Счет-фактура на аванс в 1С оформляется не реже, чем основной документ реализации — и требует не меньшей внимательности. Этот документ регистрируется в книге продаж и напрямую влияет на правильность расчета НДС. Любая неточность может привести к разногласиям с контрагентами и автоматическим проверкам со стороны налоговой. Подобные несоответствия выявляются налоговой службой в ходе автоматического сопоставления деклараций бизнес-партнеров. Ошибки в документах могут повлечь дополнительные проверки со стороны ФНС или проблемы с вычетом. Правильная настройка учета по авансовым счетам-фактурам в 1С минимизирует риск возникновения подобных ошибок.
Когда выписывается счет-фактура на аванс
Счет-фактура — ключевой документ, обеспечивающий как начисление налога продавцом для уплаты в бюджет, так и получение налогового вычета покупателем. НК РФ устанавливает обязанность выставлять счета-фактуры не только при передаче товаров или оказании услуг, но и при поступлении предварительной оплаты (авансов).
Законодательством установлен пятидневный срок для выставления счета-фактуры с момента зачисления авансового платежа. Нарушение этого срока может повлечь налоговые санкции.
При получении предоплаты продавец обязан:
- Исчислить НДС с полной суммы полученного аванса.
- Оформить авансовый счет-фактуру в двух идентичных экземплярах.
- Передать второй экземпляр покупателю для возможности заявления вычета НДС.
Важно отметить, что НДС по авансовым счетам-фактурам подлежит вычету после отгрузки товара, а вместо него начисляется НДС по основному документу.
Настройка выписки счетов-фактур на аванс в 1С
Прежде чем выписывать авансовые счета-фактуры, в 1С 8.3 нужно установить:
- Порядок регистрации,
- Наименование номенклатуры,
- Порядок нумерации.
Как правильно настроить учет НДС в программе — в пошаговом руководстве по НДС в 1С.
В 1С:Бухгалтерия 8 можно выбрать один из вариантов регистрации авансовых с/ф. В большинстве случаев они выписываются всегда, когда поступает аванс от покупателя. Это самый безопасный вариант, который исключит претензии со стороны налоговиков. Организация может выбрать и другие варианты, в зависимости от даты отгрузки. Компании с производственным циклом свыше 6 месяцев, включённые в утверждённый Правительством РФ перечень, могут не оформлять счета-фактуры на аванс и начислять НДС только после отгрузки.
Такой порядок будет действовать для всех счетов-фактур. Если для какого-то клиента нужно настроить индивидуальный порядок, это можно сделать в его карточке. Например, если с покупателем заключен договор на поставку продукции, изготовление которой занимает более полугода и принято решение не регистрировать счета-фактуры по авансам за эту продукцию. Тогда в договоре с покупателем указываем индивидуальный порядок, который будет отличаться от принятого для всей организации.
Настроенный метод действует только для автоматической регистрации счетов-фактур. Выписать авансовый счет-фактуру вручную можно в любое время.
Законодательство обязывает указывать наименование продаваемого товара, продукции (услуги) в счетах-фактурах. Неполное наименование не служит основанием для отказа в вычете НДС, однако безопаснее будет указать его как можно точнее. Это правило относится и к авансовым с/ф. При поступлении аванса от покупателя нужно указать, за какой товар внесена предоплата. В программе предусмотрены несколько вариантов внесения номенклатуры в счет-фактуру на аванс:
- На основании счета. Если расчеты с покупателем ведутся по счетам, то в поступлении счет покупателю указывается как документ-основание. Тогда номенклатура заполнится автоматически и дополнительно настраивать ничего не нужно.
- На основании договора. Когда учет ведется по договорам, можно указать наименование в договоре с покупателем. При получении аванса по этому договору наименование будет подставлено в авансовый счет-фактуру.
- Вручную. Если не подходят два предыдущих варианта, то номенклатуру придется указать вручную. Ее можно выбрать из справочника номенклатуры или вписать в графу «Содержание услуги, доп. сведения».
Каждый счет-фактура должен иметь свой номер. Чтобы отделить авансовые счета-фактуры от остальных, им можно присвоить префикс «А». Такая настройка будет действовать для всей организации. Выполнить ее можно из раздела «Банк и касса».
Как выписать счет-фактуру на аванс в 1С:Бухгалтерия 8.3
Счета-фактуры на аванс выписываются при поступлении предоплаты от покупателя. Это можно сделать на основании документов поступления денежных средств:
- Поступление на расчетный счет,
- Операция по платежной карте,
- Поступление наличных,
- Корректировка долга и других документов, при которых возникает аванс от покупателя.
Такие денежные средства должны быть обязательно отражены в программе как аванс и учтены на счетах учета авансов.
После проведения документа программа «увидит» аванс на счете 62.02. Сформируем счет-фактуру на основании документа поступления. Поля будут заполнены автоматически:
- Вид счета-фактуры – на аванс.
- Платежный документ No и от – «подтянется» из номера и даты банковского документа. В нашем случае это номер платежного поручения. Налоговые органы советуют указывать реквизиты всех платежно-расчетных документов.
- Номенклатура – заполнится в зависимости от основания. У нас поступление на расчетный счет сформировано по счету, поэтому номенклатура будет подставлена из счета от поставщика.
- Код вида операции – 02 присваивается авансовым с/ф.
- % НДС – указывается расчетная ставка, соответствующая ставке НДС в документе поступления.
Сумма и НДС будет рассчитана для каждой позиции номенклатуры в пропорции, исходя из данных по счету и поступившей оплаты от покупателя.
Документ сформирует проводки и отразит авансовый НДС на счете 76.АВ. Будут созданы записи в специальных регистрах. Запись в регистр «НДС продажи» позволит отразить данные счета-фактуры и НДС к уплате в книге продаж.
После того как товары будут реализованы, авансовый НДС можно принять к вычету и отразить в книге покупок. Налоговый Кодекс разрешает принимать к вычету НДС с авансов в том же квартале, в котором прошла реализация.
Автоматическая регистрация счетов-фактур на аванс в 1С
В 1С:Бухгалтерии авансовые счета-фактуры оформляются либо сразу при поступлении оплаты, либо автоматически за выбранный период. Групповая регистрация удобна при большом количестве операций. Счета-фактуры можно выписывать за какой-то период либо в конце месяца.
Допускается использовать и оба этих способа. Например, для одних покупателей нужно сразу выставить счет-фактуру, а для других допускается сделать это по итогам месяца.
Групповая регистрация авансовых счетов-фактур выполняется с помощью специальной обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс». Открыть ее можно из раздела «Банк и касса» либо из помощника расчета НДС.
Чтобы выписать счета-фактуры, нажимаем «Заполнить». Будет выведен список документов, по которым найдены авансы, но не были выписаны авансовые с/ф. Команда «Выполнить» создаст счета-фактуры по этим операциям.
В нижней части формы можно перейти к списку всех выписанных авансовых счетов-фактур.
Как исправить счет-фактуру на аванс в 1С
Ошибки в счете-фактуре на аванс устраняются через аннулирование документа и повторное оформление. До сдачи декларации достаточно удалить ошибочный документ и создать новый. Важно сохранить дату в пределах того же налогового периода, чтобы данные корректно отразились в учете.
Когда отчетность уже сдана, используется сторнирующая операция. Формируются проводки вручную, затем выставляется новый счет-фактура. В книге продаж данные отражаются через дополнительный лист.
При изменении суммы предоплаты создается отдельный счет-фактура на разницу. В 1С он оформляется как новый, без привязки к предыдущему документу.
Все исправления должны быть зарегистрированы в учете. Это исключит расхождения с данными контрагента и сведет к минимуму риск претензий со стороны налоговой.
1С:Бухгалтерия позволяет настроить формирование авансовых счетов-фактур, использовать ручную или групповую регистрацию, настроить нумерацию и автоматическое указание номенклатуры. После отгрузки авансовый НДС можно принять к вычету, но только при корректном отражении всех операций в учете. Грамотная работа с авансовыми счетами-фактурами в 1С защитит от споров с налоговой и позволит избежать дополнительных проверок.
