Изменения в законодательстве принесли существенные новшества в порядок исчисления налога: от повышения основной ставки до новых правил заполнения счетов-фактур. Разберем, как настроить 1С:Управление торговлей (1С:УТ) для корректной работы с актуальными ставками, массово обновить номенклатуру, а также формировать счета-фактуры и подготовить данные для отчетности.
Особенности учета НДС в 2026 году
С 1 января 2026 года вступили в силу значимые изменения в законодательстве по НДС, которые необходимо учитывать при работе в 1С:УТ.
Новая ставка НДС 22% заменила действовавшую ранее ставку 20%. В связи с этим компаниям потребовалось обновить процент в учетной системе, номенклатуре и документах.
Для организаций на УСН с 2026 года расширены обязанности по уплате НДС. При превышении доходов лимита в 20 млн руб. в 2025 году «упрощенцы» признаются плательщиками НДС с правом выбора ставки:
- Общая — 22% (с вычетами).
- Льготная — 5% (7% при достижении лимита 272,5 млн рублей). Пониженная ставка применяется без возможности вычета «входного» НДС.
Обязательны к применению обновленные форматы счетов-фактур, УПД и УКД версии 2.5. В 1С:УТ данные изменения реализованы автоматически при выпуске новых релизов.
Учет НДС на УСН в 1С:УТ: настройка программы
Для учета НДС при УСН в 1С:УТ нужно произвести настройку системы.
Шаг 1. Задаем индивидуальные настройки по НДС для каждой организации.
На вкладке «Учетная политика» в разделе «Настройки учета НДС» указываем:
- Ставку НДС и дату начала применения.
- Отмечаем особенности учета НДС (если имеются). Например, освобождение от НДС или реализация с межценовой разницы.
- Указываем правило формирования счетов-фактур на аванс.
- При розничной торговле задаем периодичность сводных справок.
Шаг 2. Указываем общие настройки по НДС, которые будут применятся ко всем организациям в программе.
В разделе «НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Учет НДС, импорт и экспорт» отмечаем разделы, которые нужны для учета:
- Формировать отчетность по НДС – для формирования книг покупок и продаж.
- Вести отдельную нумерацию счетов-фактур на аванс – будет добавлен префикс А.
- Использовать печатные формы счета-фактуры, УПД и УКД версии 2.5 – для корректного заполнения печатных форм с 2026 года. Для с/ф на реализацию добавляется новая строка с указанием документа предоплаты (зачета аванса).
Если ведется деятельность по импорту или экспорту либо есть прослеживаемый товар, дополнительно производятся настройки в этих разделах.
- При розничных продажах настраиваем ККТ для работы с НДС. Обновляем прошивку и драйвер кассового аппарата, чтобы в чеках печаталась новая ставка НДС.
- Устанавливаем НДС в карточках номенклатуры, чтобы нужная ставка автоматически подставлялась в документы продажи.
Как в 1С:УТ поменять ставку НДС
В 1С:УТ ставку НДС в номенклатуре можно обновить тремя инструментами.
Конкретная позиция номенклатуры
В карточке товара по ссылке «Все ставки» переходим в регистр «Ставки НДС номенклатуры» и добавляем новую запись. Способ удобен, когда нужно точечно исправить специфические позиции, например, товары со специальной ставкой 10%.
Несколько позиций или групп номенклатуры
Переходим в раздел «НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Ставки НДС номенклатуры». Здесь указаны ставки НДС для каждой позиции номенклатуры на выбранную дату. По кнопке «Установить ставку НДС» можно поменять ставки по всей номенклатуре или по выбранным позициям или группам. Выборочная замена ставок может понадобиться, если в программе используются несколько ставок НДС.
Допустим, мы ведем учет по группе компаний, где одна организация на ОСНО применяет ставку НДС 22%, а вторая на УСН – 5%. Для разделения номенклатуры по компаниям используются папки. Нам нужно установить для номенклатуры компании на УСН ставку 5%. Номенклатура находится в папке «Сувенирка Акматекс».
- Выделяем папку с номенклатурой.
- Выбираем команду «По выделенным строкам списка».
- Задаем параметры – новую ставку 5% и дату применения – с 01.01.2026.
- Нажимаем «Начать установку ставок НДС».
Массовое изменение через обработку «Замена ставок НДС»
Здесь можно поменять ставку как для номенклатуры, так и в договорах с контрагентами и между своими организациями (при межфирменных продажах).
К примеру, мы хотим изменить ставку «без НДС» в карточках номенклатуры на НДС 22% с 01.01.2026 года.
- В верхней части указываем ставку, которую изменяем – без НДС.
- Устанавливаем дату изменения (01.01.2026) и новую ставку 22%.
- Программа «покажет», что найдено 1 986 позиций номенклатуры со ставкой «без НДС». Нажав на количество позиций, можно просмотреть список номенклатуры со ставкой «без НДС».
- Для установки новой ставки нажимаем «Заменить ставку (1 986)».
Переход на ставку НДС 22% в 1С:Управление торговлей
При изменении законодательства актуальные ставки НДС вносятся в 1С:УТ при обновлении программы. Новые значения добавляются в справочник «Ставки НДС».
Для новой ставки 22% установлен период действия – с 01.01.2026, а старая ставка 20% отменяется с этой даты. В 1С:УТ ставка 22% автоматически отмечена основной.
Если компания в 2026 году остается на общей системе налогообложения, менять учетную политику не нужно. После обновления ставок в номенклатуре новая ставка 22% будет подставляться в документы автоматически.
В заказах клиентов, оформленным в 2025 году, ставка указывается по дате отгрузки:
- Дата отгрузки в 2025 году – 20%.
- Дата отгрузки в 2026 году – 22%.
При реализации товаров на основании заказов действующая ставка заполнится автоматически.
Настройка НДС 5% в 1С:УТ
Льготная ставка 5% доступна для компаний на УСН. Если организация впервые становится плательщиком НДС со ставкой 5%, фиксируем ее в учетной политике:
- В разделе «Настройка учета НДС» нажимаем «Изменить».
- По ссылке «История изменений» переходим в записи с применяемыми ранее ставками и нажимаем «Добавить».
- Выбираем строку «Продажи облагаются НДС по льготной ставке 5%, не применяются вычеты» с периодом с 01.01.2026.
- Программа предложит создать новую строку – соглашаемся.
Чтобы ставка 5% подставлялась в документы автоматически, ее нужно обновить в карточках товаров.
Имейте в виду, что 1С:УТ не отслеживает порог выручки в автоматическом режиме. Контроль лимита в 20 млн руб. (в 2026 году) лежит на пользователе.
НДС в 1С:УТ при выставлении счетов-фактур
В 1С:УТ счет-фактура выданный формируется на основании документов продажи или оплаты. Все данные по НДС, включая суммы налога, ставки и налоговую базу, берутся из документа-основания.
Счет-фактура на реализацию в 1С:УТ
Счет-фактуру на реализацию в 1С:УТ можно выставить:
- Непосредственно из документа реализации.
В нижней части документа «Реализация товаров и услуг» нажимаем «Оформить счет-фактуру». Программа откроет окно формирования счета-фактуры. Если по реализации ранее поступила оплата, то необходимо заполнить платежно-расчетные документы.
Переходим по ссылке «Отсутствуют» и подбираем оплату по кнопке «Заполнить». Выбираем строку с документом оплаты и нажимаем «Перенести в документ».
- По нескольким документам реализации (массовое оформление).
В разделе «Продажи — Оптовые продажи» открываем рабочее место «Счета-фактуры к оформлению». Здесь отразятся все документы продажи с выделенным НДС, но без счетов-фактур. Можно оформить отдельный счет-фактуру по каждому документу или сгруппировать несколько реализаций по одному контрагенту и дате отгрузки.
Счет-фактура на аванс в 1С:УТ
Счет-фактуру на аванс можно выставить:
- Из документа оплаты.
Для этого создаем документ «Счет-фактура выданный» на основании документа поступления оплаты.
- Из рабочего места «Оформление счетов-фактур по полученным авансам».
Переходим в раздел «Финансовый результат и контроллинг – НДС – Авансы полученные» либо открываем «Помощник по учету НДС». При выставленном отборе «Ожидается регистрация счета-фактуры» нажимаем «Заполнить авансы». Будут выведены все документы по полученным авансам, требующие регистрации счета-фактуры. Отмечаем документы и нажимаем «Сформировать счета-фактуры».
Отчетность по НДС в 1С:УТ
В1С:УТ формируются документы, необходимые для учета НДС (документы реализации, счета-фактуры выданные и полученные). При обмене 1С:УТ и 1С:Бухгалтерии данные передаются в бухгалтерскую программу, где и формируется декларация по НДС. В самой УТ нужно сформировать все счет-фактуры и проверить правильность начисления НДС. Важно выполнить формирование счетов-фактур именно в 1С:УТ, чтобы соблюсти единую нумерацию.
Проконтролировать правильность расчетов, обоснованность вычетов и соответствие применяемых ставок помогут отчеты из помощника по учету НДС. Здесь можно сформировать регламентированные отчеты — книгу продаж, книгу покупок, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Аналитические отчеты служат для сверки значений НДС с данными первичных документов.
Адаптация 1С:УТ к новым ставкам НДС — процесс технологичный и четко настроенный. Актуальные релизы программы уже «заточены» под законодательные нововведения, а встроенные механизмы, такие как массовая замена ставок, позволяют обновить базу без лишних затрат времени. Важно проконтролировать настройки учетной политики для каждой организации (особенно на УСН) и своевременно обновить карточки номенклатуры. Уделив внимание этим этапам и проверив оформление «переходных» документов, вы избежите ошибок в учете и подготовите безошибочную выгрузку данных в 1С:Бухгалтерию для формирования налоговой отчетности.
