Задолженность в 1С учитывается при расчетах с контрагентами, включая неоплаченные счета от покупателей, обязательства перед бюджетом и долги перед поставщиками. Все эти операции формируют дебиторскую и кредиторскую задолженность, находя отражение в бухгалтерском балансе. Разберем, как в программе 1С:Бухгалтерия вести учет задолженности, контролировать расчеты и настраивать сроки оплаты для поставщиков и покупателей.
Контроль задолженности в 1С: пошаговая инструкция
Контроль задолженности в программе 1С:Бухгалтерия может осуществляться по договорам или по счетам.
Чтобы отслеживать дебиторку и кредиторку по срокам оплаты, нужно задать даты в программе. Неоплаченная в срок задолженность будет считаться просроченной. Настройка сроков может осуществляться:
- В целом по организации (отдельно для поставщиков и покупателей),
- По конкретным договорам.
Общие сроки оплаты по поставщикам и покупателям устанавливаются в параметрах учета организации. Здесь задается количество дней, в течение которого должна произойти оплата.
Для покупателей можно установить срок оплаты счета — количество дней. Дата оплаты указывается при выставлении счета автоматически и отображается при печати. Например, счет выставлен 17.02.2025. При установленном в настройках сроке – 3 дня в поле «Оплата до» будет указан срок – 20.02.2025 (17+3).
Если срок оплаты прописан в договоре с контрагентом, его фиксируют для этого договора.
Для покупателей этот срок отражается при выставлении счетов. Например, договором с покупателем предусмотрена оплата не позднее 09.03.2025. Срок подставится автоматически при выставлении счета.
И отразится в документе реализации покупателю.
Для поставщиков установленный срок указывается в документе поступления.
И будет учтен при формировании платежных поручений на оплату поставщикам.
При указании сроков оплаты по контрагентам программа в первую очередь «смотрит» на дату в договоре. Если она не указан, то берется срок, установленный в настройках организации.
Дебиторская задолженность в 1С
Дебиторская задолженность – это долг других контрагентов или участников расчетов перед нашей организацией. Дебиторка по контрагентам включает:
- Задолженность покупателей за неоплаченный ими товар (услугу).
Такая задолженность возникает, когда мы производим реализацию раньше, чем принимаем оплату. Сумма отгруженного товара отражается на счете 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
- Задолженность поставщиков за неполученный от них товар (услугу). Оплаченный поставщику аванс учитывается на счете 60.02 «Расчеты по авансам выданным». До тех пор, пока поставщик не произведет отгрузку, за ним будет числиться дебиторская задолженность.
- Прочая дебиторка (по сделкам, не относящимся к основной деятельности предприятия). Для учета дебиторки по прочим контрагентам используются счет 76. Примером такой задолженности может быть оплата платежа в таможенный орган. Сумма авансового платежа отражается по дебету счета 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Кредиторская задолженность в 1С
Кредиторская задолженность показывает, сколько мы должны другим контрагентам. К ней относятся:
- Задолженность перед покупателями за еще не отгруженный им товар. Когда покупатель вносит предоплату (полностью или частично), то до момента отгрузки эта сумма будет являться нашей кредиторкой. Аванс покупателя отражается на счете 62.02 «Расчеты по авансам полученным».
- Задолженность поставщику за неоплаченный товар. Если поставщик отгружает нам товар (услугу) без оплаты, то при поступлении формируется кредиторская задолженность. Она учитывается на счете 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и будет погашена после оплаты поставщику.
- Прочая кредиторская задолженность. Здесь может отражаться задолженность по претензиям, неустойкам, арендные обязательства и пр. Например, при начислении штрафа за просрочку платежа поставщику будет отражена кредиторка.
Как посмотреть задолженность по контрагентам в 1С 8.3
Для проверки дебиторской и кредиторской задолженности в 1С:Бухгалтерия есть отчеты и документы. С помощью них можно следить за состоянием расчетов с контрагентами и контролировать сроки оплаты.
Отчеты по дебиторской и кредиторской задолженностях.
Отчеты могут применяться в работе для различных целей:
- Проверки правильности отражения расчетов на счетах учета в бухучете,
- Контроля состояния расчетов и планирования платежей руководителем или менеджером.
К бухгалтерским отчетам, отражающим расчеты с контрагентами, относятся:
- Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ). С помощью нее можно посмотреть обороты и задолженность по контрагентам. Например, ОСВ по счету 60 с учетом субконто покажет суммы дебиторки поставщиков (сальдо по дебету 60.02) и кредиторку (сальдо по кредиту 60.01). Оборотку можно вывести по всем поставщикам либо отфильтровать нужного. При группировке по документам отразится первичка, которая сформировала задолженность.
- Анализ субконто. Этот отчет поможет бухгалтеру просмотреть фактическую задолженность по контрагенту. Он может быть полезен в случаях, когда с контрагентом заключены договоры различных видов. Например, он одновременно является и поставщиком, и покупателем.
В разделе «Руководителю» отражены отчеты по задолженности без указания бухгалтерских счетов. Отчеты разделены на блоки – для расчетов с поставщиками и покупателями. Здесь можно просматривать задолженность по контрагентам с учетом договоров, отслеживать ее динамику и сроки долга. Отчеты формируются именно по поставщикам и покупателям. Расчеты с прочими контрагентами сюда не входят.
Оплату счетов удобно отслеживать с помощью отчетов «Счета, не оплаченные покупателями» и «Счета, не оплаченные поставщиками». В отчеты попадают все счета, по которым не прошло полной оплаты. Отражается сумма счета, произведенная оплата и остаток к доплате.
Акт сверки расчетов с контрагентами
Акт сверки взаиморасчетов в 1С – это, наверное, самый используемый документ для проверки задолженности с контрагентами. Документ поддерживает сверку по всем видам договоров и наглядно отражает состояние расчетов по выбранному контрагенту. На вкладке «Дополнительно» настраиваются счета расчетов, по которым производится сверка. Акт сверки можно отправить контрагенту различными способами, в том числе в виде ссылки (на почту или в мессенджеры). Для формирования ссылки нужно включить переключатель «В электронном виде».
Наш партнер переносит ссылку в свою программу 1С:Бухгалтерия. Для этого используется поисковая строка или мониторинг сверки с контрагентами.
Подробнее о том, как сделать акт сверки расчетов с контрагентами в 1С.
Инвентаризация задолженности в 1С
Инвентаризацию задолженности с контрагентами можно проводить в любое время и обязательно перед составлением годовой отчетности. Для этого используется «Акт инвентаризации расчетов». Документ представляет собой свод задолженности по всем контрагентам. Инвентаризацию можно выполнять по всем счетам сразу или по группе, например, выбрав только покупателей. Выбор счетов настраивается на вкладке «Счета расчетов». При включенной галочке «Детализация по счетам» появится колонка со сроком задолженности.
Формирование документа происходит по кнопке «Заполнить». Дебиторская и кредиторская задолженность формируется на отдельных вкладках. Суммы соответствуют конечному сальдо, отраженному на счетах их учета. Чтобы просмотреть, какие документы сформировали задолженность, нужно провалиться по ссылке «Срок задолженности».
Результаты ревизии оформляются актом и подписываются членами комиссии. Акт инвентаризации служит основанием для списания задолженности.
Как списать задолженность в 1С
Списанию в 1С подлежит дебиторская и кредиторская задолженность.
Дебиторка списывается, если:
- Истек срок исковой давности (3 года),
- Взыскание невозможно, долг безнадежный.
Дебиторка погашается в БУ за счет резерва по сомнительным долгам (кроме долгов, не связанных с реализацией). Если резерв не создавался или его не хватает для покрытия, то задолженность списывается в расходы (в бухгалтерском учете — прочие, в налоговом — внереализационные). НДС списывается вместе с долгом. После списания с баланса задолженность отражается на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение 5 лет.
Кредиторская задолженность списывается, если:
- Срок исковой давности прошел,
- Произошло исключение кредитора из ЕГРЮЛ/ЕГРИП или его ликвидация,
- Существует документ о прощении долга.
Списанная кредиторка должна быть учтена как доход (прочий – в БУ, внереализационный — в НУ).
Списание задолженности производится с помощью документа «Корректировка долга». Указываем вид операции – списание задолженности. Далее указываем тип задолженности. Нажав на кнопку «Заполнить», мы сформируем задолженность выбранного вида с указанием документа расчета и суммы. При необходимости данные можно откорректировать или добавить вручную. На вкладке «Счет списания» указываем нужный счет (расходы – 91.02 доходы – 91.01, резерв – 63).
Краткие рекомендации по учету кредиторской и дебиторской задолженности в 1С
- Ежеквартальный контроль дебиторки и кредиторки. Проверка расчетов с контрагентами поквартально поможет избежать ошибок при формировании декларации по НДС. Документы расчетов с покупателями формируют авансы и влияют на составление авансовых счетов-фактур. Если аванс отражен в программе некорректно – счет-фактура тоже будет ошибочной.
- Задолженность следует проверять с учетом различных аналитик. Например, акт сверки с поставщиком показывает общую задолженность, она верна и подтверждена контрагентом. Но при формировании ОСВ по счету 60 в разрезе субсчетов могут быть выявлены ошибки. Это отрицательные сальдо по субсчетам, остатки по дебету и кредиту на одном и том же субсчете и договоре. В этом случае нужно найти, откуда «тянутся» ошибки и исправить. Иначе дебиторка и кредиторка будет отражена в балансе некорректно.
- Своевременный контроль оплаты счетов. Эта обязанность не связана с работой бухгалтера, но она напрямую влияет на ведение учета. Неоплаченные счета переходят в просрочку, а ее нужно отслеживать и вовремя списывать. Списание просроченной задолженности отражается на финансовом результате организации.
