Отпуск по уходу за ребенком в 1С оформляется с учётом всех требований законодательства и возможностей автоматизации. Предоставление такого отпуска — это не только выполнение норм ТК РФ, но и поддержка сотрудников в период воспитания маленьких детей. Он включает в себя важные гарантии: сохранение рабочего места, непрерывный трудовой стаж, а также право на получение ежемесячного пособия от государства до 1,5 лет. Мы подробно рассмотрим, как в 1С:ЗУП оформить отпуск по уходу за ребёнком, автоматизировать расчёт пособия и корректно передать данные в Социальный фонд России (СФР). На примере пройдем все этапы — от ухода до возврата, а также разберем возможность получения пособия при совмещении работы с уходом за ребёнком.
Кому положен отпуск по уходу за ребенком
Когда в семье появляется малыш, мама сначала находится на больничном по беременности и родам. После его окончания законодательство предоставляет родителям право на отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет. Обычно его берёт мама, чтобы продолжать заботиться о малыше. Но оформить такой отпуск может и другой член семьи — папа, бабушка или другой родственник.
В течение отпуска, до достижения ребёнком возраста 1,5 лет, сотруднику выплачивается государственное пособие. После этого отпуск может быть продлён до трёх лет, но уже без материальной поддержки. При этом никто не обязывает находиться в нём всё это время — сотрудник вправе выйти на работу в любой момент.
Уход за ребёнком можно организовать поэтапно: сначала, например, мама, потом — папа или кто-то ещё. Однако двое не могут одновременно быть в отпуске по уходу за одним ребёнком. Исключение — рождение двойни: в таком случае два родственника могут находиться в отпуске по уходу, если каждый из них ухаживает за отдельным ребёнком.
Отпуск по уходу за ребёнком в 1С оформляется с учётом всех этих нюансов — кто уходит, на какой срок, с выплатой или без.
Оформление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С:ЗУП
Пособие до 1,5 лет выплачивается из бюджета, а на работодателя возлагается обязанность предоставить сотруднику отпуск по уходу за ребёнком и передать данные в Социальный фонд. Работодатель в этом случае выполняет функцию посредника между работником и государством.
Сотрудник подаёт заявление на отпуск и оформление пособия, прикладывая подтверждающие документы:
- Свидетельство о рождении (усыновлении) ребёнка или документы об опеке.
- Справка от работодателя второго родителя или из МФЦ (для ИП и неработающих), подтверждающая, что пособие и отпуск им не оформлялись.
- Свидетельства о рождении старших детей (если ребёнок не первый).
Оформление отпуска фиксируется приказом, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. В 1С:ЗУП все действия — от ввода заявления до расчёта пособия — выполняются в одном документе «Отпуск по уходу за ребёнком». С его помощью можно создавать, проводить и передавать сведения для выплаты.
Документ «Отпуск по уходу за ребенком» в 1С:ЗУП
Документ можно открыть из разделов «Кадры» или «Зарплата», перейдя по ссылке «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска». Рассмотрим, как оформить отпуск по уходу за ребёнком в ЗУП на примере.
Сотрудница Листова О. В. обратилась с заявлением о предоставлении отпуска по уходу за первым ребёнком до 1,5 лет с 15.05.2025. Её больничный по БиР заканчивается 14.05.2025.
- Дата начала — день, с которого начинается отпуск. Указываем 15.05.2025 — первый день после окончания больничного.
- Дата окончания — по заявлению сотрудницы. Она может выбрать дату до исполнения ребёнку 3 лет. В примере — 06.09.2025 (исполняется 1,5 года).
- Выплачивать по — отмечаем галочку и указываем дату, до которой должно проводиться начисление пособия (совпадает с окончанием периода выплаты — 1,5 года).
- Указываем количество детей и отмечаем, что ребёнок — первый.
На вкладке «Начисления» устанавливается, что зарплата не начисляется на время отпуска. Во вкладке «Прямые выплаты» вносятся сведения о ребёнке:
- Очередность — первый ребёнок.
- ФИО — Листов Иван Владиславович.
- Подтверждающий документ — данные свидетельства о рождении.
Передача информации в СФР для оформления пособия — инструменты 1С:ЗУП
После оформления отпуска по уходу за ребенком в 1С:ЗУП работодатель должен передать в СФР данные, необходимые для назначения пособия. Передаются:
- Уведомление о наступлении страхового случая,
- Информация, необходимая для расчёта пособия,
- Данные о страховом стаже сотрудника.
С момента подачи заявления у работодателя есть 3 рабочих дня, чтобы отправить уведомление в СФР. Для этого переходим на вкладку «Прямые выплаты ФСС» и выбираем «Исходящее сообщение о страховом случае». Создать сообщение можно и через меню «Кадры – Исходящие сообщения о страховых случаях СФР», указав основание: документ «Отпуск по уходу за ребёнком».
Большинство полей заполняются автоматически на основе ранее внесённых данных. Дополнительные сведения вносятся вручную. Проверяем и нажимаем «Отправить в Фонд», чтобы завершить передачу данных.
Когда Фонд обработает сообщение, он отправит запрос на уточняющие сведения. Работодатель обязан подать их в течение 3 рабочих дней. После этого, в течение 10 календарных дней, СФР принимает решение и начисляет пособие по уходу за ребёнком.
Сведения о страховом стаже предоставляются Фонду в те же сроки – 3 рабочих дня после подачи работником заявления. Для этого создаем отчет ЕФС – 1 подраздел 1.2 с типом сведений — назначение выплат по ОСС. По кнопке «Заполнить» или «Подбор» добавляем работника. Сведения о стаже состоят из двух строк::
- Стаж работы с начала года до даты начала отпуска по уходу за ребёнком.
- Дата начала отпуска с признаком «ДЕТИ» (или «ДЕТИПРЛ», если отпуск оформлен не родителем, а другим лицом).
Перед проведением отчёта важно проверить корректность указанных периодов и наличие всех обязательных данных. Это влияет на скорость обработки заявления и выплату пособия.
Начисление пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С
Пособие начисляется СФР на основании информации о доходах сотрудника, предоставленных работодателем. Для расчёта используется средний заработок за 2 года, предшествующих дате начала отпуска. В примере отпуск начинается 15.05.2025, значит, в расчёт включаются доходы за 2023 и 2024 годы.
Если в эти годы сотрудница уже была в отпуске по уходу или в декрете, по заявлению она может заменить их на другие периоды. Для этого нажимаем значок «карандаш» и переключаем параметр в положение «Задается вручную». После выбора новых лет доходы заполняются автоматически.
Чтобы учесть заработок, который был получен у других работодателей, отмечаем эту галочку. Переходим в форму «Ввод данных для расчета среднего заработка» и добавляем справки с предыдущих мест работы.
Средний заработок складывается из дохода работника за два предыдущих года, деленная на количество дней в году. Количество дней уменьшается на тот период, когда предоставлялись больничные или отпуск по уходу за ребенком.
В нашем примере заработок сотрудника:
- 2023 — 598 450 рублей.
- 2024 — 779 540 рублей.
- Исключаемые дни: 7+15 = 22
- Средний заработок составил: (598 450 + 779 540) / 709 = 1 943,57 руб.
Расчёт можно вывести на печать.
Пособие составляет 40 % среднего заработка, с учётом районного коэффициента, и ограничивается по минимальному и максимальному размеру (на 2025 год: от 10 103,83 до 68 995,48 руб. в месяц). Начисления фиксируются документально и участвуют в отчётности.
Продление отпуска по уходу за ребенком до 3 лет в 1С
Когда ребёнку исполняется 1,5 года, выплата пособия прекращается. При этом сотрудник может продолжить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет, но уже без финансовой поддержки. В программе 1С:ЗУП возможны два варианта оформления такого продления.
- Первый вариант — в документе «Отпуск по уходу за ребёнком» сразу указан период до 3 лет. В этом случае ничего дополнительно оформлять не нужно. СФР самостоятельно прекращает выплаты, а сотрудник остаётся в отпуске до окончания срока, указанного в заявлении.
- Второй вариант — отпуск изначально оформлялся до 1,5 лет, и теперь нужно решить, как в ЗУП продлить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет. Для этого создаётся новый документ «Отпуск по уходу за ребёнком», в котором указывается период: с даты, следующей за днём исполнения 1,5 лет, и до достижения ребёнком возраста 3 лет. Галочка «Выплачивать по» не устанавливается. Расчёт среднего заработка в этом случае недоступен, так как пособие не начисляется. Необходимо создать и распечатать дополнительный приказ на отпуск с 1,5 до 3 лет.
Сведения в СФР передавать не нужно — действия касаются только кадрового учёта внутри организации.
Оформление возврата из отпуска по уходу за ребёнком в 1С
Если отпуск по уходу за ребёнком прерывается досрочно, работодатель обязан уведомить об этом СФР в течение 3 рабочих дней. Это требуется для остановки выплаты пособия.
Прекращение отпуска возможно в следующих случаях:
- Увольнение сотрудника (оформляется документом «Увольнение», на основании которого формируется уведомление).
- Иные основания, например, лишение родительских прав или передача ребёнка в государственное учреждение.
- Выход в отпуск по беременности и родам.
- Истечение срока, указанного в приказе.
- Досрочный выход из отпуска с продолжением выплаты пособия.
Во всех указанных случаях необходимо оформить документ «Возврат из отпуска». В нём следует выбрать прерываемый отпуск по уходу и указать дату выхода сотрудника. На основании этого документа можно сформировать уведомление о прекращении отпуска и направить его в Социальный фонд России (СФР). Уведомление отправляется не всегда, а только если теряется право на пособие. Если сотрудник работает в отпуске, пособие не прекращается. Также нет необходимости уведомлять об истечении срока отпуска — Фонд получает эту информацию автоматически.
Работа в отпуске по уходу за ребёнком в 1С:ЗУП может быть отражена только для случаев, когда неполная занятость или удалённая работа началась до 2024 года и отпуск при этом не прерывался.
Оформление отпуска по уходу за ребёнком в 1С:ЗУП позволяет строго соблюдать требования трудового законодательства и обеспечивает сотруднику социальную поддержку в виде пособия. Программа помогает автоматизировать основные этапы: создание приказа, расчёт пособия, передачу сведений в СФР, учёт страхового стажа и проведение всех документов.
Важно своевременно оформлять отпуск, правильно указывать периоды, собирать подтверждающие документы и проверять расчёт. В ЗУП можно отразить не только начало и продление, но и выход на работу с сохранением права на выплаты. Это особенно актуально, если сотрудник совмещает уход за ребёнком с трудовой деятельностью в рамках разрешённых условий.
