Оформление УПД в 1С — это повседневная задача бухгалтера либо менеджера по продажам. Документ составляется по унифицированной форме, позволяет оформить отгрузку либо выполнение работ одним файлом, соблюдая все требования законодательства. Разберем, что такое УПД в 1С, как его сформировать, где найти готовый документ.
Универсальный передаточный документ в 1С
Универсальный передаточный документ в 1С создается документом реализации. В зависимости от вида операции и используемой программы, он может выполнять различные функции – отражать выручку и себестоимость, фиксировать движение товаров, учитывать НДС. Рассмотрим, как формируется УПД в программе 1С:Бухгалтерия.
Что такое УПД
УПД (универсальный передаточный документ) – это первичный документ, объединяющий в себя накладную или акт и счет-фактуру. Он служит для подтверждения факта совершения сделки (отгрузки товаров, выполнения работ или услуг) с одновременным отражением НДС. Покупатель на основании УПД может заявить вычет налога.
Когда использовать УПД
УПД в 1С можно использовать для любой реализации независимо от применения НДС. Для облагаемых НДС операций формируется УПД со статусом 1 — как первичный документ и счет-фактура. УПД со статусом 2 является только первичным документом и подходит для операций без НДС, например, для плательщиков УСН.
В некоторых случаях УПД является единственно возможным вариантом. Например, реализация маркированного или прослеживаемого товара возможна только через электронный УПД как для плательщиков НДС, так и для тех, кто ими не является.
Для каких сделок подходит УПД
С помощью УПД можно отразить различные виды сделок:
- Продажа продукции и товаров.
- Оказание услуг и выполнение работ.
- Передача имущественных прав и нематериальных активов.
- Посреднические сделки, комиссионная торговля.
- Безвозмездная передача ТМЦ.
УПД с января 2026 года
С 2026 года универсальный передаточный документ (УПД) становится основным электронным документом для оформления реализации. Именно в этой форме будет вестись электронный документооборот с контрагентами. Новый формат ЭДО 5.03 автоматически устанавливается для документов реализации в настройках отправки электронных документов с контрагентами.
Раньше УПД использовали в основном только плательщики НДС. Теперь же этот документ используется всеми категориями, независимо от выделения НДС.
С 1 января 2026 года формат УПД меняется. Это связано с изменением порядка заполнения счетов-фактур. При заполнении счета-фактуры (УПД) необходимо будет указывать две новые группы сведений:
В счете-фактуре на реализацию добавлена строка 5б. Здесь указываются данные авансовых счетов-фактур, которые выставлялись при получении оплаты от покупателя. Поля «Номер счета-фактуры» и «Дата счета-фактуры» заполняются в счет-фактуре на реализацию.
В счет-фактурах, выписываемых ИП, в реквизитах продавца вместо номера свидетельства необходимо указывать ОГРНИП и дату его присвоения. Сведения будут автоматически переносится из карточки индивидуального предпринимателя.
ФНС обращает внимание, что отсутствие новых сведений в счетах-фактурах не будет считаться нарушением, если это не мешает налоговому органу идентифицировать данные (на основании абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ). Это дает нам время на плавное обновление программного обеспечения и рабочих процессов.
Бумажный и электронный УПД в 1С
1С позволяет формировать как бумажные, так и электронные УПД. На основании документа реализации формируется печатная форма либо электронный вариант.
- Бумажный вариант УПД в 1С выводится по кнопке «Печать – Универсальный передаточный документ (УПД)». Его распечатываем или сохраняем для отправки контрагенту по электронной почте. Печать УПД доступна также из счета-фактуры, созданного к документу реализации.
- Электронный УПД в 1С используется, если документооборот с контрагентом происходит через сервисы ЭДО. Для его использования выполняются предварительные настройки и обмен приглашениями. Чтобы отправить электронный УПД, нажимаем на значок «ЭДО». Документ отправляется после предварительного просмотра по кнопке «Просмотреть электронный документ», либо сразу — по кнопке «Отправить электронный документ».
С 2026 года электронные документы реализации можно будет оформлять только в форме УПД, акт выполненных работ и накладная ТОРГ-12 прекращают свое действие. Изменение касается лишь электронных форматов, бумажные можно использовать и дальше.
Формат УПД 5.03 в 1С
Формат УПД 5.03 — это актуальная форма универсального передаточного документа, которая поддерживает все ставки НДС, применяемые с 2025 года. При своевременном обновлении 1С формат УПД 5.03 уже проставлен по умолчанию. С 2026 года УПД в формате 5.03 станет единственно возможным электронным форматом для обмена с контрагентами.
Проверить используемый формат УПД можно через карточку контрагента. Нажимаем «ЭДО – Настройка отправки документов».
Здесь представлен список документов, которые используются при обмене, соответствующие им электронные форматы.
Если отражается старый формат, то его нужно поменять вручную. Например, для документа «Реализация товара» выбираем электронный документ — УПД 5.03 (ЕД -7-26/1032@).
Формат ММВ-7-10/551@ для электронных документов перестает действовать с 01.01.2026.
Формирование УПД в 1С
Формирование УПД в 1С:Бухгалтерия начинается с создания и заполнения документа продажи, который выбирается в зависимости от того, что мы продаем.
Где найти УПД в 1С
УПД в 1С:Бухгалтерия не создается отдельно как самостоятельный файл, а формируется на основе данных сохраненного документа реализации. УПД содержит всю необходимую информацию о проведенной операции. Система автоматически подтягивает данные, включая информацию о товарах, ценах, контрагентах и других деталях операции.
В 1С УПД формируется на основе документов:
- Реализация товаров.
- Реализация услуг (в том числе при передаче прав).
- Реализация (товары и услуги).
- Реализация оборудования.
- Прочие документы реализации (при комиссионной торговле, отгрузке без перехода права собственности, безвозмездной передаче).
Если электронный УПД был отправлен, его можно найти в виде файла вместе с приложенными к нему сертификатом и подписью:
- В архиве («Администрирование — Сервис — Архив ЭДО»).
- В рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Здесь расположены как входящие, так и исходящие документы, для удобства распределенные по папкам в зависимости от совершаемого действия (подписать, аннулировать и пр.).
К электронному УПД всегда можно перейти из формы документа реализации по кнопке «Еще – посмотреть электронный документ».
Как создать УПД в 1С
Создать УПД в 1С:Бухгалтерия можно двумя способами.
- Из документа реализации, включив «режим» УПД в нижней части формы.
Зеленый значок показывает, что документ теперь сформирован в форме УПД.
Если НДС в документе не выделен (без НДС), то сформируется УПД со статусом 2 («Передаточный документ»). Когда НДС выделен (указана ставка НДС) — со статусом 1 («Счет-фактура и передаточный документ (акт)»).
К документу реализации с выделенным НДС автоматически регистрируется счет-фактура на реализацию. Счет-фактура отражается после проведения документа и ему присвоится свой номер и дата, соответствующая дате документа реализации.
- По кнопке «УПД», расположенной на начальной странице программы.
Здесь доступно два вида документа: «Реализация товаров» и «Реализация услуг». Переключатель УПД уже будет установлен по умолчанию.
Заполнение УПД и поля документа отличны для разных видов реализации. Например, при реализации товаров в УПД дополнительно указываются сведения о доставке – данные грузоотправителя и грузополучателя, транспортной компании и сопроводительные транспортные документы.
Ответственные лица, которые подписывают УПД, указываются по ссылке «Реквизиты печатных форм и ЭДО». Здесь указываем представителей нашей организации и контрагента. В этом же поле отмечаем основания для передачи. Можно выбрать из предложенного списка либо вписать свой вариант, выбрав пункт «Произвольный текст». Например, мы продаем товар по дополнительному соглашению к договору. Указываем его номер и дату, а также данные доверенности получателя.
Корректировка универсального передаточного документа в 1С
Изменение данных, отраженных в УПД, выполняется документом «Корректировка реализации», который создается на основании первоначальной реализации. Заполняем необходимые поля.
- Вид операции.
- Исправление в первичных документах — если исправляем обнаруженные ошибки. Формируется печатная форма УПД с номером исправления.
- Корректировка по согласованию сторон — если вносим правки согласно соглашению с покупателем. При изменении суммы сделки формируется печатная форма УКД (универсального корректировочного документа) и соглашение об изменении стоимости.
- Отражать корректировку.
- Во всех разделах учета — если исправляем сведения, влияющие на бухучет (номенклатуру, количество, цену, ставку и сумму НДС).
- Только в учете НДС — если меняются показатели, не связанные с бухучетом. Например, неверно указана ГТД для импортных товаров или РНПТ для прослеживаемых товаров, которые отражаются в отчетности по НДС.
- Только в печатной форме — если исправляем прочие сведения, не влияющие на бухгалтерский и налоговый учет. Этот вариант доступен, только если выбран вид операции – «Исправление в первичных документах». Например, лица, которые подписывают УПД, сведения о транспортных документах и пр.
- Вносим требуемые исправления. Например, нам нужно исправить ошибку в количестве товара. Реально было отгружено 60 футболок, а в УПД ошибочно указано – 50. Корректировка будет отражена во всех разделах учета – в бухгалтерском и налоговом учете, включая НДС.
После проведения сформируются проводки по измененным показателям, отразится выручка, себестоимость, расчеты с контрагентом и НДС. Исправленный УПД будет зарегистрирован в книге продаж. В верный документ перенесутся все данные из первоначального с учетом внесенных изменений. При печати УПД отразится номер и дата исправления.
Программа 1С позволяет создавать, проводить и корректировать УПД в бумажной либо электронной форме. Освоение работы с документом и актуальных форматов подготовит компанию к переходу на обязательный электронный УПД.
