Командировка в 1С:Бухгалтерия затрагивает сразу несколько разделов учета: оплату труда и налогообложение, расчеты с подотчетными лицами, учет и подтверждение расходов. Разбираемся, какими документами оформляется каждый этап служебной поездки.
Размер командировочных и налоговые лимиты в 2026 году
Законодательство не устанавливает лимиты для командировочных выплат. Организация самостоятельно утверждает эти нормы в коллективном договоре или другом нормативном документе. Однако, согласно Налоговому Кодексу, суточные облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если их размер превышает:
- 700 рублей в день – при поездках по России.
- 2 500 рублей в день – при загранкомандировках.
Суточные, выплаченные сверх этих лимитов, приравниваются к доходу работника. Также, если сотрудник не подтвердил документально расходы в командировке, выданные суммы признаются его доходом, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами, либо подлежат возврату.
Как сделать приказ на командировку в 1С:Бухгалтерия
Приказ на командировку остается обязательным документом для большинства организаций, так как он подтверждает факт служебной поездки и служит основанием учета расходов. Хотя Трудовой Кодекс прямо не обязывает издавать приказ, контролирующие органы при проверках часто его запрашивают. В некоторых случаях приказ может заменяться иным письменным распоряжением, но использование унифицированной формы остается приоритетным вариантом.
Встроенного инструмента для формирования приказа на командировку в 1С:Бухгалтерия не предусмотрено. Его оформляют в Word вручную либо подключают внешнюю печатную форму, разработанную специалистами 1С.
Заработок за время в командировке: начисление в 1С:Бухгалтерия
За время в командировке сотруднику положен средний заработок. В 1С:Бухгалтерия нет отдельного документа по командировке, поэтому оплата за это время производится документом «Начисление зарплаты» при окончательном расчете за месяц.
- Выделяем сотрудника и нажимаем «Начислить».
- Выбираем вид начисления – «Командировка» и указываем сумму.
Командировка не относится к обязательным начислениям, которые присутствуют в программе изначально. Поэтому, если такого начисления нет, его нужно создать самостоятельно.
Оплата за время в командировке приравнивается к оплате труда: облагается НДФЛ и страховыми взносами, а также учитывается в расходах.
Суточные и командировочные расходы в 1С:Бухгалтерия
Суточные в 1С:Бухгалтерия — это деньги, которые компания дает сотруднику на расходы в командировке (питание, покупка предметов первой необходимости и т. п.). Они выплачиваются за каждый день поездки, включая выходные и время в пути. Суточные не требуют подтверждения чеками.
Командировочные расходы — это все расходы, в том числе и суточные, которые возникли у работника при выполнении служебного поручения (ст. 168 ТК РФ).
Выплата суточных в 1С:Бухгалтерия
Перед поездкой выдается аванс: суточные и примерная сумма на билеты и проживание. Суточные выплачиваются за несколько дней до начала командировки (обычно 1–3 дня). Конкретный срок выплаты в законе не указан, работодатель может утвердить его самостоятельно. Суточные выдаются вперед за все дни планируемой командировки, включая время в пути.
По возвращении составляется авансовый отчет, а остаток неизрасходованных денег возвращается. Если же сотрудник потратил больше выданного аванса и подтвердил это документами, компания возмещает разницу после утверждения отчета.
Разберем, как начислить суточные и какими документами оформить их выдачу в зависимости от способа расчета с сотрудником.
- Наличными из кассы.
Командировочные расходы (включая суточные, проезд и проживание) относятся к целям, на которые разрешено расходовать наличную выручку, полученную в кассу. Поэтому выдачу суточных можно проводить напрямую из кассы за счет выручки. Предварительного снятия с расчетного счета для командировочных производить не требуется.
Выдача наличных оформляется кассовым документом с видом «Выдача подотчетному лицу» с указанием статьи расходов «Выдача подотчетных сумм». У сотрудника образуется задолженность перед организацией, которая должна быть погашена по возвращении из командировки при формировании авансового отчета.
- На счет работника.
Перечисление суточных на счет работника оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».
- На корпоративную карту.
Суточные можно выдавать на корпоративную карту, оформленную на командированного сотрудника. Если к карте открыт отдельный счет, то средства переводятся на специальный счет корпоративной карты (55.03) с указанием статьи расходов «Внутреннее перемещение денежных средств».
Если корпоративная карта «привязана» напрямую к расчетному счету, то суточные выдаются снятием с корпоративной карты.
Сотрудник может не снимать суточные перед командировкой, а тратить их с карты по мере необходимости. Однако безопаснее снять средства перед началом поездки, чтобы отразить факт выдачи суточных.
Снятие отражается операцией «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».
Как провести командировочные расходы в 1С:Бухгалтерия
Командировочные расходы в 1С 8.3 принимаются к налоговому учёту при их производственном характере и документальном подтверждении. К ним относятся проезд, проживание (подтверждённые чеками и билетами), а также суточные.
Сотрудник обязан отчитаться по командировке в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки. В этот же срок нужно произвести расчет с работником – произвести доплату при перерасходе или возврат при остатке аванса. На основании представленных документов бухгалтер формирует авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии.
Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия
В 1С:Бухгалтерия для командировочных расходов предусмотрен специальный вид авансового отчета, который автоматически отражает суточные и позволяет внести все документы по командировке.
Подробнее в статье Авансовый отчет в 1С.
В разделе «Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты» нажимаем «Создать» и выбираем «Авансовый отчет по командировке».
Рассмотрим пример авансового отчета.
Сотрудник вернулся из командировки по России 17.04.2026 и 20.04.2026 предоставил в бухгалтерию подтверждающие документы. Перед командировкой работнику был выдан предварительный аванс на командировочные расходы – 20 000 рублей и суточные — 5 000 рублей. Размер суточных, установленных в организации, составляет 1 000 рублей в сутки.
- Указываем дату формирования авансового отчета – 20.04.2026.
- Проставляем период нахождения в командировке – с 13.04.2026 по 17.04.2026. Размер суточных будет посчитан программой автоматически исходя из нормы и количества дней командировки.
- Нажмем на ссылку «Суточные» — откроется форма, где нужно указать сумму фактически выданных денег. Программа пересчитает суточные и определит превышение нормы.
Суточные сверх нормы нужно отразить в качестве дохода в натуральной форме при начислении зарплаты работнику. Сверхнормативные суточные подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм). Датой получения такого дохода при расчете НДФЛ считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.
- По ссылке «Аванс» указываем документы, которыми были оформлены суточные и предварительный аванс.
В табличную часть вносим данные о документах, подтверждающих расходы:
- Выбираем вид документа (билет, чек, другой документ) и заполняем реквизиты. Указание вида важно, чтобы отразить вычет по входящему НДС. Если организация не принимает входящий НДС к вычету согласно учетной политике, то поле «Вид документа» отражаться не будет.
- В поле «Учет НДС» отмечаем галочкой, принимается ли к вычету входящий НДС от поставщика. Налог можно принять при наличии счета-фактуры, выписанного на организацию. Для билетов и других документов дополнительно указываются данные кассового чека.
- Если организация оплачивала билеты для командировки, то вносим их по ссылке «Билеты, приобретенные организацией», т. к. расходы можно учесть только после завершения командировки.
После внесения всех подтверждающих документов, в нижней части окна мы увидим сальдо по расчетам с подотчетным лицом. В нашем случае получился перерасход 550 рублей, т. е. сотрудник потратил свои деньги, которые компания должна ему вернуть. Возврат можно сделать наличными из кассы или на счет работнику.
1С:Бухгалтерия берет на себя расчет суточных и определение превышения нормы: бухгалтеру остается вовремя получить документы от сотрудника, провести расчёт и не забыть начислить доход при сверхнормативных суточных.
