Инвентаризация в 1С — это сверка того, что числится на балансе компании, с фактическим наличием имущества и обязательств. Инвентаризация проводится как в обязательном порядке, когда это предусмотрено законодательством, так и добровольно по инициативе организации. Разберём принцип проведения годовой инвентаризации различных объектов в программе, а также особенности заполнения документов.
Годовая инвентаризация в 1С:Бухгалтерии
Проведение годовой инвентаризации — это обязанность каждой организации, предусмотренная законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 28/2023.
Инвентаризация проводится по состоянию на 31 декабря отчетного года, а ее результаты в обязательном порядке отражаются в годовой отчетности.
В 1С:Бухгалтерии документы инвентаризации расположены в разделе «Операции — Инвентаризация».
Создать документы можно по каждому разделу учета:
- Перейти в нужный раздел и нажать «Создать». Это позволяет оформить проверку по каждой категории активов или обязательств отдельно и регулировать сроки проведения инвентаризации: ведь одни разделы можно проверить быстро, а для других может потребоваться значительное время.
- Из помощника инвентаризации. В едином рабочем месте наглядно видны все разделы учета, из которых можно последовательно создавать документы.
В помощник попадают все созданные документы инвентаризации. Указав отчетную дату годовой инвентаризации, мы увидим, по каким разделам учета уже созданы документы инвентаризации: они будут отмечены зеленым, а по каким инвентаризацию еще нужно сделать. Перейти к созданию документа можно, нажав на название раздела.
Если в результате инвентаризации выявлены расхождения с учетными данными, они подсвечены красным. Нажав на сумму по учету, мы попадаем в ОСВ по счетам учета.
Единое окно для всех разделов позволяет подводить итоги инвентаризации, проведенной через отдельные документы, контролировать ее полноту и исправлять ошибки.
Инвентаризация денежных средств в 1С
Инвентаризация денежных средств проводится отдельно для наличных денег и средств на счетах.
- Инвентаризация кассы. Документы по инвентаризации кассы расположены в разделе «Операции — Инвентаризация — Инвентаризация кассы».
По кнопке «Заполнить» формируем остаток наличных по учету и сверяем с фактическим в кассе. Документом можно отразить также инвентаризацию денежных документов. Если выявлены неучтенные документы (билеты, талоны), вручную добавляем позицию с указанием стоимости.
На второй вкладке заполняется документ, на основании которого проводится инвентаризация, на третьей — члены комиссии и ее председатель.
Эти сведения заполняются аналогично для всех документов инвентаризации и используются при печати приказов и актов инвентаризации.
- Инвентаризация безналичных денежных средств. Документы по инвентаризации денежных средств на счетах расположены в разделе «Операции — Инвентаризация — Инвентаризация объектов учета».
Выбираем раздел — «Банковские счета». В шапке документа устанавливаем ответственного за этот раздел инвентаризации. На вкладке «Счета учета» по умолчанию установлены все счета учета безналичных средств, включая переводы в пути.
Переходим на первую вкладку — «Объекты учета» и нажимаем «Заполнить». Программа выведет остатки по всем банковским счетам на дату инвентаризации. Сверяем данные с реальными остатками на счетах в банках. В случае расхождений — фиксируем верное значение, а затем выявляем причину несоответствий. Как правило, это неотраженные или неверно отраженные операции.
Счет 57 «Переводы в пути» заполняется в разбивке по субсчетам. Это позволяет проверить корректность отражения безналичных расчетов по банкам и договорам. Например, мы видим, что по банку «Банк Точка ООО» на счете 57.03 «Продажи по платежным картам» остаток не заполнен автоматически и строка подсвечена красным.
Чтобы выяснить, почему программа вывела эту строку без остатка — сформируем ОСВ по счету 57.03. Причина — отрицательный остаток по банку «Банк Точка ООО» и такой же положительный остаток по банку «СБЕРБАНК ПАО» несмотря на то, что в сумме сальдо по счету нулевое. Очевидно, что это ошибка учета, которая возникла из-за неверного выбора вида оплаты по операциям эквайринга.
Если ошибки можно исправить в текущем периоде, вносим корректировки и заполняем документ инвентаризации повторно.
Инвентаризация расчетов с контрагентами в 1С
Инвентаризация расчетов с контрагентами начинается с формирования актов сверки и отправки их партнерам. После утверждения актов и уточнения расчетов формируется документ инвентаризации расчетов — итоговый акт по форме ИНВ-17.
Акт формирует инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами: покупателями, поставщиками, бюджетом, подотчетными лицами, персоналом, а также другими дебиторами и кредиторами. Этот документ служит основанием для отражения результатов инвентаризации в учете — признания комиссией дебиторской задолженности сомнительной (безнадежной) или списания обязательств.
Как правильно заполнять акт инвентаризации расчетов в 1С:Бухгалтерия
Документ «Акт инвентаризации расчетов» расположен в разделе «Операции — Инвентаризация — Акты инвентаризации расчетов». На вкладке «Счета расчетов» по умолчанию отмечены все счета, на которых возможно ведение взаиморасчетов с контрагентами. Это сделано не случайно, ведь форма акта ИНВ-17 предусматривает два больших раздела: дебиторская и кредиторская задолженность, сформированные по всем возможным счетам расчетов. Документ инвентаризации также содержит эти вкладки. По кнопке «Заполнить» в табличных частях перечисляются контрагенты, счета учета расчетов и суммы соответствующей задолженности.
При установленной отметке «Детализировать по срокам» в табличной части добавится колонка «Срок задолженности». Провалившись в эту колонку, мы увидим документы, которые сформировали задолженность. Здесь можно скорректировать задолженность контрагентов:
- Если есть неподтвержденная задолженность (контрагент не подписывает акт сверки, задолженность признана сомнительной, должник ликвидирован) — проставляем эту сумму в колонке «Не подтверждено» и одновременно уменьшаем на эту сумму колонку «Подтверждено».
- Если истек срок исковой давности, в колонке «В т.ч. истек срок давности» указываем суммы с истекшим сроком.
После выполнения команды «Записать и закрыть» эти сведения отразятся в акте инвентаризации.
Для контроля задолженности с истекшими сроками давности можно воспользоваться отчетом «Расшифровка задолженности». Отчет формируется на основании документа инвентаризации — выделяем документ и нажимаем «Расшифровка задолженности». Можно настроить детализацию по срокам возникновения задолженности с указанием срока исковой давности (3 года или 1095 дней) и вывести эти суммы по контрагентам.
Инвентаризация материалов, товаров на складе в 1С
Инвентаризация ТМЦ в 1С проводится по всем товарам, материалам или готовой продукции, имеющимся у компании, и оформляется документом «Инвентаризация товаров». Документы можно создавать:
- По местам хранения. В поле «Склад» выбираем склад, по которому проводим инвентаризацию.
- По ответственному лицу. В поле «Ответственное лицо» выбираем физлицо, за которым закреплены ценности. Если поле «Склад» не заполнять, то инвентаризация будет проведена по всем складам, где выбранное физлицо является ответственным (установлено в карточке склада в поле «Ответственное лицо»). Заполнятся также ценности на забалансовых счетах, переданные этому лицу в эксплуатацию.
Дополнительно возможно разделить ТМЦ по счетам учета — заполнить отдельно товары, материалы или другие ТМЦ с учетом уже сделанного отбора по складу или ответственному лицу. Для этого выбираем команду «Заполнить — Заполнить по остаткам на счете» и вводим номер счета.
После заполнения документа вносим данные проведенной инвентаризации:
- В поле «Кол-во факт» указываем реальное количество ТМЦ, если оно отличается от учетного.
- При обнаружении неучтенных ценностей, по которым отсутствуют остатки в учете, вносим их вручную по кнопке «Добавить», указав количество и цену.
На основании инвентаризации можно создать документы по оприходованию или списанию ТМЦ.
Инвентаризация НМА в 1С
Документ «Инвентаризация нематериальных активов» автоматически заполняется на основании сведений, внесенных в карточку НМА:
- Поле «Ответственное лицо» — обязательно для заполнения. Инвентаризация происходит строго по ответственным лицам. Если ответственное лицо не указано в карточке НМА, то такой актив не будет учтен при автоматическом заполнении.
- Срок действия права — в табличную часть попадают все НМА с действующими сроками использования и не списанными с учета.
В процессе инвентаризации можно проверить фактическое количество НМА (по умолчанию), элементы амортизации и документы затрат — данные выводятся, если элемент отмечен.
На основании инвентаризации можно списать объекты с учета либо принять к учету обнаруженные неучтенные. Для добавления неучтенного НМА создается отдельный документ инвентаризации.
Инвентаризация ОС в 1С
Инвентаризация проводится по всем основным средствам, принятым к учету в организации. Документ формируется как по собственным, так и по арендованным основным средствам с учетом местонахождения и МОЛ, за которыми закреплены объекты. Подробно про амортизацию ОС можно прочитать в статье «Начисление амортизации в 1С«.
Оформление инвентаризации в 1С:Бухгалтерии позволяет не только выполнить требования закона, но и своевременно выявить такие ошибки в учете, как неверное отражение операций или отсутствие документов. Использование единого окна инвентаризации и специальных отчетов помогает легко контролировать полноту проверок и оперативно исправлять найденные ошибки.
