизации выполняется автоматическая передача информации между двумя программами. Этот процесс обмена гарантирует полное соответствие справочников и документации в обеих системах, избавляя от необходимости дублировать ручной ввод данных. Синхронизация – это двухсторонний обмен, но в основном данные передаются из 1С:ЗУП в Бухгалтерию. Эти две конфигурации отличаются друг от друга, поэтому передаются не все сведения, а только предусмотренные для синхронизации: документы о начислениях и выплатах, регламентированная отчетность, некоторые справочники. Полный перечень сведений установлен в настройках синхронизации.
При интеграции переносятся только новые сведения, которые были изменены или добавлены. Если какой-то элемент уже был перенесен ранее, то повторно он загружаться не будет. Исключениями являются компания и подразделения организации: они передаются и сопоставляются при каждой синхронизации.
Подготовка к синхронизации
Прежде чем приступить к настройкам обмена, нужно выполнить некоторые действия.
- Проверить, чтобы обе программы были актуальных версий. При изменении законодательства и обновлении решений 1С, в них появляются новые объекты, которых нет в старых релизах. Поэтому разница в объектах между двумя конфигурациями может быть причиной некорректной интеграции.
- Проверить соответствие реквизитов организаций и их подразделений. Если в программах созданы кадровые документы по приему сотрудников, то они также должны быть идентичны учетом организаций и подразделений.
- Указать в 1С:Бухгалтерии, что учет зарплаты ведется во внешней программе.
- Привести в соответствие справочники способов зарплаты в бухучете. Наименование элементов справочника должно совпадать. Эти данные используются в документе начисления для отражения расходов на счетах затрат.
- Установить разрешение на обмен и присвоить префиксы информационным базам. Номера документов в каждой базе будут иметь свое буквенное обозначение. Это позволит различить программное обеспечение и избежать задвоения.
- Создать резервные копии обеих информационных баз.
Настройка в 1С:ЗУП
Настройка проводится в обеих программах и начинается с 1С:Зарплата и управление персоналом в разделе в разделе «Администрирование — Синхронизация данных».
Переходим по ссылке и создаем новую настройку. Выбираем решение, с которым хотим выполнить обмен.
Настройка состоит из нескольких этапов. Рассмотрим каждый из них.
- 1 этап — выбрать типа подключения.
Система предложит выбрать вариант подключения. Доступность способов будет зависеть от версии программы. Если используется базовая версия, некоторые виды подключения будут недоступны. В зависимости от выбранного способа подключения, по-разному будет выглядеть дальнейшая настройка.
В нашем примере используется версия ПРОФ, и мы будем создавать прямое подключение. Данный тип применяется в случаях, когда обе базы находятся на одном ПК или в пределах единой локальной сети.
- 2 этап — настроить параметры подключения.
При настройке параметров указывается тип базы данных. Это база, к которой будем подключаться. В нашем примере используются файловые базы. Указываем каталог ИБ, к которой подключаемся, т. е. 1С:Бухгалтерии. Путь к каталогу прописан в окне запуска программы, его можно скопировать.
Проверяем подключение. В случае успешного соединения второй этап будет завершен.
- 3 этап — настроить общие параметры синхронизации.
- 4 этап — настроить правила отправки и получения данных.
Выбираем начальный месяц, с которого запустится синхронизация. Более ранние данные в выгрузку не попадут. Определяем организацию или филиал для настройки обмена. Допускается выбор как одной, так и нескольких организаций. Устанавливаем способ выгрузки данных для создания проводок. В данном случае устанавливаем параметр – детализировать по сотрудникам.
- 5 этап — выполнить начальную выгрузку данных.
После успешного выполнения все этапы настройки в 1С:ЗУП будут выполнены и можно переходить к настройкам в БП.
Настройка в 1С:Бухгалтерии
В 1C:Бухгалтерии нужно выполнить все этапы, кроме первого. Параметры подключения уже настроены в обеих программах.
- 2 этап — настроить правила отправки и получения данных.
- 3 этап — выполнить сопоставление и загрузку данных.
Данный шаг является ключевым, поскольку в нем выполняется соотнесение элементов между двумя программами. В представленной форме отображаются элементы, подлежащие передаче. При отсутствии соответствующего элемента система автоматически создаст его копию из другой конфигурации. Для предотвращения дублирования необходимо проверить корректность сопоставления. При необходимости можно провести ручной выбор соответствующего элемента. Система запомнит установленные соответствия, и в последующих сеансах синхронизации эти элементы не будут вызывать несоответствий. После завершения проверки необходимо подтвердить окончание сопоставления и продолжить процесс, нажав кнопку «Далее».
- 4 этап — выполнить начальную выгрузку данных.
После этого этапа настройка будет закончена.
Проверка синхронизации
Обмен запускается из любой программы по кнопке «Синхронизировать».
В результате синхронизации из 1С:ЗУП в Бухгалтерию были выгружены документы. Откроем документ «Отражение зарплаты в бухучете». Сразу после загрузки он будет заполнен данными, но проводки не сформируются. Для их формирования нужно установить галочку «Отражено в учете» и провести документ. Это выполняется в целях проверки и контроля правильности документа.
Посмотрим движение документа. Сформированы проводки по начислению сотрудникам и удержанию НДФЛ. Заработная плата и страховые взносы отражены на счетах расходов.
При выполнении следующей синхронизации документ, отраженный в учете, передается в 1С:ЗУП и становится недоступным для редактирования. Если нужно его отредактировать, сначала снимается галочка «Отражено в учете» в 1С:Бухгалтерии, а затем выполняется повторная синхронизация.
Синхронизация между программами 1С Бухгалтерия и Зарплата и управление персоналом – очень удобный инструмент, снижающий трудозатраты. Используя в связке две программы, можно пользоваться расширенными возможностями 1С:ЗУП для работы с сотрудниками и вести бухгалтерский учет в 1С:БП. Обмен данными позволяет сократить время на выполнение операций и минимизировать ошибки ручного ввода. Это особенно важно для организаций с большим штатом сотрудников и сложными расчетами по заработной плате.
