Учет страхового стажа в 1С:ЗУП — это не просто формальность, а обязательное условие для безошибочного расчёта выплат, прежде всего пособий и больничных. Система позволяет гибко работать с данными: вы можете как вручную задавать периоды стажа, так и доверить программе его автоматическое определение на основе трудовой деятельности сотрудника. В этой статье мы в сжатой форме покажем, где находятся нужные разделы и как правильно заполнить информацию по каждому работнику.
Виды стажа в 1С:ЗУП
Для систематизации учета различных типов стажа в программе предусмотрен специальный справочник — «Виды стажа». Он уже содержит основные элементы, актуальные для большинства расчетов:
- Страховой стаж для оплаты больничных листов — применяется при начислении пособий по временной нетрудоспособности. От него напрямую зависит процент оплаты больничного листа. Важно помнить, что по общему правилу в этот стаж не включаются периоды, когда за сотрудника не уплачивались страховые взносы. Например, обучение в ВУЗе или техникуме, даже если оно отражено в трудовой книжке, не засчитывается (за исключением случаев до 2002 года).
- Общий стаж — суммарный срок всей трудовой или иной деятельности, независимо от целей расчета.
- Профессиональные виды стажа — медицинский, педагогический, научно-педагогический. Используются только для определенных категорий работников и влияет на льготы, надбавки или право на досрочную пенсию.
- Стаж за надбавку за выслугу лет — применяется в организациях, где предусмотрены доплаты или премии за длительный срок службы.
- Непрерывный стаж — сегодня не используется при расчете государственных пособий, но может быть внутренним критерием для мотивации или корпоративных бонусов.
- Прочий стаж — «резервная» категория для любых нестандартных или индивидуальных случаев, не вошедших в общий перечень.
Если вашей организации требуется добавить новый вид стажа — просто создайте запись, указав название и выбрав подходящую категорию. Обратите внимание, что категории — это жестко заданные в системе перечисления: их список нельзя расширить или изменить, только выбрать из существующих.
Расширенный стаж в 1С:ЗУП
Расширенный стаж — это страховой стаж с включением особых периодов, которые формально не сопровождались уплатой страховых взносов. С 2010 года в него включаются, например, годы военной службы, работа в органах внутренних дел, МЧС, ФСИН и других силовых структурах.
Формально такие интервалы — «нестраховые», но законодательно входят в стаж для начисления пособий. Их учет увеличивает размер выплат, а возникающую нагрузку на Социальный фонд компенсирует государство за счет средств Федерального бюджета.
- Приведем наглядный пример:
У сотрудника обычный страховой стаж — 4 года. По правилам ему положено 60% от среднего заработка при болезни. Но если он служил в армии два года — с учётом этого периода его расширенный стаж составит 6 лет, что даёт право на 80%-ное пособие. Разница существенная и полностью законная. Поэтому игнорировать расширенный стаж не только невыгодно работнику, но и противоречит требованиям законодательства.
В 1С:ЗУП применяет расширенный стаж в первую очередь. Если для сотрудника указаны оба вида стажа (обычный и расширенный), то в больничном листе программа «подтянет» расширенный. Это исключает ошибки и гарантирует соблюдение прав работника.
Где в 1С:ЗУП посмотреть стаж сотрудника
Стаж сотрудника можно посмотреть:
- В карточке сотрудника.
Для этого переходим по ссылке «Трудовая деятельность». Здесь отражаются все виды стажа, которые есть в программе. Для каждого работника можно заполнить один или несколько стажей, которые могут понадобиться.
- В регистре сведений «Стажи».
К нему можно перейти через «Функции для технического специалиста» или воспользоваться строкой поиска. Здесь указаны все стажи, которые были введены в программу для сотрудника. Каждый вид стажа записывается отдельной строкой.
Как ввести стаж в 1С:ЗУП
Зафиксировать стаж работника в 1С:ЗУП можно несколькими способами.
Через личную карточку работника
Сведения о стаже вносятся в карточку работника по ссылке «Трудовая деятельность». Это самый удобный и «правильный способ».
- Выбирается стаж по трудовой книжке (если у сотрудника не первое место работы).
Стаж вносится на дату приема на работу в нашу организацию.
Например, работник принят 25.03.2025. Указываем «накопленный» стаж у других работодателей до этой даты. Программа прибавит накопленный стаж у предыдущих работодателей к стажу работы в нашей компании (с даты приема) и выведет итоговое значение стажа.
- С момента приема на работу.
Если же сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, то расчет стажа начинается в нашей организации. Ставим галочку «С момента приема на работу» и указываем дату трудоустройства.
Через документ «Больничный лист».
При создании больничного листа в 1С:ЗУП можно сразу указать стаж сотрудника прямо в самом документе. После проведения система автоматически зафиксирует эти данные в регистре сведений «Стажи», а позже их можно будет найти и проверить через карточку работника — в разделе «Трудовая деятельность» (если такая ссылка доступна) или в регистре.
Этот подход особенно полезен, когда речь идет о сотрудниках, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПХ). У таких исполнителей в карточке нет стандартной вкладки «Трудовая деятельность» — она не отображается, поскольку формально они не числятся в штате. Но это не значит, что стаж игнорируется. Для них как раз предусмотрена возможность внести стаж вручную непосредственно в больничном.
Когда учитывается расширенный стаж, проставляем отметку «Требуется ввести стаж с учетом нестраховых периодов (с 2010 года)» и указываем его продолжительность. Значение сразу сохранится и запишется в регистр «Стажи».
Калькулятор стажа в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП встроен удобный калькулятор стажа, который автоматически подсчитывает общее количество дней на основе введенных периодов трудовой деятельности. Он расположен в нижней табличной части формы «Трудовая деятельность».
Чтобы рассчитать стаж, достаточно просто внести данные о местах работы по записям из трудовой книжки или любого другого документа, подтверждающего факт занятости. Программа сама определит длительность каждого периода, сложит все вместе и выдаст точный общий стаж.
Периоды можно добавить двумя способами:
- Вручную — через кнопку «Добавить». Укажите даты приёма и увольнения, а также наименование организации — работодателя.
- Автоматически — загрузкой электронного файла в формате .xml:
СТД — Р — его сотрудник может получить от предыдущего работодателя при увольнении;
СТД — ПФР — выписку можно запросить в любое время через портал «Госуслуги» (Социальный фонд предоставляет ее как в PDF, так и в XML).
Электронная выписка загружается в 1С:ЗУП по кнопке «Импорт СТД — Р». Программа сверит данные работника и загрузит сведения о работе в хронологическом порядке. Этот способ самый удобный и точный. Не нужно вводить данные вручную и сомневаться в правильности указания периодов, ведь они уже подтверждены в Социальном фонде.
При внесении периодов работы, они автоматически записываются в регистр сведений «Трудовая деятельность».
Для подсчета стажа по периодам нажимаем «Рассчитать стажи». В калькуляторе отмечаем галочкой, какой стаж будет рассчитывать и какие периоды в него включать.
Например, работник Волков Владимир Михайлович имеет записи в трудовую книжку об учебе в ВУЗе. Периоды учебы включаются в общий стаж, поэтому для общего оставляем все галочки. В страховой стаж обучение не входит, поэтому для страхового соответствующие периоды не отмечаем.
Нажимаем «ОК», программа внесет продолжительность стажа для каждого его вида.
Как изменить стаж в 1С:ЗУП
Иногда из-за допущенной ошибки или появления новых сведений стаж нужно скорректировать. Для этого в нижней части формы нажимаем «Еще — Изменить сведения о стаже, сохранив текущие».
Добавляем строку с новыми сведениями и указываем, с какой даты они будут действовать.
К примеру, стаж работника составляет 21 год 11 месяцев и 13 дней. 1 сентября 2025 года он предоставил сведения о предыдущей работе, которая ранее не входила в стаж. «Неучтенный стаж» составляет один год. Укажем новый совокупный стаж — 22 года 11 месяцев 13 дней — и дату, с которой он будет применен — 01.09.2025.
Отчет “Стажи сотрудников” в 1С:ЗУП
Отчет «Стажи сотрудников» находится в разделе «Кадровые отчеты».
- Указываем дату, на которую хотим получить данные, например, на начало этого дня.
- Отчет можно вывести по всем стажам или выбрать определенные, отметив галочкой.
Как и для любой отчет, «Стажи сотрудников» можно фильтровать и настраивать. Доступна выборка по конкретному сотруднику, подразделению или виду занятости.
По умолчанию в отчет включаются только штатные сотрудники. Если нужно включить в отчет также тех, кто работает по договорам ГПХ, снимем отборы по виду занятости. При такой настройке «договорники» будут выведены в отчете над основными сотрудниками.
Внесение и хранение информации о периодах работы персонала — это простой, но важный этап кадровой работы. Он гарантирует правильный расчет пособий, своевременные выплаты сотруднику и защиту организации от претензий и пересчетов.
