Табель учета рабочего времени в 1С:Бухгалтерия — это отчет, который фиксирует явки, отработанные часы и отсутствия сотрудников. Он формируется на основании производственного календаря, кадровых документов и сведений об отсутствии. Корректность этих данных напрямую влияет на расчет заработной платы. В программе используется унифицированная форма Т-13, включающая все обязательные реквизиты. Пользователь управляет составом сотрудников, параметрами отбора и порядком вывода. Далее разберем, как в 1С заполнить табель учета рабочего времени, какие настройки определяют его содержание.
Учет рабочего времени в 1С:Бухгалтерия
Для учета рабочего времени в 1С:Бухгалтерия используются график работы, кадровые документы и данные по отсутствиям сотрудников. График определяет норму рабочего времени, кадровые документы фиксируют статус работника и условия занятости, а документы по зарплате отражают периоды и причины отсутствий. На основе этих сведений 1С:Бухгалтерия формирует табель учета рабочего времени и рассчитывает фактически отработанное время.
График работы в 1С:Бухгалтерия
В 1С реализован упрощенный учет зарплаты, где предусмотрен единый график работы для всех организаций и сотрудников. График соответствует производственному календарю РФ (40 часов в неделю — 5 дней по 8 часов с выходными суббота и воскресенье). Его можно увидеть в настройках зарплаты («Зарплата и кадры – Настройка зарплаты – Порядок учета зарплаты»).
Производственный календарь – это единственный элемент справочника «Графики работы». Он уже есть в программе изначально, а его актуальность поддерживается автоматически при подключенной официальной поддержке.
При необходимости в календарь можно внести корректировки (изменить рабочие и выходные дни).
Кадровые документы в 1С:Бухгалтерия 3.0
Рабочее время сотрудников в 1С:Бухгалтерия формируется на основании кадровых документов. Сведения о приеме, увольнении и перемещениях автоматически отражаются в табеле учета рабочего времени.
- Прием на работу, увольнение.
Табель формируется только для действующих работников. Он заполняется с даты приема по дату увольнения. В месяце, следующем за увольнением, уволенный уже не будет отражаться в табеле.
Документом приема фиксирует информацию, которая отражается в табеле: должность работника, табельный номер, подразделение. Размер ставки, указанный при приеме, определяет количество рабочих часов по сравнению с полным рабочим днем. Например, для ставки 0,25 в табеле проставится 1/4 нормы 8-часового рабочего дня – 2 часа.
- Кадровое перемещение.
Кадровым перемещением можно зафиксировать перевод на другую должность, подразделение или ставку. Изменения в табеле отразятся с начала месяца, в котором был оформлен документ перемещения.
Документы по зарплате в 1С:Бухгалтерия 8.3
Для формирования табеля необходимо зафиксировать отсутствия работников. В 1С:Бухгалтерия это выполняется с помощью документов по заработной плате. При проведении документов создаются записи в специальном регистре «Отработанное время по сотрудникам». Данные регистра используются для заполнения табеля учета рабочего времени.
В регистр записывается информация о периоде, когда работник отсутствовал и по какой причине.
Причины (виды) отсутствия хранятся в справочнике «Виды использования рабочего времени».
Для каждого элемента предусмотрен свой буквенный код, который отражается в табеле.
- Отпуск. Период нахождения в отпуске вносится в табель с кодом «ОТ».
- Отпуск без сохранения оплаты – с кодом «ОЗ».
- Больничный лист. Дни нетрудоспособности по болезни отмечаются кодом «Б».
- Больничный по беременности и родам отражается кодом «Р».
Где найти табель рабочего времени в 1С:Бухгалтерия
Табель рабочего времени в 1С:Бухгалтерия расположен в разделе кадровых отчетов («Зарплата и кадры – Кадры – Отчеты по кадрам»).
👉Ведение кадрового учета и расчет заработной платы в 1С:Бухгалтерии 8.3
Как настроить табель учета рабочего времени в 1С:Бухгалтерия
Табель учета рабочего времени – это встроенный отчет. Он заполняется ежемесячно по унифицированной форме Т-13, поэтому уже содержит все необходимые поля.
Табель можно вести как по всем сотрудникам, так и с разбивкой по подразделениям или отделам. При необходимости можно вывести табель и для конкретного работника.
Чтобы установить нужные параметры, нажимаем «Настройки».
- Заполняем лиц, ответственных за формирование и подписание табеля (Вид – Простой). В табеле предусмотрено три подписи:
- табельщик – исполнитель, который непосредственно ведет табель;
- руководитель структурного подразделения – утверждает данные по своему отделу;
- работник кадровой службы – проверяет табель перед передачей в бухгалтерию.
- Устанавливаем необходимые отборы, например, по организации и подразделению («Вид – Расширенный»).
- Устанавливаем сортировку – порядок вывода сотрудников. На вкладке «поля и сортировки» можно изменить порядок вывода работников: по алфавиту (по должности, по фамилии) или добавить свою сортировку. Например, мы хотим выводить работников в порядке возрастания табельных номеров. Для этого добавляем новое поле «Таб. номер» и указываем сортировку «По возрастанию». Галочки напротив полей «Должность. Порядок» и «Сотрудник» снимаем.
Как заполнить табель в 1С:Бухгалтерия 8.3
Чтобы заполнить табель учета рабочего времени, выбираем период. Табель можно сформировать за один или сразу за несколько месяцев. При указании нескольких месяцев за каждый месяц сформируется отдельная форма табеля и выведется списком для печати.
Период должен состоять из полных месяцев. Если указать неполный – программа сообщит об ошибке.
После указания периода и всех необходимых настроек нажимаем «Сформировать».
По каждому работнику отразится его занятость в каждый календарный день месяца:
- Явка (Я) проставится для всех дней, по которым не были зафиксированы отсутствия.
- Выходной (В) – согласно установленному производственному календарю.
- Периоды отсутствий отразятся в соответствии с проведенными документами. Для каждого вида отсутствия производится подсчет общего количества дней.
1С:Бухгалтерия позволяет отразить только наиболее распространенные виды отсутствий, которые отражены изначально в справочнике «Виды использования рабочего времени».
Если нужно учитывать другие виды рабочего времени, например, командировки или отпуск по уходу за ребенком, то их придется отметить в табеле вручную.
Для этого переходим в режим редактирования («Еще – Таблица – Редактирование») и проставляем нужный код и количество часов в ячейках.
Табель в 1С:Бухгалтерия зависит только от тех данных, которые внесены в кадровые и зарплатные документы, поэтому итоговый результат отражает фактическое состояние учета за период. Если все операции по приему, увольнению и отсутствиям оформлены своевременно, отчет формируется без ручных корректировок. Настройки позволяют контролировать состав сотрудников, способ вывода и параметры проверки перед передачей в бухгалтерию. Для более расширенного учета рабочего времени следует использовать специализированную программу 1С ЗУП или корректировать данные в табеле вручную.
