Оптимизировать учет банковских операций в 1С можно за счет автоматизации. В этом руководстве мы подробно рассмотрим, как настроить загрузку банковских выписок в 1С и выгрузку платежек, используя как классический файловый обмен, так и сервис 1С:ДиректБанк, чтобы избежать ручного ввода и связанных с ним ошибок.
Настройка клиент-банка в 1С
Интеграция с банком позволяет автоматизировать загрузку и выгрузку банковских выписок в 1С, избавив бухгалтера от ручного ввода данных. Система поддерживает два варианта обмена: через текстовые файлы по стандарту 1С и с использованием сервиса 1С:ДиректБанк.
Обмен файлами с банком в 1С
Для обмена информацией между банком и программой 1С используется единый стандарт, который позволяет передавать данные через текстовые файлы. Файлы имеют имена:
- txt – для выгрузки из 1С в банк.
- txt – для выгрузки из банка в 1С.
В файл определенным образом записывается информация о счетах, остатках, движении по ним, что позволяет передать ее между системами.
Подключить обмен через файл можно из раздела «Банк и касса – Банковские выписки».
- Нажимаем «Еще – Настроить обмен с банком».
- Заполняем организацию и счет.
- Выбираем название программы клиент-банка. Если банка нет в списке, обычно используется «Система Клиент-Банк Bclient». Название программы можно узнать в своем банке.
- Указываем путь, где будет лежать файл выгрузки в банк и загрузки из банка.
- Кодировка – Windows или DOS (в зависимости от того, какая используется в клиент-банке).
Дальнейшие настройки определяют правила загрузки (выгрузки) и будут относится как файловому, так и к прямому обмену.
- Группа для новых контрагентов – можно указать, куда будут записываться вновь созданные при загрузке выписки контрагенты. Например, можно создать для них специальную папку, а затем уже распределять по нужным папкам.
- Ссылка на справочник движения денежных средств – можно настроить, какие статьи будут подставляться автоматически для документов поступления и списания ДС.
- В блоке «Выгрузка» указываем документы для выгрузки.
- Контроль номера документа – если его включить, документы с одинаковым номером выгрузить не получится.
- Безопасность обмена с банком – при выгрузке всплывает дополнительное окно для проверки на вирусы.
- Автоматическое создание ненайденных элементов – программа создаст контрагентов из выписки, если их нет в базе.
- Автоматическое проведение документов после загрузки. Если галочку не выбрать, загруженные документы отразятся в непроведенном статусе.
При файловом обмене в клиент-банке тоже указываем путь, где лежат .txt файлы (если банк предусматривает такую настройку). В нашем примере банк поддерживает настройку обмена в текстовом формате, можно указать как путь для выгрузки файла с выпиской, так и для загрузки платежных поручений.
Сервис 1С:ДиректБанк
Прямой обмен с банком через сервис 1С:ДиректБанк упрощает работу: выписки загружаются в систему сразу, без промежуточных файлов.
Чтобы включить обмен, откроем «Администрирование – Обмен электронными документами» и отметим пункт «Сервис 1С:ДиректБанк».
Настройки могут отличаться в зависимости от банка. Если есть готовый файл параметров из клиент-банка, его можно загрузить. Либо создадим подключение вручную через кнопку «Создать».
Откроется помощник подключения. Последовательно внесем все данные для настройки: банковский счет, адрес сервера, логин и пароль пользователя. После успешного тестирования соединения можно просмотреть выполненные настройки обмена, перейдя в строку с указанием счета.
Дальнейшие параметры обмена (проведение документов, создание контрагентов) настраиваются по тому же принципу, что и при файловом обмене. Дополнительно можно включить настройку для загрузки выписок сразу по всем счетам в банке. Программа напомнит об этой возможности при загрузке выписки.
Если нужно вернуться к файловому обмену, отключим 1С:ДиректБанк для конкретного счета. В правом углу окна настроек установим галочку «Недействительная». Когда прямой обмен снова понадобится, зайдем в настройки счета и снимем этот флаг. Чтобы недействительные настройки отображались в общем списке, внизу формы должно быть отмечено «Показывать недействительные настройки обмена».
Общее включение или отключение обмена для всех счетов доступно в разделе «Обмен с банками – Сервис 1С:ДиректБанк».
Выгрузка платежного поручения в клиент-банк из 1С
Для выгрузки платежных поручений в банк переходим в раздел «Банк и касса – Платежные поручения» и выбираем команду «Отправить в банк». Программа откроет окно обмена, где будут указаны параметры выгрузки.
Файловый обмен с банком в 1С
В поле «Файл выгрузки в банк» появится путь для сохранения файла выгрузки. Если путь не настроен, можно вручную выбрать папку для сохранения. Нажимаем кнопку «Выгрузить». При подключенной проверке на вирусы появится окно для подтверждения действия — нажимаем «Проверить». Окно не закрываем до тех пор, пока платежное поручение не будет импортировано в банк.
Прямой обмен с банком в 1С
Обмен с помощью 1С:ДиректБанк выполняется автоматически. Платежные поручения выгружаются напрямую в клиент-банк при нажатии кнопки «Выгрузить».
Поручения могут быть как сразу выгружены в банк, так и предварительно подписаны в 1С электронной подписью. Для этого потребуется ввести пароль от сертификата электронной подписи.
Выгруженные платежки отражаются в журнале документов со статусом «Отправлено». Просмотреть электронное платежное поручение в 1С и его статусы можно по ссылке «ДиректБанк – Посмотреть электронный документ».
Загрузка выписки в 1С
Операции, проходящие по счетам в банке, должны быть перенесены в 1С. Банк предоставляет выписку — отчет, содержащий все поступления и списания с расчетного счета за определенный период. Выписка формируется в клиент-банке, а затем загружается в 1С.
Загрузка в 1С выписки из файла
- Перед загрузкой в 1С в клиент-банке формируем выписку в формате 1С (с расширением .txt) и сохраняем в папку для обмена.
- Переходим в журнал банковских документов («Банк и касса – Банковские выписки») и нажимаем «Загрузить».
- В открывшемся окне в поле «Файл загрузки» отобразится путь к документу. Чтобы проверить, файл можно открыть для просмотра.
- Нажимаем «Обновить из выписки». В табличной части появятся операции из банковской выписки.
- Если путь заранее не задан, файл можно выбрать вручную.
- Проверяем операции, предложенные к загрузке. Серым цветом выделены новые операции, которых еще нет в базе. Если выписка за этот день уже загружалась ранее, то часть операций уже будет проведена и документ сформирован. Программа определит такие операции по номеру банковского документа. Чтобы не загружать повторно, галочки напротив таких операций можно снять. Далее нажимаем «Загрузить».
Разнесение банковских выписок в 1С может выполняться автоматически — если все параметры настроены корректно. Но иногда программе не удается однозначно определить нужные реквизиты. В этом случае бухгалтер вручную указывает, как разнести банковскую выписку: выбирает договор, уточняет статью движения денежных средств или назначение платежа.
Корректировку полей в выписке можно выполнять сразу из формы обмена еще до ее загрузки. Программа по умолчанию устанавливает договор, отмеченный как основной. Если договора с контрагентом нет, будет создан новый. Эту же проверку можно выполнять и после загрузки, просмотрев все выписки за день.
Загрузка банковской выписки через 1С:ДиректБанк
При подключенном сервисе 1С:ДиректБанк в форме обмена будет установлен период с того дня, за который выписки еще не загружались. Можно установить свой период. Далее нажимаем «Запросить через 1С:ДиректБанк». В зависимости от условий подключения будет предложено подтвердить запрос выписки (пароль, СМС).
Загруженную выписку можно открыть по ссылке «Выписка банка за период».
Создание документов поступления и списания в 1С вручную
Документы поступления и списания с расчетного счета обычно автоматически создаются при загрузке банковской выписки, но их также можно создать и вручную. Это используется редко, но иногда может пригодиться. Например, при загрузке произошли ошибки и нужно срочно создать поступление от покупателя на расчетный счет, чтобы пробить кассовый чек. Либо бухгалтер опаздывает с отправкой уведомления по НДФЛ, но выписка еще не загружена, а значит, и не отражены операции по выдаче заработной платы на счета сотрудников.
Документ поступления на расчетный счет в 1С:Бухгалтерия 8.3
Для создания документа поступления вручную в программе 1С:Бухгалтерия нажмем кнопку «+ Поступление». Выберем основное поле – Вид операции, которое определит дальнейший состав полей. Заполним все сведения, указанные в выписке по банку.
Документ списания с расчетного счета в 1С:Бухгалтерия 8.3
Документ списания в 1С:Бухгалтерия доступен по кнопке «Списания». Если было создано платежное поручение для отправки в банк, списание выполним на его основании. Поля документа заполнятся данными из платежного поручения. Будет создана связь между документами. Отметка «Подтверждено выпиской банка» указывает, что списание выполнено в клиент-банке.
В отличие от платежных поручений, почти во всех документах поступления и списания с расчетного счета используются бухгалтерские счета. Они создают проводки и записи в специальных регистрах.
