Инвентаризация складских остатков – обязательная операция, подлежащая выполнению как минимум один раз в год. Данное мероприятие дает возможность сверить реальное количество ТМЦ с информацией, отраженной в учетной системе. Торговые организации, имеющие складские запасы, должны проводить такую ревизию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и в других случаях, когда это необходимо. Посмотрим, как в 1С проводится годовая инвентаризация на примере 1С Управление торговлей 11.
Как проводится инвентаризация
Обязательная годовая инвентаризация склада проводится перед формированием бухгалтерских отчетов за год. Она делается в период с 1 октября и должна быть закончена до конца года. Есть и другие причины, когда нужно сделать ревизию:
- При смене работника, на которого возложена материальная ответственность,
- При смене руководителя коллектива или большей части коллектива,
- По требованию сотрудников склада,
- Если установлено, что складские ценности утрачены или испорчены,
- При ликвидации предприятия.
Инвентаризация может быть проведена и в других случаях по усмотрению самой организации. Например, может быть установлена периодическая ревизия склада. В магазинах и торговых точках часто заведено проводить ревизию товаров раз в месяц. Это позволяет поддерживать актуальность остатков и вовремя выявлять недостачи и пересорт. В результате ревизии могут быть выявлены просроченная и испорченная продукция, которая не подлежат продаже.
Для проведения инвентаризации издается приказ по организации и назначается специальная комиссия. Есть исключения, когда ревизия возможна и без комиссии (например, в компании числится только директор или директор и главбух).
Чтобы провести инвентаризацию, нужно сверить количество ТМЦ в учетной системе с реальными остатками на складе. Товары сверяются с описью или ведомостью, сформированными из программы. Их количество пересчитывается, а расхождения отражаются в описи. При большом объеме инвентаризацию удобнее проводить поэтапно по отделам или группе товаров. Когда вся продукция будет пересчитана и учтена, реальное количество фиксируется в программе, и формируются результаты. Недостачи подлежат списанию, а излишки приходуются. Рассмотрим, как отражаются этапы инвентаризации склада в программе 1С:Управления торговлей.
Пересчет товаров
Операции по отражению инвентаризации находятся в разделе «Склад и доставка». Чтобы сформировать перечень товаров, подлежащих пересчету, создается документ «Пересчет товара». Документ формируется по конкретному складу. Если в программе ведется учет по нескольким организациям, то перечень будет сформирован также по всем организациям. Как правило, номенклатура в программе разделена на группы и при проведении ревизии обычно придерживаются этих групп. Для каждой группы (или нескольких групп) товаров можно создать отдельный документ пересчета.
При добавлении нового документа «Пересчет товаров» заполняем склад. Выбираем ответственного и исполнителя.
На второй вкладке «Товары» формируем перечень к пересчету. Для того чтобы выбрать интересующую нас группу товаров, установим отбор. В нашем примере будут выбраны все товары, которые входят в группу «Акматекс». Установим галочку «Есть остатки (в т. ч. помеченные на удаление)» — будет выведена только номенклатура, которая числится на складе. Заполняем товары по этому отбору. Программа выберет позиции и заполнит табличную часть с указанием количества. После записи документа можно распечатать бланк задания на пересчет и передать ответственному для подсчета товаров на складе.
После того как товары будут пересчитаны, нужно внести полученные результаты. Для этого поменяем статус документа на «Внесение результатов». Для каждой позиции укажем фактическое количество в колонке «По факту». Программе посчитает разницу между учетным и фактическим количеством и сформирует отклонение. Нехватка будет отмечена знаком «-», а излишек знаком «+».
Чтобы зафиксировать результаты инвентаризации, составляется инвентаризационная опись. После проведения документа «Пересчет товаров» программа предложит ее сформировать. Если рассчитываемые товары принадлежат нескольким организациям, опись составляется отдельно по каждой из них.
Инвентаризационная опись проверяется и заверяется подписью ответственных лиц.
По окончании инвентаризации нужно отразить ее результат в учете. Излишний товар нужно добавить, а недостающий – списать со склада. Это можно сделать как отдельными документами, так и на основании пересчета товаров.
Оприходование излишков
Для оприходования излишков воспользуемся способом создания «на основании». Документы оприходования создаются по каждой организации отдельно. Количество товаров будет сформировано по результатам пересчета. Заполнение цен можно произвести по виду цен или себестоимости. Выберем вид цен «Закупочная цена» и сформируем стоимость, по которой будут учтены излишки.
Списание недостач
Сформируем списание недостач товаров на основании документа пересчета. Вкладка «Товары» будет заполнена автоматически, а количество — соответствовать недостающему товару в документе инвентаризации. Цены в документе не указываются, списание будет произведено по себестоимости каждого товара.
После корректировки товарных остатков фактическое количество ТМЦ придет в соответствие с данными в программе. Выявленный результат будет учитываться при формировании финансового результата компании: излишки учтены в доходах, а недостачи отнесены на виновных лиц или списаны. Проведение годовой инвентаризации является обязательным с точки зрения законодательства и позволяет организациям подтвердить свои товарные запасы.
