Правильный учет отпусков в 1С – залог корректных выплат и соблюдения законодательства. Помимо основного отпуска, компании предоставляют дополнительные дни отдыха, которые также нужно фиксировать в системе. Разберем, как в 1С ЗУП оформить отпуск, учесть изменения 2025 года и избежать ошибок в расчетах.
Отпуск по ТК РФ в 2025 году
Отпуска будущего года утверждаются заранее и фиксируются в графике отпусков. Этот документ составляется до 17 декабря предыдущего года. Чтобы получить очередной отпуск, работник должен трудиться в организации более полугода. При согласии руководства компании в отпуск можно пойти и раньше этого срока. Полугодовой период не применяется для таких категорий работников, как женщины перед отпуском по беременности и родам, несовершеннолетние и др.
Некоторые сотрудники имеют приоритетное право на выбор периода отпуска. К ним относятся:
- Многодетные сотрудники,
- Родители ребенка-инвалида,
- Несовершеннолетние,
- Супруги военнослужащих,
- Прочие категории согласно ТК РФ.
Расчет отпуска производится исходя из среднего заработка. Для определения суммы отпускных в 2025 году нужно учитывать некоторые изменения.
- Увеличен МРОТ с 01.01.2025 до 22 440 рублей. Средний заработок сотрудника для расчета отпуска нужно сравнивать с новым МРОТ и применять большее значение.
- Введена новая градация доходов физлиц. Прогрессивная шкала НДФЛ применяется ко всем доходам сотрудника, в том числе и к отпускным.
Подробнее о расчете НДФЛ по новым правилам читайте в статье «Как рассчитывать НДФЛ в 2025 году».
Как оформить отпуск в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП формирование отпуска выполняется документами «Отпуск» и «Отпуск сотрудников». Программа поддерживает учет различных видов отпусков, включая дополнительные и созданные самой организацией. Процесс создания отпускных выплат состоит из нескольких этапов:
- Заполнение графика отпусков,
- Назначение права на отпуск,
- Создание документа для отпуска,
- Выплата отпускных.
Виды отпусков
Основной отпуск предусмотрен ТК РФ и обычно составляет 28 дней. Для некоторых категорий сотрудников он может быть больше:
- Педагоги – до 56 дней.
- Госслужащие – имеют увеличенный отпуск, зависящий от выслуги.
- Инвалиды – имеют 2 дополнительных дня.
Помимо обязательного отпуска, сотрудникам может быть предоставлены дополнительные дни отдыха. Некоторые из них являются обязательными и регламентируются ТК РФ:
- За ненормированный график,
- За опасные или вредные условия труда,
- При особых видах работ,
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера.
Также организация может самостоятельно установить дополнительные дни отдыха для сотрудников. Такие условия прописываются во внутренних регламентах компании.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом мы можем настроить любые виды отпусков. Чтобы задать параметры, переходим в справочник «Виды отпусков». Например, добавим поощрительный отпуск для сотрудников с длительным стажем. Установим настройку зависимости от стажа и укажем градацию по количеству дней.
Назначение права на отпуск в 1С:ЗУП
Перед тем как предоставить отпуск работнику, необходимо зафиксировать, какие виды отпуска ему положены. Это можно сделать несколькими способами:
- Индивидуально каждому сотруднику. Указать отпуск, положенный сотруднику, в кадровых документах, например, при приеме на работу.
- Одновременно для всех работников организации. Для этого в справочнике для этого вида отпуска устанавливаем такую отметку. Для некоторых видов эта галочка уже установлена и неактивна, т. к. предоставление отпуска обязательно для всех сотрудников по законодательству.
- Для позиции штатного расписания (должности). Добавить право на отпуск можно на вкладке «Дополнительно». Этот метод подходит при введении новой позиции. Если сотрудник уже занимает эту должность, то добавление не будет к нему применено.
Для некоторых категорий сотрудников размер отпуска может быть установлен законодательно и зависеть от условий работы. Например, для районов Крайнего Севера признак территории, который формирует право на отпуск, указывается в карточке организации. Право на такой отпуск для сотрудников будет отражено автоматически в кадровых документах.
Документ «Отпуск сотрудников»
В компаниях с большим штатом оформление отпусков производится довольно часто. Для группового оформления отпусков используется документ «Отпуск сотрудников», расположенный в разделе «Кадры».
В качестве примера создадим документ для двух сотрудников:
- Белова Светлана уходит в отпуск по графику с 21.01.2025 сроком на 7 дней,
- Колесниковой Елене предоставляется очередной отпуск с 23.01.2025 на 14 дней и дополнительный отпуск – 3 дня.
Внесение данных можно выполнить по кнопке «Подбор» или «Добавить». Укажем данные об отпусках сотрудников:
- Даты отпусков (число дней будет посчитано программой),
- Период, за который предоставлены отпуска (определяется автоматически исходя из неотгуленных дней),
- Виды отпусков,
- Основание – график отпусков,
При необходимости проставляются дополнительные отметки (освобождение ставки, материальная помощь к отпуску, компенсация).
По кнопке «Печать» мы можем вывести общий приказ по всем сотрудникам (Т-6а), в том числе по видам отпусков или создать приказы на каждого в отдельности (Т-6).
Далее создаются отдельные документы по каждому работнику. Это можно сделать по ссылке «Оформить отпуска» внизу или поэтапно для каждого сотрудника в колонке «Учет отсутствия».
При этом откроется форма документа «Отпуск» на одного сотрудника. Если необходимо, в нее вносятся недостающие сведения. Когда отдельные документы будут проведены, статус «Оформить отпуск» сменится на «Отпуск учтен».
Расчет и выплата отпускных в 1С:ЗУП
Расчет отпускных в программе 1С ЗУП проводится документом «Отпуск». Он может быть сделан на основании графика отпусков либо путем создания нового документа.
Документ «Отпуск»
Все документы по назначению отпусков находятся в разделе «Зарплата – Отпуска». С помощью документа «Отпуск» можно:
- Задать параметры отпуска,
- Сделать расчет,
- Создать приказ на отпуск.
Добавим новый документ по кнопке «Создать».
Сотрудница Бажова Светлана Нурисламовна уходит в отпуск с 20.01.2025 по 02.02.2025. Заполним необходимые сведения:
- Месяц – январь установлен по умолчанию. В нем будут зарегистрированы все расчеты.
- Даты отпуска – число дней будет рассчитано. Если укажем количество дней отпуска, то программа рассчитает дату окончания отпуска с учетом праздничных нерабочих дней согласно календарю.
- Устанавливаем отметку «учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» – программа проведет сравнение с МРОТ и выполнит расчет по большему значению.
- Рассчитывать зарплату за январь – отметка проставляется автоматически в некоторых случаях. Например, если месяц начисления указан «Январь», а отпуск начнется в феврале. В нашем случае флаг не установлен, т. к. месяцы совпадают.
- Предоставляется за период работы – проставляются более ранние неотгуленные периоды. Можно провалиться по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» и посмотреть остатки.
- Основание – у нас это график отпусков. Это поле отразится в приказе.
- Выплата – можно совместить выплату с зарплатой, авансом или сделать отдельно
- Планируемая дата выплаты – не позднее 3 календарных дней до начала отпуска. Если день выплаты выпадает на праздник или выходной, то накануне.
На второй вкладке «Дополнительные отпуска» указываем положенный сотруднику допотпуск – 3 дня. Дата окончания будет проставлена автоматически.
На основании этих данных и информации о заработке сотрудника, которая есть в программе, будет выполнен расчет отпускных.
Расчет среднего заработка
Расчет отпуска выполняется на основании среднего заработка сотрудника за последний год. В отпуск наш сотрудник уходит в январе, поэтому для расчета учитываются предыдущие 12 месяцев: с января 2024 по декабрь 2024.
Средний заработок определяется как сумма всех начислений за этот период.
При расчете не учитываются некоторые периоды и их начисления: нахождения на больничном, простои и прочие случаи, предусмотренные законодательством.
Начисления, формирующие средний заработок в программе, можно найти в разделе «Настройка – Начисления».
Сумма отпускных рассчитывается по формуле:
- Отпускные = Среднедневной заработок x Количество дней отпуска
Среднедневной заработок за целый месяц определяется как:
- Среднедневной заработок = Начисление / количество месяцев / 29,3, где 29,3 — усреднённый показатель количества дней в месяце
В нашем примере общая сумма начислений – 275 000 рублей.
- Сотрудник в расчетном периоде отработал полных 5 месяцев.
- Среднедневной заработок: 275 000 / 5/ 29,3 = 1 877,13 рублей.
Для просмотра начислений по периодам и количества отработанных дней нажимаем на значок «карандаш» в поле «Средний заработок».
Полный расчет начисленного отпуска можно вывести по кнопке «Печать – Подробный расчет начислений».
НДФЛ с отпуска в 1С:ЗУП
Отпуск является доходом работника и облагается НДФЛ в общем порядке. Если к доходам сотрудника применяются налоговые вычеты, они учитываются при расчете НДФЛ и с отпускных. Если при начислении отпуска доход сотрудника с начала года превысит пороговый уровень, то применится повышенная ставка налога.
В документе «Отпуск» датой начисления НДФЛ является «Планируемая дата выплаты».
В нашем примере НДФЛ будет рассчитан на дату выплаты – 14.01.2025. У сотрудника нет налоговых вычетов и превышения дохода, поэтому налог рассчитан по стандартной ставке:
- 31 911,21 x 13% = 4 148 рублей.
Удержание НДФЛ с доходов сотрудника производится при выплате зарплаты. Датой удержания будет являться дата выплаты отпускных по ведомости. В случае если дата в ведомости будет изменена, то и дата удержания налога тоже изменится.
Выплата отпускных в 1С
Чтобы выдать отпускные сотруднику, нажимаем кнопку «Выплатить». Такой вариант применяется, если выплата происходит отдельно от аванса или зарплаты. В поле «Выплата» в этом случае выбирается значение «В межрасчетный период».
Если отпускные будут выплачиваться вместе с другими выплатами (з/п или аванс), то указываются эти значения в поле «Выплата».
Ведомость также можно создать и из раздела «Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты». В поле «Выплачивать» указывается:
- Отпуска – выплачиваем только отпуск,
- Зарплата за месяц – при выплате в зарплату,
- Отпуска под расчет – выплата происходит в зарплату с учетом ранее выплаченной з/п за первую половину месяца.
Выбираем наш документ «Отпуск».
Документ «Ведомость» заполнится на основании введенного нами документа «Отпуск». Выплата будет произведена на счет в банке, указанный в карточке сотрудника.
Частые ошибки в 1С:ЗУП и их устранение
Бухгалтеру нужно контролировать правильность начисления не только отпускных, но и налогов и взносов. При расчете отпусков могут появиться нюансы, связанные с пересчетом сумм, сдвигом отпусков или их отменой.
Изменить уже выплаченные отпускные придется, если сотрудник:
- Был досрочно отозван из отпуска,
- Заболел, находясь в отпуске.
Исправление уже выплаченных отпускных зависит от того, в каком периоде они производятся. Если период еще не закрыт и изменения произошли в текущем месяце, то допускается внести исправления в первоначальный документ «Отпуск». При этом документ выплаты не корректируется, разница будет учтена при последующих выплатах.
Если исправление происходит в следующем месяце, то необходимо использовать ссылку «Исправить» для изменения или «Сторнировать» для полной отмены.
В новом документе вводятся измененные даты, и сумма отпускных автоматически пересчитывается.
Программа 1С:ЗУП обладает расширенным функционалом для начисления отпусков. Она позволяет учитывать накопленные отпуска и следить за исполнением графика отпусков. В программе можно рассчитывать все виды отпускных, выплачивать компенсацию, матпомощь и другие выплаты отпускнику.