Отслеживание платежей от клиентов — одна из ключевых обязанностей бухгалтера. В 1С:Бухгалтерии для этих целей предназначен документ «Счет покупателю». Сегодня мы подробно разберем, как правильно его оформлять, научимся заполнять все необходимые поля, а также изучим способы, с помощью которых в 1С можно отправлять выставленные счета клиентам.
Способы создания документа «Счет покупателю»
Счет покупателю — это документ, который выставляет продавец клиенту при продаже товара или услуги. Он не формирует бухгалтерские проводки, а показывает состояние расчетов с покупателями.
В программе 1С:Бухгалтерия счет покупателю можно создать несколькими способами. Это сделано для удобства и позволяет работать более рационально.
Создание возможно:
- По кнопке «Создать»,
- На основании другого документа.
Рассмотрим эти способы подробнее.
Создание нового счета по кнопке «Создать»
Чтобы создать документ, заходим в подраздел «Счета покупателям» раздела «Продажи».
Затем кликаем по кнопке «Создать».
После нажатия открывается окно создания.
Создание счета на основании другого документа
Программа 1С Бухгалтерия позволяет создать счет покупателю на основании следующих документов:
- Реализация товаров и услуг;
- Отчет комитента о продажах;
- Акт об оказании производственных услуг;
- Передача ОС в аренду;
- Поступление товаров и услуг;
- Коммерческое предложение;
- Счет от поставщика.
При создании «на основании» появляется связь между документами.
Данный способ можно использовать, например, при договоре с отсрочкой платежа. В этом случае сначала создается документ реализации, а уже потом выставляется счет для оплаты. Таким образом мы экономим время и исключаем дополнительные ошибки.
Выставление счета в программе 1С:Бухгалтерия 8.3
Обязательные реквизиты заполняются одинаково вне зависимости от способа создания счета.
Номер счета
Номер будет проставлен автоматически после записи документа. Его можно поменять вручную.
Контрагент
В программе 1С:Бухгалтерия возможен поиск контрагента по наименованию и ИНН. Например, вводим ИНН покупателя в поле «Контрагент» и находим нужного покупателя.
Если покупатель отсутствует в справочнике, его нужно создать.
Подтверждаем создание по ИНН, попадаем в карточку создания контрагента. Для юридических лиц и ИП при подключенном сервисе 1С:Контрагент можно автоматически заполнить реквизиты на основании данных ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Договор
После выбора контрагента заполняем поле «Договор».
Если у нашего покупателя несколько договоров, выбираем нужный.
В случае отсутствия договора в программе его можно создать.
Вы можете выставить счет без договора, если он не был заключен.
Если учет ведется в разрезе счетов, можно создать новый счет-договор с присвоением ему номера. Документ создается автоматически по кнопке «Новый».
Срок оплаты
Для контроля сроков предусмотрено заполнение даты оплаты. Это позволяет отслеживать неоплаченные клиентами счета.
Банковский счет
Поле «Банковский счет» заполнится автоматически, если у организации один счет. В противном случае выбираем нужный из списка.
Скидка
Из выпадающего списка выбираем вариант предоставления скидки.
Способ доставки
Выбираем способ доставки. Если нужный способ доставки отсутствует, его можно создать.
Товары и услуги
Вкладка «Товары и услуги» находится в табличной части документа.
Кнопкой «Добавить» создаем новую строку.
Заполняем поля таблицы. При реализации с НДС выбираем способ учета НДС (сверху/в сумме).
Важно правильно выделить сумму НДС, т. к. на основании счета клиент будет делать оплату, а мы создавать реализацию.
В процессе внесения данных вы можете выбирать номенклатуру разных видов. Например, в один счет можно включить и товары, и услуги, и свою продукцию.
Поле «Расходы за единицу» заполнять необязательно. Оно используется для отображения расходов продукции собственного производства. Также здесь вы можете увидеть процент наценки продукции.
Заполнение табличной части возможно также по кнопке «Заполнить» на основании созданных ранее документов.
Реквизиты продавца и покупателя
Реквизиты вносятся для отражения в печатной форме. Вы можете также настроить доп. условия в соответствии с договором, заключенным с поставщиком.
После заполнения всех обязательных реквизитов счет нужно записать и провести.
Статус счета
Когда мы только сформировали счет, он появляется в статусе «Не оплачен». Далее статус будет меняться в зависимости от хозяйственных операций и связанных со счетом документов, которые можно посмотреть по ссылке.
При поступлении полной оплаты статус поменяется на «Оплачен».
В случае частичной оплаты отразиться оплаченная сумма и долг клиента.
Отгрузка товара также меняет статус на «Отгружен» или «Частично отгружен».
Обратите внимание! Автоматическое изменение статуса счета возможно, только если документы поступления и отгрузки связаны с ним.
В некоторых случаях, например, при взаимозачете задолженности, статус может не поменяться автоматически. То есть фактически задолженности нет, но документ ее показывает. Тогда статус можно изменить вручную. Для этого из списка выбираем нужный, нажимает кнопку «Изменить статус». Команда также доступна при нажатии правой кнопки мыши.
В появившемся окне меняем статус на правильный.
Печать счета
Печать осуществляется по кнопке «Печать».
Отправка счета покупателю
Счет покупателю можно сохранить и отправить по электронной почте либо по ЭДО.
В 1С:Бухгалтерии есть возможность отправить документ на эл. адрес контрагента, не выходя из программы, предварительно выбрав формат.
При первой отправке программа предложит сделать дополнительные настройки.
Возможно, потребуется авторизация на почтовом сервере.
После успешной настройки появится окно отправки сообщения.
В поле «Кому» введите адрес электронной почты покупателя. Его также можно сохранить в карточку контрагента, тогда email будет автоматически подставляться при отправке писем.
Первоначальная настройка электронной почты также доступна из меню «Администрирование – Органайзер – Настройка почты».
Контроль состояния счетов
Проверить состояние счетов вы можете из «Журнала счетов». Здесь отображается статус и дата оплаты. Счета с незавершенными операциями подсвечены в списке красным. С помощью настройки списка можно также отфильтровать документы по требуемым параметрам.
Эту же информацию можно увидеть в отчете по неоплаченным счетам, перейдя в раздел «Руководителю – Расчеты с покупателями – Счета, не оплаченные покупателями».
Грамотное использование документа «Счет покупателю» в 1С:Бухгалтерии 8 позволяет эффективно отслеживать платежи от клиентов, а также контролировать состояние расчетов. Следуя нашим рекомендациям, вы сможете оптимизировать работу с клиентами и улучшить финансовый учет в вашей организации.
