Воинский учет в 1С требует от работодателей точности и оперативности. Ошибка в данных или задержка в передаче сведений может привести к штрафам и усиленному контролю со стороны военкоматов. Внедрение единого реестра упростило процесс подачи информации. Однако организациям важно не только своевременно фиксировать сведения, но и оперативно их обновлять. Как избежать рисков и автоматизировать воинский учет?
Разберем, какие изменения вступили в силу в 2025 году, как вести учет военнообязанных в 1С Бухгалтерия предприятия, какие документы воинского учета нужно формировать работодателям.
Воинский учет с 2025 года
С ноября 2024 года работодатели обязаны организовывать воинский учет сотрудников и направлять данные в электронном виде через государственную информационную систему «Единый реестр сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету». Она заменяет бумажные формы учета и упрощает обмен данными между предприятиями и военными комиссариатами.
Министерство обороны утвердило регламент ведения реестра, интегрированного с базой данных о направленных и врученных повестках. Работодатели обязаны вносить в систему информацию о:
- приеме на работу и увольнении сотрудников, состоящих на воинском учете;
- изменениях в персональных данных работников;
- лицах, подлежащих постановке на воинский учет, но еще не зарегистрированных в соответствующих органах.
Данный порядок направлен на актуализацию данных и повышение эффективности учета военнообязанных граждан. Передача данных осуществляется через портал госуслуг, региональные системы, другие утвержденные платформы.
Отчетность по воинскому учету
Организации несут ответственность не только за ведение воинского учета сотрудников, но и за своевременную передачу сведений в военные комиссариаты. В обязанности работодателей входят:
- Оповещение о приеме на работу и увольнении военнообязанных — в срок до 5 рабочих дней.
- Передача информации об изменении персональных данных (место проживания, семейное положение, уровень образования) — не позднее 5 рабочих дней.
- Разработка и утверждение годового плана по воинскому учету — до 31 декабря. Формирование и отправка списков сотрудников для сверки — по запросу военкомата.
- Вручение повесток работникам — минимум за 3 дня до назначенной даты явки.
Несоблюдение сроков или порядка предоставления данных грозит штрафами как для организации, так и для ответственного за ВУР сотрудника. С внедрением электронного реестра контроль со стороны военкоматов усиливается, а система автоматически фиксирует нарушения и может инициировать наложение санкций.
Настройка воинского учета в 1С
Функционал 1С позволяет вести учет военнообязанных сотрудников и формировать отчетность для военкомата. Посмотрим, как настроить такой учет на примере программы 1С:Бухгалтерия.
Для включения этой возможности в системе должна быть выбрана соответствующая настройка.
После этого в карточке сотрудника появятся поля для заполнения соответствующих сведений.
Как вести воинский учет сотрудников в 1С
Воинский учет ведется по всем работникам, работающим по трудовым договорам, включая внешних совместителей.
Учету подлежат все мужчины с 18 лет, в том числе:
- Призывники в возрасте до 30 лет,
- Уволенные в запас,
- Выпускники военных вузов и вузов с военной кафедрой,
- Освобожденные от призыва старше 30 лет.
На учет обязаны также встать женщины некоторых специальностей: врачи, медсестры, телеграфисты.
Документы воинского учета можно найти в разделе «Зарплата и кадры».
Рассмотрим отчеты, которые подает работодатель при проведении кадровых мероприятий и при изменении данных сотрудников.
Заполнение извещения о приеме (увольнении)
Специалист кадровой службы при оформлении нового сотрудника изучает его военные документы и устанавливает, относится ли он к военнообязанным гражданам. Вся полученная информация заносится в учетную карточку.
Ответственный за ведение воинского учета в организации, направляет уведомление в военкомат о трудоустройстве работника в пятидневный срок после издания приказа. Информация об ответственном работнике указывается в карточке воинского учета организации.
Извещение о приеме сотрудника формируется в разделе отчетности.
Сформированный документ отправляется в военкомат.
Сведения об увольнении формируются аналогичным образом.
Извещение об изменении данных
Компания-работодатель обязана известить в военкомат, если у сотрудника изменились:
- Семейное положение,
- Образование,
- Должность либо место работы в организации,
- Адрес проживания,
- Состояние здоровья (существенные изменения).
При поступлении от работника обновленных данных кадровому специалисту заполнить листок сообщения об изменениях.
После этого в течение 5 дней направляются сведения об изменениях для военкомата («Зарплата и кадры – Отчеты по воинскому учету»).
Ведение бронирования сотрудников в 1С 8.3
С марта 2025 года начнут действовать обновленные правила бронирования сотрудников. Теперь бронировать работников смогут только:
- Государственные органы, муниципальные администрации, ЦБ, Росатом, Роскосмос;
- Компании с мобилизационными заданиями;
- Предприятия, выполняющие гособоронзаказ;
- Подведомственные структуры федеральных органов (Минобороны, МВД, ФСБ, СВР).
Работодатели обязаны уточнять возможность бронирования в местных комиссиях. Доступ к данным предоставляется только при личном обращении. После рассмотрения заявления комиссия выдает нормативные документы и бланки.
Список работников, на которых оформляется отсрочка (форма №8), можно сформировать в разделе «Кадры – Документы бронирования».
После утверждения ходатайства военкоматом вводится документ «Бронирование граждан» в 1С. В карточку работника добавляются реквизиты ходатайства и удостоверения отсрочки.
Воинский учет для работодателей является обязательным и контроль за его исполнением усиливается. При внесении кадровых мероприятий и личных данных работников в программу 1С:Бухгалтерия вся отчетность для военкоматов формируется автоматически. Это существенно облегчает задачу ответственному сотруднику и позволяет хранить всю информацию в одной программе.
