Отчет ЕФС в 1С 8.3 позволяет работодателям передавать сведения о сотрудниках в Социальный фонд России (СФР). Эти данные используются для назначения пенсий, расчета пособий и других мер социального обеспечения. Сведения объединяются в отчет ЕФС-1, который включает несколько разделов. Каждый из них подается отдельно, в зависимости от регламента и сроков. Рассмотрим порядок формирования этих разделов.
Где найти ЕФС в 1С
Отчет ЕФС-1 входит в состав регламентированной отчетности и доступен в программах 1С:ЗУП 3.1 и 1С Бухгалтерия 8.3. Его расположение зависит от конфигурации и используемой версии.
ЕФС в 1С:ЗУП
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом отчет ЕФС-1 доступен в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность». После нажатия кнопки «Создать» открывается список всех отчетов. Необходимую форму можно выбрать вручную в разделе «Отчетность в фонды» или найти через строку поиска.
Часть сведений (например, подразделы 1.1 и 1.2) можно также сформировать из кадровых документов, если в системе уже зафиксированы соответствующие события — прием, перевод, увольнение и другие.
ЕФС в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 форма ЕФС-1 находится в разделе «Отчеты» — «Регламентированные отчеты». Её можно найти в папке «Отчетность по физлицам». При создании отчета также можно воспользоваться строкой поиска — при вводе «ЕФС-1» отобразятся все доступные разделы.
Порядок заполнения ЕФС-1 мы рассмотрим на примере 1С:Бухгалтерии 8. В 1С:ЗУП отчет формируется немного по-другому, но последовательность и логика работы с разделами во многом совпадают.
Как сформировать и заполнить ЕФС-1 в 1С
Отчет ЕФС-1 формируется по разделам в зависимости от вида передаваемых сведений. Каждый из них заполняется на основании данных учета. Рассмотрим, как создать форму, заполнить её и подготовить к отправке.
Подраздел 1.1: аналог формы СЗВ-ТД
Отчет сдают все работодатели, если произошли кадровые события:
- Прием или увольнение сотрудника,
- Перевод сотрудника (на другую должность, в другое подразделение, изменение совместительства),
- Заключение или окончание гражданско-правового договора.
Форма должна быть сдана не позднее следующего рабочего дня в случае приема, увольнения, заключения или прекращения ГПХ. В остальных случаях она подается до 25 числа следующего месяца.
Создать отчет в 1С:Бухгалтерии можно несколькими способами.
- Из раздела регламентированной отчетности в папке «Отчетность по физлицам».
- Из раздела «Электронные трудовые книжки» по кнопке «Создать».
- Из кадрового документа.
Например, в документе «Прием на работу» нажимаем «Зарегистрировать». После этого будут заполнены сведения о трудовой деятельности по этому приему сотрудника.
Во всех случаях, для автоматического заполнения формы в кадровых приказах должна быть установлена галочка «Запись электронной трудовой книжки».
При создании подраздела 1 раздела 1 можно воспользоваться кнопкой «Подбор» и выбрать нужных сотрудников либо выполнить заполнение по кадровым событиям:
- Приемы и увольнения,
- Всеми мероприятия.
Табличная часть будет заполнена теми событиями, которые не были приняты в СФР.
Чтобы зафиксировать факт сдачи сведений в СФР, проставляется галочка о принятии всего документа либо в строке сотрудника (если документ принят частично). После этого данные уже не будут попадать в отчет при заполнении.
Подраздел 1.2: аналог формы СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже предоставляются только по тем сотрудникам, у которых есть особенности стажа (ФЗ No 27 ст. 11). К таким категориям относятся работники:
- Имеющие право на досрочную или повышенную пенсию,
- Освобождались от работы, находились в отпуске без сохранения оплаты,
- Находились в отпуске по уходу за ребенком,
- Были мобилизованы,
- Получали пособие по безработице, занимались общественными работами и пр.
Эти сведения предоставляются за год до 25 января следующего года.
Помимо этого, сведения предоставляются для учета стажа текущего года при наступлении следующих событий:
- Оформление пенсии сотрудником – данные подаются с типом «Назначение пенсии».
- При предоставлении отпуска по БиР или по уходу за ребенком – сведения подаются с типом «Назначение выплат по ОСС». Данные в этом случае подаются в течение 3 дней после получения заявления от работника. Эти сотрудники также включаются в годовые сведения о страховом стаже.
Формирование сведений в программе можно выполнить из разделов:
- «Регламентированные отчеты», выбрав сведения о страховом стаже в папке «Отчетность по физлицам».
- «Зарплата и кадры», перейдя в раздел «Страховые взносы».
При создании отчета указывается период (год). Выбирается вид сведений:
- Исходная (если годовой отчет сдается впервые),
- Назначение пенсии,
- Назначение выплат по ОСС.
Создадим годовые сведения о стаже сотрудников.
Для автоматического внесения данных нажимаем «Заполнить», выбираем «Сотрудники с льготным стажем». Сведения будут заполнены сотрудниками, имеющими особенности периодов работы. Просмотр и редактирование сведений можно выполнить, «провалившись» в строку табличной части. Стаж сотрудника разделен на периоды. Периоды с особенностями стажа имеют свой буквенный код. Например, НЕОПЛ – неоплачиваемый период, используется при отпуске за свой счет. Периоды основной работы буквенных обозначений не имеют, но указываются в отчете.
Часть таких периодов не отражается в программе (например, отпуск по уходу за ребенком). В этом случае сотрудники добавляются по кнопке «Подбор», и заполнение стажа происходит вручную.
Остальные подразделы раздела 1 заполняются в определенных случаях (для госучреждений, при праве на досрочную пенсию, при уплате доп. пенсионных взносов).
Раздел 2: аналог формы 4-ФСС
Раздел 2 отчета ЕФС-1 предоставляют все организации и ИП с наемными работниками. Организации обязаны сдавать нулевой отчет, даже если не выплачивают заработную плату и в организации числится один директор. Если с работниками заключены договора ГПХ, и они предусматривают взносы на травматизм, отчет также нужно подать. Сведения подаются ежеквартально до 25 числа после окончания квартала.
Составление отчета производится из раздела «1С- Отчетность». По кнопке «Создать» выбирается новый отчет из папки «Отчетность в фонды». Указываем период, за который составляется отчет. Далее нажимаем «Создать».
Для автоматического формирования нажимаем «Заполнить». В разделе 2 указываются сведения о начисленных страховых взносах на травматизм, которые заполняются на основании документов по начислению заработной платы.
Подразделы 2.1.1. и 2.2 заполняются вручную при наличии данных.
Подраздел 3 содержит информацию о спецоценке и медосмотрах и также заполняется вручную.
Отчет ЕФС-1 в 1С составляется на основании кадровых документов и начислений сотрудникам. В большинстве случаев заполнение сведений автоматизировано. Формирование ЕСФ-1 происходит по разделам, а его расположение в программе сгруппировано по назначениям. Это делает объемный отчет более простым для восприятия и облегчает работу с ним.
