Ваша заявка принята в работу!

Консультант перезвонит Вам в рабочее время по телефону



Заказы обрабатываются по будням с 9:00 до 18:00. Заявки, зарегистрированные в выходные дни, будут рассмотрены в ближайший рабочий день.

Напишите, пожалуйста, на info@assistant1c.com, если с Вами не связались.

1C:ЗУП
31.01.2025
37 минут

Отпуск в 1С:ЗУП

Елена Виданова

Елена Виданова

Главный бухгалтер

Правильный учет отпусков в 1С – залог корректных выплат и соблюдения законодательства. Помимо основного отпуска, компании предоставляют дополнительные дни отдыха, которые также нужно фиксировать в системе. Разберем, как в 1С ЗУП оформить отпуск, учесть изменения 2025 года и избежать ошибок в расчетах.

Отпуск по ТК РФ в 2025 году

Отпуска будущего года утверждаются заранее и фиксируются в графике отпусков. Этот документ составляется до 17 декабря предыдущего года. Чтобы получить очередной отпуск, работник должен трудиться в организации более полугода. При согласии руководства компании в отпуск можно пойти и раньше этого срока. Полугодовой период не применяется для таких категорий работников, как женщины перед отпуском по беременности и родам, несовершеннолетние и др.

Некоторые сотрудники имеют приоритетное право на выбор периода отпуска. К ним относятся:

  • Многодетные сотрудники,
  • Родители ребенка-инвалида,
  • Несовершеннолетние,
  • Супруги военнослужащих,
  • Прочие категории согласно ТК РФ.

Расчет отпуска производится исходя из среднего заработка. Для определения суммы отпускных в 2025 году нужно учитывать некоторые изменения.

  • Увеличен МРОТ с 01.01.2025 до 22 440 рублей. Средний заработок сотрудника для расчета отпуска нужно сравнивать с новым МРОТ и применять большее значение.
  • Введена новая градация доходов физлиц. Прогрессивная шкала НДФЛ применяется ко всем доходам сотрудника, в том числе и к отпускным.

Подробнее о расчете НДФЛ по новым правилам читайте в статье «Как рассчитывать НДФЛ в 2025 году».

Как оформить отпуск в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП формирование отпуска выполняется документами «Отпуск» и «Отпуск сотрудников». Программа поддерживает учет различных видов отпусков, включая дополнительные и созданные самой организацией. Процесс создания отпускных выплат состоит из нескольких этапов:

  • Заполнение графика отпусков,
  • Назначение права на отпуск,
  • Создание документа для отпуска,
  • Выплата отпускных.

Виды отпусков

Основной отпуск предусмотрен ТК РФ и обычно составляет 28 дней. Для некоторых категорий сотрудников он может быть больше:

  • Педагоги – до 56 дней.
  • Госслужащие – имеют увеличенный отпуск, зависящий от выслуги.
  • Инвалиды – имеют 2 дополнительных дня.

Помимо обязательного отпуска, сотрудникам может быть предоставлены дополнительные дни отдыха. Некоторые из них являются обязательными и регламентируются ТК РФ:

  • За ненормированный график,
  • За опасные или вредные условия труда,
  • При особых видах работ,
  • Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера.

Также организация может самостоятельно установить дополнительные дни отдыха для сотрудников. Такие условия прописываются во внутренних регламентах компании.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом мы можем настроить любые виды отпусков. Чтобы задать параметры, переходим в справочник «Виды отпусков». Например, добавим поощрительный отпуск для сотрудников с длительным стажем. Установим настройку зависимости от стажа и укажем градацию по количеству дней.

Виды отпусков в 1С ЗУП

Назначение права на отпуск в 1С:ЗУП

Перед тем как предоставить отпуск работнику, необходимо зафиксировать, какие виды отпуска ему положены. Это можно сделать несколькими способами:

  • Индивидуально каждому сотруднику. Указать отпуск, положенный сотруднику, в кадровых документах, например, при приеме на работу.

Назначение права на отпуск в 1С:ЗУП - Индивидуально

  • Одновременно для всех работников организации. Для этого в справочнике для этого вида отпуска устанавливаем такую отметку. Для некоторых видов эта галочка уже установлена и неактивна, т. к. предоставление отпуска обязательно для всех сотрудников по законодательству.

Назначение права на отпуск в 1С:ЗУП - Одновременно для всех сотрудников организации.

  • Для позиции штатного расписания (должности). Добавить право на отпуск можно на вкладке «Дополнительно». Этот метод подходит при введении новой позиции. Если сотрудник уже занимает эту должность, то добавление не будет к нему применено.

Назначение права на отпуск в 1С:ЗУП - Для должности

Для некоторых категорий сотрудников размер отпуска может быть установлен законодательно и зависеть от условий работы. Например, для районов Крайнего Севера признак территории, который формирует право на отпуск, указывается в карточке организации. Право на такой отпуск для сотрудников будет отражено автоматически в кадровых документах.

Документ «Отпуск сотрудников»

В компаниях с большим штатом оформление отпусков производится довольно часто. Для группового оформления отпусков используется документ «Отпуск сотрудников», расположенный в разделе «Кадры».

В качестве примера создадим документ для двух сотрудников:

  • Белова Светлана уходит в отпуск по графику с 21.01.2025 сроком на 7 дней,
  • Колесниковой Елене предоставляется очередной отпуск с 23.01.2025 на 14 дней и дополнительный отпуск – 3 дня.

Внесение данных можно выполнить по кнопке «Подбор» или «Добавить». Укажем данные об отпусках сотрудников:

  • Даты отпусков (число дней будет посчитано программой),
  • Период, за который предоставлены отпуска (определяется автоматически исходя из неотгуленных дней),
  • Виды отпусков,
  • Основание – график отпусков,

При необходимости проставляются дополнительные отметки (освобождение ставки, материальная помощь к отпуску, компенсация).

Документ “Отпуск сотрудников” в 1С ЗУП

По кнопке «Печать» мы можем вывести общий приказ по всем сотрудникам (Т-6а), в том числе по видам отпусков или создать приказы на каждого в отдельности (Т-6).

Далее создаются отдельные документы по каждому работнику. Это можно сделать по ссылке «Оформить отпуска» внизу или поэтапно для каждого сотрудника в колонке «Учет отсутствия».
При этом откроется форма документа «Отпуск» на одного сотрудника. Если необходимо, в нее вносятся недостающие сведения. Когда отдельные документы будут проведены, статус «Оформить отпуск» сменится на «Отпуск учтен».

Расчет и выплата отпускных в 1С:ЗУП

Расчет отпускных в программе 1С ЗУП проводится документом «Отпуск». Он может быть сделан на основании графика отпусков либо путем создания нового документа.

Документ «Отпуск»

Все документы по назначению отпусков находятся в разделе «Зарплата – Отпуска». С помощью документа «Отпуск» можно:

  • Задать параметры отпуска,
  • Сделать расчет,
  • Создать приказ на отпуск.

Добавим новый документ по кнопке «Создать».

Сотрудница Бажова Светлана Нурисламовна уходит в отпуск с 20.01.2025 по 02.02.2025. Заполним необходимые сведения:

  • Месяц – январь установлен по умолчанию. В нем будут зарегистрированы все расчеты.
  • Даты отпуска – число дней будет рассчитано. Если укажем количество дней отпуска, то программа рассчитает дату окончания отпуска с учетом праздничных нерабочих дней согласно календарю.
  • Устанавливаем отметку «учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» – программа проведет сравнение с МРОТ и выполнит расчет по большему значению.
  • Рассчитывать зарплату за январь – отметка проставляется автоматически в некоторых случаях. Например, если месяц начисления указан «Январь», а отпуск начнется в феврале. В нашем случае флаг не установлен, т. к. месяцы совпадают.
  • Предоставляется за период работы – проставляются более ранние неотгуленные периоды. Можно провалиться по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» и посмотреть остатки.
  • Основание – у нас это график отпусков. Это поле отразится в приказе.
  • Выплата – можно совместить выплату с зарплатой, авансом или сделать отдельно
  • Планируемая дата выплаты – не позднее 3 календарных дней до начала отпуска. Если день выплаты выпадает на праздник или выходной, то накануне.

Документ «Отпуск» в 1С ЗУП

На второй вкладке «Дополнительные отпуска» указываем положенный сотруднику допотпуск – 3 дня. Дата окончания будет проставлена автоматически.

Дополнительный отпуск в 1С ЗУП 8.3

На основании этих данных и информации о заработке сотрудника, которая есть в программе, будет выполнен расчет отпускных.

Расчет среднего заработка

Расчет отпуска выполняется на основании среднего заработка сотрудника за последний год. В отпуск наш сотрудник уходит в январе, поэтому для расчета учитываются предыдущие 12 месяцев: с января 2024 по декабрь 2024.

Средний заработок определяется как сумма всех начислений за этот период.

При расчете не учитываются некоторые периоды и их начисления: нахождения на больничном, простои и прочие случаи, предусмотренные законодательством.

Начисления, формирующие средний заработок в программе, можно найти в разделе «Настройка – Начисления».

Сумма отпускных рассчитывается по формуле:

  • Отпускные = Среднедневной заработок x Количество дней отпуска

Среднедневной заработок за целый месяц определяется как:

  • Среднедневной заработок = Начисление / количество месяцев / 29,3, где 29,3 — усреднённый показатель количества дней в месяце

В нашем примере общая сумма начислений – 275 000 рублей.

  • Сотрудник в расчетном периоде отработал полных 5 месяцев.
  • Среднедневной заработок: 275 000 / 5/ 29,3 = 1 877,13 рублей.

Для просмотра начислений по периодам и количества отработанных дней нажимаем на значок «карандаш» в поле «Средний заработок».

Расчет среднего заработка в 1С

Полный расчет начисленного отпуска можно вывести по кнопке «Печать – Подробный расчет начислений».

Расчет отпуска в 1С ЗУП

НДФЛ с отпуска в 1С:ЗУП

Отпуск является доходом работника и облагается НДФЛ в общем порядке. Если к доходам сотрудника применяются налоговые вычеты, они учитываются при расчете НДФЛ и с отпускных. Если при начислении отпуска доход сотрудника с начала года превысит пороговый уровень, то применится повышенная ставка налога.

В документе «Отпуск» датой начисления НДФЛ является «Планируемая дата выплаты».

В нашем примере НДФЛ будет рассчитан на дату выплаты – 14.01.2025. У сотрудника нет налоговых вычетов и превышения дохода, поэтому налог рассчитан по стандартной ставке:

  • 31 911,21 x 13% = 4 148 рублей.

НДФЛ с отпуска в 1С:ЗУП

Удержание НДФЛ с доходов сотрудника производится при выплате зарплаты. Датой удержания будет являться дата выплаты отпускных по ведомости. В случае если дата в ведомости будет изменена, то и дата удержания налога тоже изменится.

Выплата отпускных в 1С

Чтобы выдать отпускные сотруднику, нажимаем кнопку «Выплатить». Такой вариант применяется, если выплата происходит отдельно от аванса или зарплаты. В поле «Выплата» в этом случае выбирается значение «В межрасчетный период».

Выплата отпускных в 1С

Если отпускные будут выплачиваться вместе с другими выплатами (з/п или аванс), то указываются эти значения в поле «Выплата».

Ведомость также можно создать и из раздела «Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты». В поле «Выплачивать» указывается:

  • Отпуска – выплачиваем только отпуск,
  • Зарплата за месяц – при выплате в зарплату,
  • Отпуска под расчет – выплата происходит в зарплату с учетом ранее выплаченной з/п за первую половину месяца.

Выбираем наш документ «Отпуск».

Создание ведомости на выплату отпускных в 1С

Документ «Ведомость» заполнится на основании введенного нами документа «Отпуск». Выплата будет произведена на счет в банке, указанный в карточке сотрудника.

Ведомость на выплату зарплаты в 1С

Частые ошибки в 1С:ЗУП и их устранение

Бухгалтеру нужно контролировать правильность начисления не только отпускных, но и налогов и взносов. При расчете отпусков могут появиться нюансы, связанные с пересчетом сумм, сдвигом отпусков или их отменой.

Изменить уже выплаченные отпускные придется, если сотрудник:

  • Был досрочно отозван из отпуска,
  • Заболел, находясь в отпуске.

Исправление уже выплаченных отпускных зависит от того, в каком периоде они производятся. Если период еще не закрыт и изменения произошли в текущем месяце, то допускается внести исправления в первоначальный документ «Отпуск». При этом документ выплаты не корректируется, разница будет учтена при последующих выплатах.

Если исправление происходит в следующем месяце, то необходимо использовать ссылку «Исправить» для изменения или «Сторнировать» для полной отмены.

В новом документе вводятся измененные даты, и сумма отпускных автоматически пересчитывается.

Ошибки в 1С ЗУП

Программа 1С:ЗУП обладает расширенным функционалом для начисления отпусков. Она позволяет учитывать накопленные отпуска и следить за исполнением графика отпусков. В программе можно рассчитывать все виды отпускных, выплачивать компенсацию, матпомощь и другие выплаты отпускнику.

Нужна консультация?

Оставьте заявку. Наши специалисты
ответят на ваши вопросы.

Ноутбук

Читайте также

Подпишитесь на наши новости

Только самые актуальные и интересные материалы

Наврех