Изменение оклада сотруднику в 1C – стандартная процедура, которая на первый взгляд не вызывает никаких трудностей. Однако это действие может выполняться по-разному в зависимости от особенностей кадрового учета в организации. Рассмотрим основные способы изменения оклада с использованием программ 1С:Предприятие 8.3.
Изменение оклада в 1С:ЗУП 8.3
Изменение оклада в 1С:ЗУП возможно несколькими способами. В зависимости от того, меняем ли мы оклад одному или нескольким работникам, дополнительно регистрируем другие мероприятия, проводим индексацию по компании — мы используем различные документы.
Где в 1С:ЗУП изменить оклад одному сотруднику
Оклад конкретного сотрудника можно пересмотреть, если меняются организационные или технологические условия работы. К примеру, ему поручают дополнительные функции — и зарплата растет. Либо, наоборот, направление деятельности сокращается — и компания вынуждена снизить оплату. В любом случае изменение размера оплаты труда возможно только с письменного согласия работника и соответствующей корректировкой трудового договора. Если речь идет о снижении оклада, работодатель обязан уведомить сотрудника за два месяца, а в случае его несогласия, предложить иную вакансию или расторгнуть договор с выплатой выходного пособия.
Изменение оплаты труда в 1С:ЗУП
Документ «Изменение оплаты труда» позволяет установить новый размер выплат для одного конкретного работника. При этом можно изменить или отменить другие начисления, которые есть у этого работника. Это узкоспециализированная форма, предназначенная только для корректировки оплаты. Здесь нельзя попутно изменить должность, ставку или другие параметры, которые повлекли изменение оклада.
Например, руководство приняло решение отменить ежемесячную премию для менеджера с одновременным повышением оклада. При заполнении формы указываем:
- Дата изменения – дата, с которой оклад будет считаться по-новому. Она может не совпадать с датой самого документа (датой приказа или иного документа-основания).
- Сотрудник – выбираем нужного из списка. После этого табличная часть автоматически заполнится действующими начислениями по этому работнику.
- Изменить начисления – при установленной галочке доступно изменение начислений. Указываем в табличной части новый оклад – 80 000 рублей. Для ежемесячной премии используем команду «Отменить». В графе «Комментарий» появится пояснение по внесенным корректировкам – отмена премии и увеличение оклада с указанием прибавки.
Кадровый перевод в 1С:ЗУП
Кадровый перевод – универсальный документ, который можно использовать для корректировки одного или нескольких параметров (перевода на другой график, должность), а также и для изменения оклада.
Если кроме оклада больше ничего не меняется, то главную вкладку не заполняем. На вкладке «Оплата труда» вносим новую сумму и корректируем другие начисления при необходимости.
Как в 1С:ЗУП изменить оклады нескольким сотрудникам
На практике очень часто изменение окладов не происходит для одного сотрудника. Пересмотр оплаты труда может производиться для определенной должности, подразделения или всего предприятия в целом.
Порядок группового изменения окладов зависит от того, как ведется штатное расписание.
- 1 вариант – с сохранением истории. Нужно предварительно изменить штатное расписание.
- 2 вариант – без сохранения истории или не ведется. Можно сразу перейти к изменению окладов.
Изменение оклада через штатное расписание в 1С:ЗУП
Документ «Изменение штатного расписания» (Кадры – Штатное расписание) доступен, если в программе установлены настройки по хранению его истории. При изменении окладов работникам нужно предварительно установить новый размер оплату труда для каждой позиции штатного расписания.
Допустим, на заводе решают увеличить зарплаты сотрудников цеха сборки на 20%. В графе «Подразделение» выбираем значение «Сборочный цех». После этого в табличной части появятся все должности, относящиеся к этому подразделению.
Чтобы внести корректировки в оклады, воспользуемся функцией заполнения показателей:
- Отметим галочкой поле «Оклад».
- Укажем тип изменения. Для процентного повышения используем опцию «Умножить на».
- Введем множитель 1,2 (соответствует 20%) и сохраним настройки, нажав «OK».
Проверить изменения и сравнить новый и старый оклад можно с помощью кнопки «Подробные сведения». После проверки перенесем новые оклады на конкретных работников. Для этого нажимаем кнопку «Изменить начисления сотрудников» в нижней части формы и попадаем в окно создания нового документа «Изменение плановых начислений».
С помощью него новые оклады будут «закреплены» за сотрудниками, которые работают на этих должностях в цехе сборки. Табличная часть автоматически заполнится данными об этих работниках с присвоенными новыми окладами.
Изменение оклада без использования штатного расписания в 1С:ЗУП
Если штатка не ведется в программе или ее история не сохраняется, то документ «Изменение штатного расписания» недоступен (не будет отражаться). Оклад меняется только одним документом — «Изменение плановых начислений».
Документ создается из раздела «Зарплата — Изменение оплаты сотрудников».
Изменение окладов можно проводить вручную для каждой строки или с помощью группового заполнения, указав параметр корректировки аналогично предыдущему примеру.
В документе можно задать разные даты и сроки действия окладов для работников, установив соответствующие галочки.
Как в 1С:ЗУП проиндексировать оклады
Практически все предприятия индексируют зарплату своим работникам. Это может быть увеличение зарплаты, связанное с обязанностью обеспечить прожиточный минимум, ежегодная поправка на инфляцию или же просто увеличение для поддержания покупательской способности. В отличие от обычного повышения окладов индексацию нужно проводить всем работникам.
Проиндексировать оклады в 1С:ЗУП возможно, если в настройках установлен флаг «Выполняется индексация заработка сотрудников».
Тогда в документах появятся поля об индексации. Такое изменение впоследствии будет учитываться при расчете всех выплат, привязанных к среднему заработку: отпускные, командировочные и прочие.
В документе «Изменение плановых начислений», сформированном на основе штатного расписания, для каждого сотрудника автоматически рассчитывается коэффициент индексации. Датой начала корректировок всегда принимается первое число месяца (например, указываем «Сентябрь 2025» – изменения вступят с 1 сентября 2025).
Поскольку индексация проводится единовременно и для всех работников, поле со сроками в документе неактивно — редактирование здесь недоступно.
Если изменение плановых начислений создается как самостоятельный документ, устанавливаем отметку об индексации и дальше заполняем данные, как в предыдущих примерах. Флаг «Учитывать повышение заработка при индексации» должен быть снят. Он устанавливается только при обычном повышении оклада, не являющемся индексацией, чтобы учесть это повышение при будущих индексациях.
Изменение оклада в 1С:Бухгалтерия 8.3
Изменение оклада в 1С:Бухгалтерия выполняется отдельным документом для каждого работника.
Предварительная настройка 1С:Бухгалтерия
Корректировка размера оплаты труда производится кадровым переводом. Этот документ по умолчанию доступен при полной функциональности. При выборочной функциональности должна быть установлена галочка «Кадровые документы».
Документ «Кадровый перевод» в 1С:Бухгалтерия 8.3
Документ «Кадровый перевод» в 1С:Бухгалтерия позволяет отразить как изменение условий для работника (другая должность, подразделение, ставка), так и поменять оклад.
Форма расположена в разделе «Зарплата и Кадры – Кадровые документы». Нажимаем «Создать» и выбираем «Кадровый перевод».
- В поле «Оклад» устанавливаем новый размер заработка.
- Указываем причину перевода и основание. Например, «Рекомендация руководителя» и «Служебная записка».
- Проверяем, чтобы галочка «Запись электронной трудовой книжки была снята».
- При изменении оклада, не совмещенного с другими изменениями (должность, ставка и пр.), отчетность в СФР не отправляется.
Старый оклад, который применялся до даты изменения, отразится в правой части документа.
К созданию документа можно перейти также из карточки сотрудника. Для этого находим поле «Оклад», где указан действующий оклад работника. Нажимаем на ссылку «Изменить» рядом с этим полем. Откроется новый кадровый перевод, в котором и указываем новый размер оплаты труда.
Процедура изменения оклада в 1С варьируется в зависимости от цели изменений: индивидуальная корректировка, групповое повышение или обязательная индексация. Для каждой ситуации внести корректировки и выполнить необходимые сопутствующие действия.
