Суммированный учет рабочего времени — это предусмотренная трудовым законодательством система, позволяющая учитывать не еженедельные или ежемесячные нормы, а накопленные часы за более длительный срок. Чаще всего она необходима на производствах со сменным графиком или при вахтовой работе. В данном материале мы разберем настройку суммированного учета рабочего времени в 1С на примере программы 1С:ЗУП, составление графиков смен, а также расчет и оплату сверхурочных часов.
Настройка суммированного учета в 1С:ЗУП
Суммированный учет основан на подсчете рабочих часов не за неделю или месяц, а за специально установленный интервал, который зависит от графика производства. Он применяется, например, при посменной работе, на вахте или при ночных дежурствах. Закон устанавливает максимальный срок учета — один год, и в течение этого времени работодатель обязан следить, чтобы норма часов по календарю не была превышена.
Если переработки все же возникают, для их оплаты нужно перейти на часовую ставку. В системе настройки начислений в 1С:ЗУП потребуется:
- Включить расчет по часам и опцию учета сверхурочных;
- Активировать категорию «Ночные часы», если смена приходится на период с 22:00 до 06:00.
Рабочий режим при этом задается и контролируется с помощью специальных графиков.
Настройка нормы и фактического времени в графике суммированного учета в 1С
Чтобы задать норму времени при суммированном учете, нужно определить, какие даты в графике работы будут являться рабочими, а какие выходными. Если есть ночные часы, то они отмечаются отдельно.
Наше производственное предприятие работает в несколько смен. Для каждой смены устанавливается свой график — например, «График 1 смена литейный цех».
Нажимаем на ссылку «Изменить свойства графика» и задаем цикл работы в смену.
- Ставим переключатель на заполнение по циклам.
- Галочка «При заполнении учитывать праздничные дни» у нас снята. Наше литейное производство не допускает остановки в выходные и праздничные.
- Проставляем отметку «Суммированный учет рабочего времени».
- Виды времени – явка и ночные часы, т. к. наши работники будут трудиться и ночью.
- Задаем расписание работы по дням. Для каждой рабочей даты указываем количество часов в дневную и ночную смену.
- В нижней части устанавливаем дату отсчета – начало года (01.01.2025). В начале каждого года график будем заполнять заново, т. к. обновится производственный календарь.
График «присваивается» работнику при приеме на работу, а изменения вносятся с помощью документов «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком».
В карточке сотрудника показан график, на котором он работает.
Переработки при суммированном учете рабочего времени в 1С:ЗУП
Переработки при суммированном учете — это часы, которые сотрудник отработал больше, чем установлено производственным календарем за весь выбранный период (например, за квартал или год). Работник, полностью отработавший часы, предусмотренные его графиком, получает установленный оклад, даже если по производственному календарю норма рабочего времени оказывается выше. Часы, отработанные сверх нормы, можно либо компенсировать дополнительными днями отдыха (с согласия работника), либо оплатить в повышенном размере.
Согласно рекомендациям Минтруда, переработки следует оплачивать по тем же правилам, что и сверхурочные:
- Первые 2 часа переработки оплачиваются в размере не менее 0,5 часовой ставки за каждый час,
- Все последующие часы — не менее 1-часовой ставки.
Часовая ставка рассчитывается с учетом оклада и регулярных стимулирующих и компенсационных выплат, включая премии и доплаты за вредные условия труда. Эти начисления предварительно настраиваются в разделе расчета заработной платы.
При расчете переработок нужно учесть, что норма рабочего времени сокращается на периоды, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине: например, в отпуске, на больничном или в отгуле за свой счет. Если же пропуск произошел по неуважительной причине (например, прогул), то норма часов не уменьшается.
В 1С:ЗУП для отражения такой переработки предусмотрен специальный вид начисления — «Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени». Он автоматически появляется в системе после активации настройки «Переработка при суммированном учете времени», которую мы добавили ранее в общих параметрах программы.
Формула для расчета включает показатели:
- Переработка по суммированному учету.
- Переработка по суммированному учету в пределах 2 часов.
Доплата за переработку будет рассчитываться, только если введены значения этих показателей.
Чтобы внести показатели, нужно создать специальный документ «Регистрация переработок». Он создается за полный месяц или несколько месяцев, в зависимости от учетного периода.
По кнопке «Заполнить» будет рассчитаны нормы по графику работника и фактически отработанные дни.
- Все дни переработки по умолчанию указываются в графе «Оплата — х 1,5».
- Дни, которые необходимо оплатить в двойном размере, нужно проставить в графу «x2» вручную.
- Выбираем способ компенсации: повышенная оплата или отгул по желанию работника.
Если выбрана повышенная оплата, то после проведения мы увидим запись в регистре сведений.
Значения этих показателей и будут использованы при расчете доплаты за переработку.
Расчет заработка при суммированном рабочем времени в 1С:ЗУП
При суммированном подсчете времени организация может установить оклад или часовые тарифные ставки. Однако для работников со сменным графиком следует использовать оклад по часам, если есть ночные смены. Это позволит корректно рассчитать доплату за праздничные дни, если часть смены выпадает на них.
Порядок начисления устанавливается сотруднику при приеме на работу на вкладке «Оплата труда».
Расчет заработка при суммированном рабочем времени выполняется документом начисления зарплаты.
Доплата за переработки начисляется отдельно от остальных начислений – оклада, доплат за ночное время, за работу в выходные и праздничные дни.
Периоды работы в выходные и праздники (если они не установлены в графике как рабочие дни) не учитываются как дни переработок, а оплачиваются по установленным для таких дней нормам.
Оплата сверхурочных часов также начисляется отдельно. Хотя для сверхурочных и переработок используется один принцип расчета и законодательство четко не разграничивает эти понятия, в 1С:ЗУП — это два различных начисления.
- Переработки – это превышение графика над нормой по производственному календарю за цикл работы.
- Сверхурочные – это часы, отработанные сверх установленного работнику графика. Такие ситуации возникают по инициативе работодателя. Например, смена работника была продлена в связи с производственной необходимостью. Сверхурочные регистрируются отдельным документом «Работа сверхурочно».
Учет переработок при увольнении в 1С:ЗУП
Если на момент увольнения у работника есть неоплаченные переработки, их уже не получится компенсировать отгулами. Превышение норм времени должно быть оплачено в день увольнения вместе с остальными обязательными выплатами.
Для расчета переработок при увольнении документ «Регистрация переработок» не используется. Его заменяет универсальный документ «Увольнение».
При заполнении все накопленные переработки будут подставлены в поле «Сверхурочные часы x1,5», поэтому нужно вручную разделить количество часов, оплачиваемых в двойном и полуторном размере. Здесь отражается только часы переработки, которые образовались при отклонении индивидуального графика от норм. Если у сотрудника были сверхурочные, то в этом поле они не отражаются и рассчитываются отдельно.
На вкладке «Начисления и удержания» каждая выплата отражена отдельной строкой.
Оплата за переработку рассчитана по количеству часов, которые мы указали на основной странице.
- Сверхурочные часы (x1,5): 454,55 * 2 *0,5 = 454,50 руб.
- Сверхурочные часы (x2): 454,55 * 10*1 = 4545,50 руб.
- Сумма доплаты за переработку: 454,50 + 4545,50 = 5000 руб,
454,55 руб. – среднечасовой заработок. В нашем случае он рассчитан как оклад (80 000), деленный на норму работы по производственному календарю (176).
Расчет оплаты при суммированном учете определяется первоначальными настройками программы и точным заполнением сменных графиков. Это позволяет автоматизировать учет переработок и соблюдать требования Трудового Кодекса.
