Использование контрольно-кассовой техники регламентируется Федеральным законом No 54-ФЗ от 22.05.2003. Кассовый аппарат должен быть снабжен фискальным накопителем и обеспечивать передачу сведений в налоговые органы в режиме реального времени. Именно поэтому такие устройства получили название онлайн-касс. Информация поступает через оператора фискальных данных (ОФД) — специализированную компанию, уполномоченную обрабатывать фискальные данные и направлять их в Федеральную налоговую службу. Кассовые аппараты применяются в большинстве торговых предприятий. Для формирования кассовых чеков и автоматизации работы кассира, ее обычно интегрируют с программным обеспечением. Рассмотрим, каким образом организована работа с онлайн-кассой в программе 1С Бухгалтерия.
Настройка кассового оборудования
Перед началом работы произведем настройки онлайн-кассы в программе.
В кассовом чеке должны присутствовать обязательные реквизиты, которые регламентированы в пункте 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ. К ним относятся ИНН, фамилия и инициалы кассира. Заполним эти данные для пользователя, который будет работать с кассой. Раздел «Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи».
Важно! ИНН указывается только в электронной версии чека, на печать будет выводиться ФИО кассира.
Для подключения ККТ добавляем ее в справочник подключаемого оборудования в программе. Выбираем тип оборудования — «ККТ с передачей данных».
Устанавливаем драйвер оборудования, соответствующий модели ККТ.
Во второй вкладке можно зарегистрировать фискальный накопитель в 1С.
Внесем необходимые данные и заполним регистрационный номер, полученный в ФНС. После завершения процедуры информация будет передана на ККТ.
Открытие и закрытие смены
В начале рабочего дня кассир открывает кассовую смену, а в конце закрывает. Этот факт фиксируется в программе операциями «Открыть смену» и «Закрыть смену» с формированием отчетов. Каждой смене присваивается свой номер.
Данные об изменении статусов смены передаются в налоговую. Обычно продолжительность кассовой смены равна одному операционному дню кассира. Количество открытий и закрытий смены в течение дня законом не ограничено. Кассовая смена не может длиться более 24 часов, т. к. фискальный накопитель в этом случае не сформирует фискальный признак в кассовом чеке (п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).
Открытие и закрытие кассовой смены можно выполнить в разделе «Банк и касса – Онлайн-касса – Управление фискальным устройством».
В каждой кассовой смене отражена информация о времени ее начала и окончания.
Список смен со статусом (открыта, закрыта) можно увидеть в разделе «Банк и касса – Касса – Кассовые смены».
Пробитие чеков
Согласно действующему законодательству, кассовые чеки должны пробиваться при наличном и безналичном расчете с покупателями, за исключением случаев, перечисленных в ФЗ-54 от 22.05.2023. Если мы получили оплату от физического лица, то должны пробить чек независимо от того, как оплатил наш покупатель – наличными, картой, переводом или любым другим способом.
При безналичных поступлениях от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей ККТ не применяется, за исключением случаев, когда оплата произведена с помощью электронных средств платежа с их фактическим предъявлением. Например, если представитель компании оплачивает товар корпоративной картой, принадлежащей организации, чек должен пробиваться.
Чеки нужно пробивать при проведении всех расчетов. Под расчетом подразумевается аванс, предоплата, частичная предоплата, зачет аванса. Если реализация физическому лицу происходит не одновременно с оплатой или осуществляется оплата, или отгрузка частями, то происходит зачет аванса и нужно пробить чек в документе реализации. При продаже юридическим лицам и ИП чеки не пробиваются.
Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством. На основании документов, которые введены в 1С:Бухгалтерию, программа автоматически проставит вид и признак расчета в чеке.
После того как чек пробит, его нужно выдать покупателю, отправить на электронную почту или через SMS.
Наличный расчет
Если оплата производится наличными средствами, чеки пробиваются из кассовых документов.
При поступлении денежных средств от покупателей в кассу чек нужно пробить из документа «Приходный кассовый ордер».
Если производим возврат денежных средств, пробиваем чек из документа «Выдача наличных».
Эквайринговые операции
При оплате по эквайринговому терминалу чек пробивается из документа «Операции по платежной карте».
Чек возврата клиенту, который оплачивал банковской картой, формируем из операции по платежной карте с признаком «Возврат покупателю».
Операции по расчетному счету
Если денежные средства от покупателя — физического лица зачисляются на расчетный счет, обязательно пробивается кассовый чек. Оплата может быть произведена различными способами: по счету, по QR коду, через систему быстрых платежей и или любым другим способом. Чек нужно пробить не позднее следующего рабочего дня после поступления платежа по банковской выписке.
После получения выписки из банка и внесения ее в программу 1С нужно зайти в документ поступления и пробить чек.
При возврате денежных средств покупателю — физическому лицу с расчетного счета чек пробиваем из документа списания с расчетного счета.
Реализация и возврат товара
Если физическое лицо совершает у нас разовую покупку и сразу же за нее полностью расплачивается, то пробивается один чек при оплате. Во всех остальных случаях кассовые чеки нужно пробивать как при оплате, так и при реализации. Приведем примеры таких ситуаций.
В первом случае клиент — физическое лицо купил в магазине продукты на сумму 1000 руб. и сразу расплатился банковской картой. Кассир выдал чек при оплате на сумму 1000 руб. Кассовый чек в этом случае пробивается один раз.
Во втором случае покупатель заказал эти же продукты через интернет-магазин и сразу оплатил на сайте банковской картой. На почту прислали чек об оплате на сумму 1000 руб. На следующий день курьер привез продукты, и покупатель получил второй чек на 1000 руб. уже при передаче товара.
В программе 1С:Бухгалтерия кассовые чеки при продаже можно пробить из всех документов реализации.
При возврате чек пробивается из документа возврата покупателю.
Розничные продажи
При торговле в розницу чек можно выбить из документа «Розничные продажи (чеки)».
Возврат средств оформляется чеком на возврат.
Мы рассмотрели, как устроена работа с ККМ в 1С:Бухгалтерия. При подключенном кассовом оборудовании к программе все действия кассира автоматизированы и не требуют дополнительного ручного ввода. Поэтому для соблюдения законодательства достаточно вовремя пробивать и передавать чеки покупателям. Все требования к кассовым чекам будут соблюдены при правильной настройке программы и ее своевременном обновлении.
