Учет аренды в 1С зависит от условий договора, правового статуса арендодателя и правил, применяемых организацией. Закон предоставляет арендатору два варианта: либо отражать аренду как обычную услугу, либо применять положения федерального стандарта в полном объеме. Повышенного внимания требуют сделки с физическими лицами и самозанятыми: в первом случае у компании возникают обязанности налогового агента, во втором — необходимость проверять, соблюдены ли условия для использования НПД. Рассказываем, как оформить аренду помещения в 1С:Бухгалтерии 8.3, провести расчеты и сформировать необходимые проводки у арендатора и арендодателя
Как оформить договор аренды в 1С:Бухгалтерия 3.0
Порядок отражения договора аренды в 1С:Бухгалтерии определяется тремя ключевыми факторами:
- Вида сдаваемого имущества и конкретных условий соглашения (длительность, цена, периодичность перечислений).
- Статуса второй стороны (юрлицо, ИП, обычный гражданин или плательщик налога на профессиональный доход).
- Обязанности следовать ФСБУ 25/2018 (либо наличия законного права на освобождение от него).
До заполнения карточки договора стоит проверить, вправе ли организация не применять федеральный стандарт. Согласно пункту 11 ФСБУ 25/2018, арендатор может не применять его в следующих случаях:
- Аренда длится не больше 12 месяцев.
- Арендуемое имущество (без учета накопленного износа) не превышает 300 тыс. рублей, причем актив способен использоваться обособленно от других.
- Предприятие имеет право на бухучет упрощенными способами (по Закону № 402-ФЗ от 06.12.2011).
Если хотя бы одно из условий выполняется, у компании есть полное право выбрать упрощенную схему. В противном случае нужно отражать аренду по всем правилам ФСБУ. От выбранного варианта зависит дальнейшая настройка учета аренды 1С.
Аренда помещения 1С:Бухгалтерия 3.0: пошаговая инструкция
При аренде помещения в упрощенном порядке (без применения ФСБУ 25/2018) арендные платежи в 1С отражаются как обычные расходы на услуги. Рассмотрим по шагам, как провести аренду помещения в 1С.
Отражение стоимости помещения на забалансе
Оформляется документом «Операция»:
- Дата документа – день передачи помещения по подписанному акту.
- Счет 001 по дебету.
- Сумма – договорная стоимость объекта.
Помещение является основным средством из группы «Здания». Поскольку налог на имущество платит собственник (арендодатель), чтобы программа не начисляла его автоматически, необходимо снять флажок «Недвижимое имущество».
Ввод услуги аренды
Создаем документ поступления с видом «Услуги аренды»:
- Способ учета – «Расходы (простая аренда)».
- Сумма — согласно акту или договору.
- Счета затрат и статья расходов – зависят от деятельности, для которой арендуется помещение (26, 20, 44 и др.). Арендные платежи включаются в расходы равномерно в течение срока аренды либо по графику, закрепленному в договоре.
Документ автоматически формирует проводку: списание арендной платы в расходы и принятие к вычету НДС поставщика.
Списание стоимости помещения с забаланса
По окончании договора аренды объект возвращается собственнику. Оформляем «Операцию»: по кредиту счета 001 указываем стоимость помещения из договора.
Действия с забалансовым счетом (постановка и списание) идентичны для всех ситуаций упрощенной аренды, поэтому далее мы на них подробно останавливаться не будем.
Отражение аренды помещения у физического лица в 1С
Аренда помещения у обычного гражданина налагает на арендатора дополнительные обязательства. Если у физлица нет статуса ИП или самозанятого, компания становится налоговым агентом: она обязана удержать НДФЛ из суммы арендной платы и перечислить налог в бюджет. Также нужно отражать удержанный налог в отчетности (6-НДФЛ). Страховыми взносами арендные платежи не облагаются — даже в случае аренды у собственного сотрудника, поскольку договор аренды регулирует имущественные, а не трудовые отношения.
Рассмотрим, что нужно сделать в программе.
Перечисление арендной платы
Создаем операцию «Списание с расчетного счета». Выбираем вид «Перечисление сотруднику по договору ГПХ» — даже если арендодатель не работает в компании. Это необходимо, чтобы для взаиморасчетов автоматически применялся счет 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами».
Удержание НДФЛ и признание расходов по аренде
Формируем документ «Операция» с записями:
- Дт 76.10 Кт 68.01 — на сумму удержанного НДФЛ;
- Дт 26 (или другой счет затрат) Кт 76.10 — на всю величину арендной платы, включая НДФЛ.
Расходы по аренде можно отразить как в день выплаты, так и в конце месяца — в зависимости от принятой в организации учетной политики.
Ручной операцией мы учли удержание НДФЛ на бухгалтерских счетах. Теперь необходимо внести записи в специальные регистры, чтобы налог попал в отчетность по НДФЛ.
Документ «Операция учета НДФЛ»
- На вкладке «Доходы» указываем код 1400 и вид «Прочие доходы (основная налоговая база)». Сумма дохода — начисленная аренда.
- Переключаемся на «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов» и проставляем сумму рассчитанного налога.
- Открываем «Удержано по всем ставкам» и выбираем срок перечисления «не позднее следующего дня за выплатой» и тот же код дохода 1400.
После проведения операции удержанный налог корректно отразится в отчете 6-НДФЛ.
Отражение аренды помещения у самозанятого в 1С
При аренде у плательщика НПД у организации не возникает статуса налогового агента: самозанятый самостоятельно исчисляет и уплачивает налоги и обязан выдать чек. Однако есть существенное ограничение: сдавать в рамках НПД разрешено только жилую недвижимость. Коммерческие объекты (магазины, офисы, гаражи, склады) под этот режим не подпадают (ст. 6 Федерального закона № 422).
Таким образом, компания может арендовать у самозанятого помещение исключительно для проживания своих работников или иных лиц. Здесь ключевое значение имеет цель аренды:
- Если жилье снимается в интересах организации (например, для размещения сотрудников в командировке), у работников не возникает дополнительного дохода.
- Если аренда осуществляется в личных интересах конкретного сотрудника (не связана с производственной необходимостью), то у такого работника появляется доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ. Что касается страховых взносов — вопрос спорный: налоговая инспекция может на них настаивать, поскольку в статье 422 НК РФ данная выплата прямо не поименована как необлагаемая.
Посмотрим, как это реализовать в 1С.
1. Перечисляем арендный платеж.
Оформляем «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику».
2. Создаем документ «Поступление» с видом «Услуги аренды»:
- Способ учета — «Расходы (простая аренда)».
- Ставим отметку «Чек НПД получен» и загружаем чек. Чтобы такая возможность появилась, в карточке договора с поставщиком нужно установить налогообложение контрагента как «Налог на профессиональный доход».
Документ сформирует проводку по отнесению арендной платы на выбранный счет затрат (например, 26).
Учет аренды в 1С по ФСБУ 25/2018
При применении ФСБУ 25/2018 на дату начала аренды в учете арендатора необходимо признать два объекта:
- Право пользования активом (ППА) — внеоборотный актив, который отражает возможность использовать арендованное помещение. Его стоимость включает будущие арендные платежи, ранее перечисленные авансы и расходы, связанные с получением объекта.
- Обязательство по аренде (ОА) — задолженность арендатора перед арендодателем, предусмотренная договором.
В дальнейшем арендатор выполняет следующие операции:
- Начисляет амортизацию ППА в течение срока аренды по аналогии с собственными основными средствами.
- Проводит переоценку обязательства по аренде с учетом дисконтирования. Исключение предусмотрено для организаций, которые вправе применять упрощенные способы учета.
Переданное помещение остается в составе имущества арендодателя, поэтому начисление амортизации по нему продолжается.
До оформления операций необходимо включить соответствующие функции программы:
- Арендатору — «Право пользования предметами аренды».
- Арендодателю — «Сдача в аренду».
Учет аренды у арендатора в 1С
Разберем порядок учета на примере организации, которая арендует склад для хозяйственных нужд и применяет ФСБУ 25/2018. Договор предусматривает следующие условия:
- Дата начала аренды — 01.02.2026.
- Срок аренды — 2 года.
- Ежемесячный платеж — 24 400 руб., включая НДС 4 400 руб.
Рассмотрим последовательность оформления операций в программе.
Для принятия объекта к учету создаем документ «Поступление в аренду» и указываем:
- Дату окончания аренды — 31.01.2028.
- Счет расчетов — 76.07.1.
- Общую сумму платежей — 585 600 руб., в том числе НДС 105 600 руб.
- Вариант принятия к учету — «Этим документом». При наличии дополнительных расходов выбираем «Позднее».
Срок полезного использования программа определит на основании срока аренды — 24 месяца. Начисление амортизации начнется в марте, то есть со следующего месяца после принятия объекта к учету.
Из общей суммы договора 585 600 руб. программа отдельно отражает стоимость права пользования активом — 480 000 руб. — и НДС за весь период аренды — 105 600 руб. В документе также указываются счет учета ППА 01.03, счет амортизации 02.03 и счет НДС 76.07.9.
Для перечисления арендной платы создаем документ «Списание с расчетного счета», выбираем операцию «Оплата поставщику» и указываем счет расчетов 76.07.2.
Затем создаем документ «Поступление» с видом «Услуги аренды». В поле «Способ учета» выбираем «Плата за право пользования предметами аренды», а в поле счета учета указываем 76.07.1. Документ не относит платеж на расходы: его проведение уменьшает обязательство на счете 76.07.1 в корреспонденции со счетом 76.07.2, на котором учитываются авансы.
Ежемесячная плата не списывается непосредственно на затратные счета. Признание расходов происходит при выполнении закрытия месяца.
При закрытии месяца выполняются регламентные операции:
- В бухгалтерском учете — начисление амортизации ППА.
- В налоговом учете — признание арендных платежей в расходах.
В рассматриваемом примере ПБУ 18/02 не применяется, поэтому отложенные налоговые активы и обязательства не возникают.
В марте программа начисляет в бухгалтерском учете амортизацию ППА в размере 20 869,57 руб. В налоговом учете за этот же месяц в расходах отражается арендная плата без НДС — 20 000 руб. Разные суммы обусловлены порядком признания расходов: в бухгалтерском учете стоимость ППА погашается через амортизацию, а в налоговом учитывается плата за месяц.
После завершения срока аренды право пользования активом необходимо списать с баланса. Операция оформляется документом «Прекращение аренды», который отражает выбытие ППА и списание начисленной амортизации.
Учет аренды у арендодателя в 1С
Для арендодателя передача помещения в аренду — это обычная деятельность по оказанию услуг.
- Создаем «Передачу ОС в аренду».
Документ переводит объект из состава собственных ОС (счет 01.01) в арендованные (счет 03.02) и начисляет амортизацию за месяц, в котором произошла передача.
- Отражаем доходы от реализации.
Оформляем «Реализацию», указываем счета расчетов с арендатором — 62.01 и 62.02 (как для обычного покупателя). Заполняем счета доходов, расходов и номенклатурную группу.
- Закрытие месяца.
Амортизация по ОС, переданным в аренду, начисляется ежемесячно, включая месяц передачи и месяц возврата — пока объект числится на балансе.
В последний месяц действия договора амортизация начисляется в дату возврата помещения документом «Возврат ОС от арендатора».
Памятка по учету аренды в 1С
- Способ отражения аренды выбирают до оформления документов: организация применяет ФСБУ 25/2018 либо использует упрощенный порядок при наличии такого права.
- Упрощенный учет предусматривает отражение стоимости полученного помещения на забалансовом счете 001 и включение арендных платежей в расходы как услуг.
- Расчеты с физическим лицом без статуса ИП или самозанятого требуют удержания НДФЛ, перечисления налога в бюджет и отражения дохода в 6-НДФЛ.
- Статус плательщика НПД необходимо подтвердить, а полученный чек — загрузить в программу. Применять этот режим при сдаче в аренду можно только к жилой недвижимости.
- Применение ФСБУ 25/2018 предполагает признание права пользования активом и обязательства по аренде. В рассмотренном примере расходы в бухгалтерском учете формируются посредством амортизации ППА.
- Арендодатель в приведенном примере продолжает учитывать помещение на своем балансе, начисляет амортизацию и отражает арендную плату в составе доходов.
- Завершение договора отражается в зависимости от способа учета: арендатор оформляет возврат помещения либо прекращение аренды, а арендодатель регистрирует возврат основного средства.
