Первичные документы в 1С служат основой для отражения хозяйственных операций и обеспечивая достоверность сделок. Эти документы не только фиксируют факты экономической деятельности, но и являются обязательными для налогового учета. Автоматизация процессов через программы, такие как 1С:Бухгалтерия, значительно упрощает работу с первичными документами — от их создания и настройки до электронного обмена с контрагентами. Однако важным остается соблюдение требований закона: своевременное оформление, наличие обязательных реквизитов и ответственность за достоверность данных. В статье рассмотрим основные виды первичной документации, правила их оформления и инструменты для эффективной работы с ними.
Виды первичных документов в бухгалтерском учете
Первичные документы — основа бухгалтерского и налогового учета. Каждая операция или сделка должна быть подтверждена первичным документом, на основании которого данные отражаются в учете. Такие документы фиксируют факт хозяйственной деятельности и служат основанием для формирования проводок.
Ведение первичной документации — одна из ключевых задач бухгалтера. Чтобы правильно вносить документы в 1С:Бухгалтерию, важно понимать, какие виды первички используются на практике и как их оформлять.
Наиболее часто применяемые виды первичных документов включают:
- Документы купли-продажи — товарная накладная, УПД, акт об оказании услуг.
- Кассовые документы — чеки, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты.
- Банковские документы — платежные поручения, банковские ордера.
- Документы по основным средствам — инвентарная карточка, акт о приеме-передаче.
- Документы по кадрам и расчетам с персоналом — личная карточка работника, расчетная ведомость и пр.
- Бухгалтерская справка.
Часть первичных документов имеют унифицированную форму. Для некоторых организация может разработать собственные макеты и утвердить их в учетной политике. В 1С Бухгалтерии формы первичных документов можно вывести на печать в учетной политике организации.
Требования к первичным документам
Первичная документация оформляется в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» и служит основанием для отражения операций в учётной системе. Чтобы документ был принят к учёту, он должен содержать обязательные реквизиты.
Обязательные элементы первичного документа:
- Дата составления.
- Наименование операции.
- Измерители (в натуральном и/или денежном выражении).
- Должности, подписи и ФИО ответственных лиц.
- Информация об участниках сделки.
Если документация оформлена с нарушениями или не содержит нужных реквизитов, она не может использоваться для отражения хозяйственных операций. Это касается и бумажных, и электронных форм.
При введении первичной документации в 1С важно следить за корректностью заполнения всех полей. Ответственность за достоверность данных несёт лицо, оформившее документ.
Настройка 1С:Бухгалтерии 8.3 для работы с первичными документами
Работа с первичной документацией в программе 1С:Бухгалтерия не требует специальной подготовки. Все нужные формы уже встроены в систему, а их печатные версии доступны из коробки. При этом есть возможность задать параметры, которые облегчают внесение и проведение первичных документов в 1С.
Заполнение ответственных лиц, печати и факсимиле
Ответственные сотрудники указываются в карточке организации. Эта информация используется при вводе первичной документации в 1С: она автоматически подставляется в реквизиты, что снижает объём ручной работы.
Для некоторых документов (например, накладной или акта сверки) при выводе на печать можно также настроить факсимиле подписи должностного лица и печать организации. Сканы загружаются в карточку, расположенную в разделе «Логотип и печать».
Настройка обмена с контрагентами
Электронный обмен документами с контрагентами в 1С реализуется через сервис 1С-ЭДО. Для работы потребуется электронная подпись и установка криптопровайдера (КриптоПро CSP или VIPNet CSP).
Чтобы зарегистрироваться в сервисе 1С-ЭДО, необходимо:
- Перейти в раздел «Администрирование – Обмен электронными документами».
- Открыть ссылку «Учетные записи ЭДО» и создать новую запись.
- На первой вкладке проверить реквизиты организации и при необходимости настроить уведомления.
- На вкладке «Сертификаты» добавить сертификат организации.
- Подписать запрос на формирование учетной записи с помощью сертификата ЭП.
После регистрации настройка обмена выполняется в разделе «Настройки ЭДО». Для добавления обмена:
- Нажимаем «Создать».
- Выбираем контрагента.
- Отправляем приглашение к обмену документами.
После принятия приглашения контрагентом его статус изменится на «Принято», и введение первичной документации в 1С 8.3 можно будет выполнять через ЭДО — без ручного ввода.
Ввод первичных документов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
В системе 1С:Бухгалтерия реализовано несколько способов внесения первичной документации. Источник может быть бумажным или электронным. Способ ввода зависит от того, как получен документ, а также от типа операции.
Возможны два варианта:
- На основании бумажного документа. Пользователь вручную переносит информацию из бумажной формы в электронную. Такой способ остаётся актуальным, если первичный документ предоставлен в печатном виде.
- Через электронный документооборот. Документ поступает от контрагента напрямую в программу и проходит автоматическую обработку первичной документации в 1С. Подписание выполняется с использованием электронной подписи.
Электронные документы, безусловно, имеют много преимуществ. Обработка не занимает много времени, их не нужно распечатывать и всегда можно посмотреть в программе. Некоторые документы могут передаваться только в электронном виде: например, УПД с маркированным или прослеживаемым товаром.
Однако не всю докуменцтацию можно получить электронно, поэтому бухгалтеру часто приходится работать и с бумажной первичкой.
Создание первичного документа в 1С на основании бумажного выполняется вручную. Чтобы ускорить этот процесс и минимизировать ошибки, можно использовать некоторые возможности программы
- Ввод на основании другого документа.
Это очень удобно, так как часть реквизитов будет заполнено по документу-основанию. К примеру, мы можем заполнить накладную на основании счета.
- Копирование строк.
В 1С некоторые документы имеют похожую табличную часть, поэтому строки могут быть скопированы из одного документа и перенесены в другой. Это может пригодиться, если документы не связаны между собой, т. е. ввод на основании не предусмотрен.
Например, мы продали товар покупателю, а затем хотим заказать такой же товар у поставщика. В документе «Реализация товаров» выделяем строки с необходимым товаром, нажимаем «Еще — Скопировать строки».
В «Счет поставщику» выбираем команду «Еще – Вставить строки».
Табличная часть счета поставщику заполнится идентично документу реализации. Чтобы быстро изменить цены на закупочные, можно воспользоваться командой «Изменить» и выбрать цены поставщика.
- Копирование документов.
При повторяющихся первичных документах (например, реализация одному и тому же покупателю) можно быстро создать новый документ, скопировав предыдущий.
Некоторые документы нельзя создавать копированием. Например, документы по выплате зарплате создаются только как новые или на основании документов начисления.
- Заполнение номенклатуры по штрихкоду.
При большом количестве товаров сканирование штрихкодов может существенно ускорить заполнение документов.
- Использование сервиса по распознаванию первичных документов 1С:РПД.
Автоматически формирует первичные документы в 1С на основании загруженных сканов бумажных форм.
- 1С:Сканер чеков.
С помощью сервиса можно загружать в документ «Авансовый отчет» кассовые чеки от подотчетных лиц. Подотчетник устанавливает на телефон мобильное приложение, сканирует чек, который автоматически переносится в 1С. Бухгалтер получает чек в программе и вносит его в авансовый отчет. Поставщики в кассовых чеках заполняются по ИНН. Если поставщик не был заведен в базу, его можно заполнить автоматически при подключенном сервисе 1С-Контрагент.
После заполнения документа выполняется проведение, в результате чего система формирует проводки и выполняет разнесение по счетам бухгалтерского учета. Эти действия позволяют включить данные из первичных документов в регламентированный учёт.
Первичные документы в 1С при поступлении товара
При покупке товаров организация получает от поставщика первичный документ. Это может быть товарная накладная, универсальный передаточный документ (УПД) или кассовый чек, если товар приобретён через подотчётное лицо. Для отражения такой операции в 1С:Бухгалтерии используется документ «Поступление товаров».
Документ может быть создан вручную или получен от контрагента по ЭДО. При использовании электронного документооборота первичный документ поступления в 1С можно создать двумя способами.
- На основании полученного электронного документа. Перед созданием выполняется сопоставление номенклатуры.
- Путем загрузки XML-файла в новый документ «Поступление товаров». Этот вариант применяется, если обмен по ЭДО идет через внешние сервисы без прямой интеграции с 1С.
Первичные документы в 1С при оптовой продаже
Оптовая продажа товара покупателю выполняется документом «Реализация товаров: накладная, УПД». После заполнения его распечатывают, заверяют подписью и печатью и передают 1 экземпляр покупателю. На печать можно вывести товарную накладную, УПД, транспортно-сопроводительные документы.
Чтобы передать документ реализации в электронном виде, нужно нажать «ЭДО — Отправить электронный документ».
При использовании внешних сервисов ЭДО, не интегрированных с 1С, применяется выгрузка файла в формате XML. Это делается через пункт «Еще – ЭДО – Выгрузить документ в файл».
Создание собственных форм первичных документов в 1С:Бухгалтерии 8.3
Самостоятельно разработанные макеты первичных документов в 1С:Бухгалтерии применяются наравне с унифицированными формами. Чтобы применять собственные формы при печати документов, используют:
- Редактирование макета существующей в программе печатной формы.
Вариант подойдет при необходимости внести незначительные изменения в печатную форму. Например, нужно добавить специальную надпись в акте на списание материалов. Вносить правки следует аккуратно, чтобы не повредить структуру. Если нужно восстановить оригинал, в настройках печати доступна команда «Использовать стандартный».
- Добавление внешней печатной формы.
Разработанный макет будет доступен при печати документа дополнительно к существующим стандартным. Добавление собственной печатной формы выполняется в разделе «Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки».
Обмен первичными документами с контрагентами в 1С
Для приёма, отправки и обработки первичных документов по ЭДО в 1С используется раздел «Текущие дела ЭДО». Перейти в него можно из раздела «Продажи» или «Покупки» («Сервис – Текущие дела ЭДО»), а также напрямую из документа поступления или реализации («ЭДО – Текущие дела ЭДО»).
Здесь отражаются все входящие и исходящие документы контрагентов, а также приглашения. Документы сгруппированы в зависимости от действия, которое требуется с ними совершить. Например, в одной папке собраны входящие документы для отражения в учете, а в другой – требующие подписания. В верхней части окна находятся команды для отправки и получения документов.
Настройки ЭДО по каждому контрагенту отражаются в его карточке. Здесь указывается его идентификатор, состояние приглашения к ЭДО (принято, ждем согласия и т.д.), а также параметры обмена.
Работа с первичной документацией в бухгалтерском учете — основа бухгалтерского и налогового учета организации. 1С Бухгалтерия существенно упрощает процессы создания, настройки и обмена документами, используя инструменты для автоматизации рутинных задач. Программа допускает использование как унифицированных, так и собственных форм документов. Электронный обмен с контрагентами минимизирует риски ошибок и опозданий с документами.
Однако даже в условиях цифровизации программа не заменяет ответственность бухгалтера за соблюдение сроков оформления, корректность реквизитов и достоверность информации.
