Графики работы в 1С нужны для расчёта зарплаты и правильного учёта рабочего времени. По умолчанию используется стандартная пятидневка, но часто этого недостаточно. Если сотрудники трудятся посменно, выходят в ночные смены или работают неполную неделю — график придётся настраивать вручную. В программе предусмотрены разные режимы: от классических до циклических и индивидуальных. Важно выбрать подходящий график и корректно его заполнить, иначе в табеле и расчётах возникнут ошибки. Расскажем, где находятся графики работы в 1С, как их настроить и заполнить.
Где посмотреть график работы в 1С
Прежде чем начать начислять зарплату, нужно определиться, по каким графикам будут работать сотрудники. Они нужны для учета рабочего времени и контроля норм, предусмотренных Трудовым Кодексом.
Графики работы в программе 1С:ЗУП представляют собой элементы справочника, расположенные в разделе «Настройки». Здесь их можно просматривать, создавать и редактировать, адаптируя под потребности компании.
Изначально установлен один график – пятидневка. Это самый распространенный вариант, по которому работает большинство жителей России: пять дней по 8 часов (сб. и вс. – выходные).
При шестидневном графике рабочее время распределяется так: пять дней по 7 часов и 5 часов в субботу.
Согласно Трудовому кодексу РФ, рабочая неделя не должна превышать 40 часов. График фиксируется в кадровых документах при приёме на работу или переводе сотрудника.
Настройка графика работы в 1С:ЗУП 8.3
График работы сотрудников настраивают в начале каждого года. Сначала необходимо проверить, что в 1С установлен актуальный производственный календарь, ведь он учитывает выходные и праздники по законодательству.
Производственный календарь
В 1С:ЗУП загружен производственный календарь «Российская Федерация». Он изначально применяется для всех графиков. Календарь специально искать и загружать не нужно. Он обновляется вместе с обновлениями программы. Доступна возможность изменения календаря вручную: перенос дней, изменение на праздничный и пр.
Программа допускает использование нескольких производственных календарей. Например, если компания имеет филиалы в разных регионах РФ, она может пользоваться несколькими региональными календарями.
Если в графике установить галочку «Автоматическое обновление по производственному календарю», то все изменения за год в календаре будут автоматически отражаться в графике.
Настройка режима работы сотрудников
Чтобы настроить график, переходим по ссылке «Изменить свойства графика».
- Способ заполнения графика.
Вариант «По дням недели» предполагает, что сотрудник трудится с одинаковой загрузкой еженедельно. По умолчанию для выбранного варианта устанавливается стандартная 8-часовая пятидневка с двумя выходными. Организация может настроить свой график, указав количество часов для каждого дня недели.
Вариант «По циклам произвольной длины» применяется, если необходимо организовать производственный цикл. Эта настройка используется, если сотрудники работают посменно. Цикл предполагает определенное количество дней, где для каждого дня устанавливается своя продолжительность и виды времени.
- Настройка «При заполнении учитывать праздничные дни».
Галочка устанавливает график согласно производственному календарю с учетом официальных праздников. Эти дни будут указаны как нерабочие при любом способе заполнения графика. В день накануне праздника рабочее время сокращается на 1 час.
- Настройка «При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни».
Эта настройка относится к периодам, объявленным нерабочими днями с сохранением заработка (например, во время коронавируса). Такие дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным. Зарплата за этот период выплачивается в обычном порядке.
- Настройка «Неполное рабочее время».
При активации этой опции становятся доступны дополнительные виды времени, связанные с неполной занятостью. Учёт может вестись как по дням, так и по неделям. Флажок «Установить норму по другому графику» позволяет задать базовый график, относительно которого будет рассчитываться норма. Например, при занятости 0,5 ставки указываем 4 часа в день и выбираем в качестве нормы стандартную пятидневку. Оплата в этом случае рассчитывается исходя из фактически отработанных часов по отношению к полной недельной норме — 40 часов.
- Суммированный учет рабочего времени.
Опцию включают, если режим работы не позволяет установить фиксированное количество часов в день или неделю. В этом случае учитывается суммарное рабочее время за период, которое не должно превышать норму, установленную Трудовым кодексом.
Как заполнить график в 1С
Добавление нового графика в 1С:ЗУП выполняется по кнопке «Создать».
- Вводим название графика. Оно может быть любым, удобным для работы.
- Выбираем год, на который формируем график.
- Отмечаем соответствие производственному календарю.
- Задаём параметры.
- Нажимаем «Заполнить», сохраняем результат.
Графики можно создавать по мере необходимости, но важно сделать это до начала расчётов по зарплате. Достаточно обновлять их раз в год, заранее заполнив данные на следующий календарный период.
При заполнении графика указывают продолжительность смен для рабочих дней. Выходные и праздники в таблице выделяются розовым цветом. В конце месяца программа рассчитывает общее число рабочих дней и часов.
Далее рассмотрим примеры заполнения разных видов графиков.
Сменные графики работы в 1С:ЗУП 8.3
Производственный цех ООО «Сапожок» работает в 2 смены.
- 1-я смена: с 7.00 до 16.00 (8 часов с обеденным перерывом – 1 час).
- 2-я смена: с 16.00 до 00.00 (5 часов в дневное время и 2 в ночное), перерыв – 1 час.
При составлении сменного графика всех работников распределяют на группы, которые сменяются в течение суток. Работать две смены подряд запрещено, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом. За ночное время производится доплата. Периодичность сменного графика составляет 2 недели. В праздники цех не работает.
- Составим график работы для первой смены. Укажем название графика «Производственный цех – 1 смена»
График будем заполнять по циклам, поэтому устанавливаем этот флаг.
В расписании работы отметим:
- Первые 5 дней – 8 часов дневного времени.
- 2 дня – выходные.
- Со второй недели задаём режим: 5 часов днём и 2 часа ночью в течение пяти рабочих дней.
- 2 дня – выходные.
Установим дату, с которой начнет действовать график – 01.01.2025.
После того как заполнится один полный цикл, дальнейшее формирование графика будет происходить по этому принципу автоматически. Первым днем будет считаться день, указанный как дата отсчета (01.01.2025). После последнего дня цикла (14), будет сформирован следующий цикл (с 1 по 14 день) и так далее.
Сохраняем настройки графика и нажимаем «Заполнить». График будет заполнен на год по указанному циклу.
График для второй смены будет установлен с аналогичными параметрами, но другим чередованием недельного цикла.
- Первые 5 дней – 5 часов в дневное время и 2 в ночное.
- 2 дня – выходные.
- Со второй недели 5 дней по 8 часов днем.
- 2 дня выходные.
Чтобы распечатать график, нажимаем на кнопку «График работы».
Индивидуальный график работы в 1С 8.3 ЗУП
Специальный график работы можно назначить сотруднику по договорённости с руководителем. Главное, чтобы не нарушались права работника и соблюдались нормы рабочего времени. Такой график составляется на месяц. Он может быть использован, если сотрудник по каким-то причинам подменяет других работников, т. е. рабочие дни у него всегда разные и меняются ежемесячно. Составление индивидуального графика может быть альтернативой переводов на другой график при замещении, чтобы не создавать кадровые приказы.
Для создания индивидуального графика переходим в раздел «Зарплата – Учет времени — Индивидуальные графики».
Для добавления нового графика нажимаем «Создать».
- Выбираем месяц – в нашем примере это февраль.
- По кнопке «Подбор» добавим работника, которому хотим установить специальный график – Колесникова Елена Игоревна. Программа заполнит сведения планового графика, по которому должен работать сотрудник.
- Вносим количество часов и показатели (явка, ночное время и пр.). Например, Колесникова Елена Игоревна должна была выйти в первую смену, а вместо этого подменила другого работника во 2-ю смену (с работой в ночные часы). Для изменения проваливаемся в ячейку и устанавливаем новые показатели часов.
Изменение графика работы в 1С:ЗУП
Нередко бывают ситуации, когда сотруднику нужно изменить график работы. Это может быть перевод на сокращенный рабочий день, в подразделение с другим режимом работы и т. д.
Изменение графика в 1С:ЗУП может быть выполнено документами:
- Кадровый перевод,
- Изменение графика работы списком.
Например, сотрудница Бобкова Светлана Николаевна написала заявление о переводе на неполный рабочий день (1/2 ставки) с 01.03.2025 по семейным обстоятельствам. В документе «Кадровый перевод» указываем:
- Дату, с которой сотрудник приступит к работе по сокращенному графику – 01.03.2025.
- Устанавливаем галочку «Перевести в другое подразделение или на другую должность», чтобы появилась возможность указать ставку -1/2.
- Отмечаем «Перевести на другой график» и выбираем «Пятидневка -1/2 ставки».
Если нужно перевести на другой график группу сотрудников, удобно использовать документ «Изменение графика работы списком». Заполняем дату, с которой переводятся сотрудники. Если перевод временный, то указываем дату окончания. В поле «График работы» выбираем нужный нам график. Выбираем работников, которых будем переводить. По кнопке «Заполнить» можно внести всех сотрудников из выбранного подразделения.
После проведения документа можно распечатать приказ о переводе.
Программа 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет формировать различные виды графиков от обычной пятидневки до сложных индивидуальных. Они составляются в зависимости от структуры компании и организации производственного процесса. В графиках описывается режим работы в сочетании с днями отдыха, которого должны придерживаться работники. Графики позволяют распределять время сотрудников в соответствии с актуальным производственным календарем.
