Многим бухгалтерам известно, что от правильного создания подразделения в 1С:ЗУП зависит не только учет зарплаты, но и налоговая отчетность. Одна лишняя галочка в программе — и вместо простого отдела может появиться целый филиал со своим балансом. В этой статье мы покажем ключевые различия между структурными и обособленными подразделениями, поможем избежать критических ошибок при их создании. Вы узнаете, почему одни подразделения можно создать сразу, а другие требуют регистрации в ФНС. Посмотрим, как настроить иерархию в 1С ЗУП, способы выплаты зарплаты, расформировать ненужные подразделения.
Создание подразделения в 1С:ЗУП 3.1
В зависимости от своего назначения подразделения могут быть различных видов:
- Структурные подразделения – для разделения структуры компании. Это может быть отдельный цех или отдел. Такие подразделения не нужно регистрировать в налоговой, начисление налогов и взносов не ведется отдельно. Подразделения создаются для внутреннего учета. Например, чтобы разделять размер зарплаты по цехам или установить разные счета учета по подразделениям.
- Обособленное подразделение – имеют отдельный адрес и оборудованные рабочие места. Такие подразделения регистрируются в ФНС, поэтому для них заполняется свои реквизиты налоговой и указывается отдельный КПП. Отчетность по НДФЛ за сотрудников сдается в ту налоговою, где зарегистрировано подразделение.
- Обособленное подразделение (филиал) с отдельным балансом – учет в бухгалтерской программе по такому подразделению будет вестись отдельно. Поэтому филиал в 1С:ЗУП учитывается в справочнике организаций и имеет собственные реквизиты.
Справочник «Подразделения» содержит структурные элементы компании и обособки без отдельного баланса.
Элементы можно структурировать и располагать по своему усмотрению. Видимость справочника настраивается с учетом структуры. Для этого нажимаем «Еще – Режим просмотра».
Режим в виде дерева покажет структуру подчиненности подразделений. Например, у нас есть подразделение «Производство (деревообработка)». В него входят другие цеха – сборочный, деревообрабатывающий и распила.
Такая «вложенная» структура поможет упорядочить подразделения, если их много. С ними будет удобнее работать и бухгалтеру, и кадровику.
Чтобы добавить новое подразделение, нажимает «Создать».
Подчиненность подразделений отражается в его карточке. В нашем примере сборочный цех входит в состав производственного, что будет указано в строке «Вышестоящее подразделение».
Если подразделение не является обособленным, то можно сразу сделать запись в карточке подразделения. Для обособленных подразделений дополнительно настраивается карточка организации.
Настройка параметров учета по подразделениям в 1С:ЗУП
Переходим в карточку основной организации («Настройки – Организации»).
Чтобы добавить обособленные подразделения, включаем эту галочку. Если обособки раньше уже создавались, то галочка будет включена по умолчанию.
При установленной галочке «Не заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности», данные о подразделениях не будут указываться в СЗВ-ТД.
Заполнение карточки подразделения
Создадим новое подразделение и заполним его реквизиты.
- Наименование – сборочный цех.
- Полное наименование – Сборочный цех производственного подразделения.
- Дата формирования подразделения – 01.01.2025.
- Обособленное подразделение – галочку не отмечаем, у нас это структурное подразделение.
- В поле «Регистрация в налог. органе» по умолчанию установлены реквизиты организации, т. к. это не обособка.
- График работы – выбираем нужный график – пятидневка.
Бухгалтерский учет и выплата зарплаты
Помимо основной организации, в программе 1С:Зарплата и управление персоналом можно указать, как будет выплачиваться зарплата по подразделениям:
- Как всей организации. При такой настройке выплата будет производиться тем же способом, который указан для всех сотрудников в компании. Этот способ указывается в учетной политике. Посмотреть его можно в карточке организации на вкладке «Учетная политика». По ссылке «Бухучет и выплата зарплаты» в разделе «Как правило, выплата выполняется» указан основной способ выплаты.
- Через кассу — при выплате будет формироваться ведомость в кассу.
- В рамках зарплатного проекта – можно указать отдельный зарплатный проект для подразделения.
- Через раздатчика – указать сотрудника или другое лицо, которое будет выдавать зарплату.
Иногда в организациях зарплата сотрудникам может выплачиваться разными способами. Например, аванс выдают на производстве через ответственного сотрудника, а за основной выплатой работники приходят в кассу предприятия. Такой порядок можно указать по ссылке «Детализация мест выплат».
При этом приоритет имеет способ выплаты, заданный в карточке сотрудника. Если у сотрудника указан способ через банк, то при выплате ему будет сформирована ведомость в банк, независимо от того, какой способ установлен для всего подразделения.
В 1С:ЗУП не формируются проводки по зарплатным счетам, но указываются счета учета. Это нужно, чтобы при выгрузке документов в 1С:Бухгалтерию расходы правильно отразились на соответствующих счетах.
- Как указано для организации – зарплата по подразделению будет учтена на тех же счетах, которые указаны в карточке организации в разделе «Бухучет и выплата зарплаты – Бухгалтерский учет».
- Отражаются на указанном счете, субконто – можно указать отдельный счет. Например, зарплата всей организации учитывается на счете 26, а для производственного подразделения выбран счет 20.01.
Обособленные подразделения в 1С:ЗУП
Для обособленного подразделения в карточке должна быть установлена соответствующая галочка. После его включения появится возможность указать реквизиты ФНС, в которой зарегистрировано подразделение.
Заполняются поля ОКВЭД, выбирается график работы.
Дополнительно можно указать территориальные условия, если сотрудники подразделения трудятся в особых территориальных условиях. Настройку отдельных ставок страховых взносов в ФСС и для льготных профессий можно выполнить, если эта функция включена в учетной политике.
Обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс
Учет подразделений на отдельном балансе можно вести в 1С:ЗУП версий ПРОФ и КОРП. При создании такого подразделения оно добавляется в справочник организаций с указанием отметки – Это филиал (обособленное подразделение).
В этом поле нужно указать головную организацию, к которой оно создано. Далее заполняются все остальные регистрационные данные, включая регистрацию в налоговом органе.
Филиалы, в свою очередь, тоже могут иметь свои обособленные подразделения.
Как расформировать подразделение в 1С:ЗУП
Если в подразделении больше нет необходимости, и из него уволены все сотрудники, то такое его можно расформировать. Подразделение может быть расформировано, если:
- Оно не является вышестоящим подразделением по отношению к другим отделам. Иначе программа не даст выполнить закрытие и выдаст предупреждение. В этом случае сначала выполняется изменение структуры организации и подчиненные подразделения выводятся из его состава.
- В подразделении нет действующих сотрудников, не ведется штатное расписание. Ели есть действующие позиции их нужно сначала закрыть.
Для расформирования проставляем такую отметку в карточке подразделения. Указываем дату, с которой оно прекращает действовать.
Расформированное подразделение будет видно в списке при установленной галочке «Показывать расформированные».
Создание подразделений в 1С:ЗУП происходит в зависимости от их назначения и юридического статуса. Для внутреннего пользования создаются отделы и цеха. Обособленные подразделения со своим адресом регистрируются в ФНС, ведут отдельный учет НДФЛ и требуют настройки налоговых реквизитов. Филиалы с отдельным балансом являются полноценными подразделениями и могут иметь свои вложенные обособки. Мы посмотрели, как создавать такие подразделения и какие настройки выполняются для каждого вида.
