Ведение кадрового учета и расчет зарплаты в 1С – это, пожалуй, один из самых трудоемких участков для бухгалтера. В этой статье мы покажем, как начать вести учет заработной платы в 1 С Бухгалтерии, а также осветим необходимые для этого настройки. Затем рассмотрим существующие документы и мероприятия, связанные с данным процессом, каким образом они отражаются в программе. В завершение изучим процесс начисления налогов и взносов, а также возможности формирования зарплатной отчетности.
Настройка учета заработной платы
Для корректной работы программы ее необходимо правильно настроить. Начнем с выбора функциональности.
В программе можно вести воинский учет, оформлять сотрудников на неполный день и по договорам ГПХ.
Во складке «Сотрудники» выбираем функционал, который мы будем использовать.
Это окно еще можно открыть из меню «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Кадровый учет».
Теперь посмотрим настройки налогов и отчетов.
Во вкладке НДФЛ выберем, как будем учитывать стандартные вычеты по сотрудникам.
Настроим страховые взносы. Выберем из списка тариф, который должна применять наша организация.
Отметим ставку тарифа взносов на травматизм, которая установлена СФР в соответствии с классом профессионального риска. Если организация платит дополнительные, добровольные взносы или применяет льготные тарифы, настраиваем этот блок.
Фонд будет учитывать доли видов деятельности при расчете тарифа НС/ПЗ начиная с января 2026 года. Чтобы избежать ошибок, проверьте коды ОКВЭД в карточке организации и при необходимости обновите их.
Обратите внимание, что с 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом. В программе его можно прикрепить к карточке сотрудника или физлица.
Приступим к настройке зарплаты.
Зарплату будем вести «в этой программе».
Определим способ отражения зарплаты в бухучете и укажем параметры.
Настроим даты выплаты зарплаты и аванса. Организация устанавливает их самостоятельно, они должны быть прописаны в документах: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный или трудовой договор.
Важно! Трудовой кодекс требует, чтобы промежуток между выплатами не превышал 15 дней. Аванс необходимо выплачивать не позднее 30 числа текущего месяца, а окончательный расчет – не позднее 16 числа следующего месяца.
Размер аванса может быть общим для всех работников или индивидуальным.
В программе можно настроить прямые выплаты больничных и пособий СФР.
Если организация расположена в специальных территориальных условиях, заполняем соответствующую вкладку.
Во вкладке «Расчет зарплаты» делаем отметки, если есть обособленные подразделения и формируются резервы по оплате труда.
При включенном флаге «Расчет резервов по оплате труда» появится дополнительная вкладка в блоке настройки учета зарплаты, которую нужно заполнить.
Кадровые мероприятия
В программе 1С:Бухгалтерия мы можем принимать сотрудников на работу, оформлять отпуска, увольнения, делать кадровые переводы.
Все созданные в программе кадровые документы можно распечатать и передать на подпись.
Прием на работу
Оформим прием на работу нового сотрудника.
При включенном флаге «Запись электронной трудовой книжки» появится возможность заполнить сведения о трудовой деятельности.
Нажимаем на кнопку «Зарегистрировать», нам открывается форма ЕСФ-1, подраздел 1.1. Этот отчет можно создать и в разделе регламентированной отчетности. Его необходимо отправить в СФР не позднее следующего рабочего дня после приема работника.
При приеме на работу подростков в каникулярный период допускается занятость в выходные и праздничные дни. Для работников 15–18 лет требуется письменное согласие самого подростка, для младше 15 лет — согласие родителя или попечителя. В дополнение понадобится направление от службы занятости или членство в студотряде.
Регистрацию трудовой деятельности можно выполнить и из раздела «Зарплата и Кадры — Кадры – Электронные трудовые книжки» с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности». Им также можно изменить или отменить кадровое мероприятие.
С сентября 2025 года действуют новые формы договоров о материальной ответственности. Их можно заключать и хранить в электронном виде. Переводить ранее заключенные договоры не требуется, но ссылки в локальных документах лучше обновить.
Перевод
Когда мы переводим сотрудника в другое подразделение или на другую должность, меняем оклад или ставку, создается документ «Кадровый перевод».
Для примера переведем нашего сотрудника во внешние совместители на 0,5 ставки и сформируем данные для ЕСФ.
Увольнение
Создадим документ «Увольнение». Заполним основание и все остальные реквизиты. После проведения сведения можно отправить в СФР.
При оформлении увольнения теперь применяется уточненный порядок расчета среднего заработка. Изменения коснулись перечня выплат, которые включаются в расчет, а также способа учета повышения окладов. Для выходного пособия предусмотрено отдельное правило: если применяется поденный учет, средний дневной заработок умножается на среднее число рабочих дней месяца. Этот же показатель используется при определении суммы отступных, освобожденных от страховых взносов.
Чтобы избежать расхождений, проверьте локальные документы, например положение об оплате труда. С сентября 2025 года программа учитывает новый порядок автоматически, но если релиз еще не обновлен, расчет можно скорректировать вручную.
Начисление заработной платы и других выплат
Чтобы начислить зарплату или другие выплаты, перейдем в раздел «Зарплата – Все начисления».
Заработная плата
Начисление зарплаты сотрудникам в программе осуществляется на основании тех сведений, которые мы указали в первоначальной настройке программы и созданных кадровых мероприятий.
Создадим документ «Начисление зарплаты».
Укажем месяц начисления. Видим, что документом можно начислить зарплату на первую половину месяца (аванс) и произвести окончательный расчет.
Сначала начислим аванс. Нажимаем «Заполнить».
Документ заполнен согласно окладам сотрудников, начислен НДФЛ. Дата выплаты установилась в соответствии с нашими первоначальными настройками. При необходимости ее можно изменить вручную.
Проведем документ и посмотрим, какие движения он сформировал.
Аванс не формирует бухгалтерских проводок, но создаются записи в регистрах, которые в дальнейшем будут учтены для формирования отчетности.
Теперь создадим документ на окончательную выплату.
Здесь уже начислены НДФЛ и страховые взносы. После проведения документ создает бухгалтерские проводки и делаются записи в регистрах.
Прямо из документа мы можем посмотреть НДФЛ или страховые взносы по каждому сотруднику.
Работа в ночное время — с 22:00 до 6:00 — оплачивается с надбавкой не менее 20 процентов. В настройках программы заведите отдельный вид начисления для ночных смен и свяжите его с графиком рабочего времени.
С июня 2025 года премия может быть уменьшена только в период действия дисциплинарного взыскания и не более чем на 20 процентов месячного заработка. Стимулирующие выплаты, которые зависят от отсутствия замечаний к сотруднику, суммарно также не должны превышать этот предел.
Отпуск
Сотрудникам предоставляются отпуска согласно утвержденному графику. После 6 месяцев работы в организации сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска обычно составляет 28 календарных дней.
Важно! Законодательством допускается дробление отпуска, но одна часть в году должна быть не менее 14 календарных дней.
Создадим документ «Отпуск». Укажем даты отпуска.
Важно! Отпускные должны быть выплачены работнику не позднее 3 календарных дней до начала отпуска.
После проведения документа отпускные начислены, и НДФЛ удержан.
С сентября 2025 года действует уточненный порядок расчета среднего заработка. Для выходных пособий установлено отдельное правило. Если учет ведется по дням, средний дневной заработок умножается на среднее число рабочих дней месяца.
Больничный
Больничный лист выдается медицинской организацией в электронном виде. Первые 3 дня болезни оплачивает работодатель, а остальное — СФР. В некоторых случаях, например, при отпуске по беременности и родам, больничный полностью оплачивает фонд.
Создадим документ «Больничный лист». Данные можно заполнить вручную, а также получить из ФСС при подключенном электронном обмене или загрузить из файла, полученного из фонда.
На основании введенных данных программа произведет расчет больничного.
Работодатель выплачивает больничный в ближайшую дату выплаты зарплаты и предоставляет сведения в СФР.
Выплата заработной платы
После начисления зарплаты или других выплат их нужно выдать сотруднику. Чтобы оформить выплату зарплаты, откроем документ начисления и нажмем кнопку «Выплатить».
После этого программа сформирует документы на выплату.
Ведомости на выплату зарплаты можно открыть в соответствующих разделах.
Настройка способа выплаты
Выплаты производятся наличными либо на банковский счет сотрудника. Перед оплатой нужно для каждого сотрудника указать, каким способом он будет получать зарплату.
В карточке сотрудника настраиваем способ выплаты.
Выплата через кассу
Перейдем в «Зарплата и Кадры – Зарплата – Ведомости в кассу» и откроем созданный документ «Выплата через кассу».
На основании него создан документ «Выдача наличных».
Выплата через банк
Безналичную оплату можно сделать как по зарплатному проекту, так и индивидуально на счет каждому работнику в любом банке. Для этого сотрудник должен написать заявление с указанием своих реквизитов.
Для выплаты через банк в программе формируется документ «Ведомость в банк» («Зарплата и Кадры – Зарплата – Ведомости в банк»).
По кнопке «Оплатить ведомость» формируется платежное поручение в банк.
Отчетность
Отчетность по заработной плате в контролирующие органы в 1С:Бухгалтерия находится в общем блоке регламентированной отчетности.
Уведомления по страховым взносам и НДФЛ формируются в программе во вкладке «Уведомления».
Помимо обязательной отчетности для контролирующих органов, мы можем сформировать множество аналитических отчетов для бухгалтера. Они помогают разобраться в учете и проверять правильность отражения хозяйственных операций. Любую отчетность можно настраивать под свои потребности.
С января 2026 года, если срок уплаты налога приходится на выходной или праздничный день, перечисление необходимо сделать накануне. Уведомления по НДФЛ и страховым взносам теперь можно подавать сразу на несколько месяцев вперед.
С октября 2025 года налоговые органы прекращают принимать обращения через операторов ЭДО. Для отправки документов используйте личный кабинет ФНС или портал Госуслуг.
Что меняется с 2026 года
С января 2026 года федеральный МРОТ составит 27 093 рубля. При проверке начислений стоит убедиться, что у работников выполняется условие по доплате до МРОТ, особенно если применяется сдельная система или установлены неполные ставки.
Материальная помощь при рождении или усыновлении ребенка до года освобождается от НДФЛ и страховых взносов в пределах 1 000 000 рублей. Для корректного отражения в отчетности используйте отдельный вид начисления в программе.
Налоговый календарь также требует внимания: с января 2026 года, если срок уплаты приходится на выходной или праздничный день, платеж нужно провести накануне. Уведомления по НДФЛ и взносам можно подавать заранее — сразу на месяц, квартал или год.
