Счета-фактуры в 1С выставляют все организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие операции, облагаемые НДС, включая сделки по реализации и получение авансовых платежей. Покупатели, работающие с НДС, используют их для налогового вычета. Форма и обязательные реквизиты строго регламентированы, а процедура выставления прописана в НК РФ. Давайте рассмотрим, каким образом организована работа со счетами-фактурами в Бухгалтерии 1С 8.
Счета-фактуры и налоговый учет
Счет-фактура — это один из основных документов налогового учета, который продавец обязан выставить при реализации товаров, работ или услуг, а также при получении аванса. В нем указываются сведения о продавце и покупателе, номенклатура, цена, ставка и сумма НДС.
По закону счет-фактуру необходимо оформить в течение 5 календарных дней с момента отгрузки или получения предоплаты.
Во многих случаях организации используют универсальный передаточный документ (УПД) вместо счета-фактуры — если он содержит все обязательные реквизиты. Такие документы участвуют в налоговом учете наравне с обычными счетами-фактурами.
На основании счетов-фактур или УПД:
- Продавец формирует книгу продаж.
- Покупатель — книгу покупок.
- Данные переносятся в декларацию по НДС, подаваемую в ФНС.
В 1С эти документы отражаются автоматически — при оформлении реализации, поступлений или авансов. Далее мы рассмотрим, как именно это происходит в разных ситуациях.
Кто обязан выставлять счет-фактуру
Счета-фактуры обязаны оформлять все налогоплательщики НДС, если они совершают операции, облагаемые этим налогом. К ним относятся:
- Реализация товаров и услуг,
- Безвозмездная передача имущества,
- Выполнение строительно-монтажных работ для собственных нужд,
- Получение авансов от покупателей.
Кроме того, в некоторых случаях обязанность возникает и у тех, кто не платит НДС. Например, если организация исполняет обязанности налогового агента или действует как посредник, совершая сделки от своего имени.
В 1С:Бухгалтерия 8.3 необходимость выставления счета-фактуры определяется автоматически — на основе типа операции, настройки учетной политики и признаков договора с контрагентом. Если система видит основание, она предложит создать документ.
Создание счета-фактуры в 1С
Формирование счета-фактуры в продуктах 1С, включая типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерия, преимущественно осуществляется на основании исходного первичного документа: накладной, акта или платежного поручения. В зависимости от типа хозяйственной операции платформа автоматически заполняет реквизиты, обеспечивая соответствие требованиям налогового законодательства.
Далее рассмотрим наиболее распространенные ситуации, при которых требуется оформление счета-фактуры.
Счет-фактура на реализацию в 1С
При продаже товаров или других материальных ценностей, а также оказании работ или услуг продавец должен выделить НДС в документе и выписать счета-фактуры на реализацию каждому контрагенту. Посмотрим на примере, как это сделать.
Создадим новый документ.
Укажем количество товара, его цену и выделим НДС. Чтобы выписать счет-фактуру, можно ввести ее на основании товарной накладной или воспользоваться кнопкой внизу документа.
В результате будет создан «Счет-фактура выданный» с кодом вида операции 01, который соответствует документу реализации. Порядковый номер и дату программа присвоит автоматически.
Счет-фактуру можно создать и из журнала документов. Для этого необходимо выделить документ и воспользоваться вводом на основании.
Сформированный с/ф можно вывести на печать либо отправить в электронном виде контрагенту.
Как выписать счет-фактуру на аванс в 1С
В случае поступления от покупателя полного или частичного авансового платежа, на продавца возлагается обязанность рассчитать сумму НДС. Кроме того, в пятидневный срок, исчисляемый по календарю, он должен оформить и предоставить клиенту счет-фактуру на аванс. Организация отражает в учетной политике порядок регистрации с/ф на аванс. Самый безопасный способ — «Регистрировать всегда при получении предоплаты».
При необходимости индивидуального порядка для конкретного соглашения с покупателем его можно установить непосредственно в договоре.
Чтобы выставить счет-фактуру на выданный аванс в 1С, можно использовать два способа: из документов поступления денежных средств или с помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс». При этом важно учесть, что воспользоваться вторым способом можно только при наличии кредитового остатка на счетах учета авансов (например, 62.02 или 76.06). Если же поступившие от контрагента средства не являются авансом, система уведомит вас об этом.
На основании документа поступления на расчетный счет создадим с/ф на аванс.
Система автоматически сформирует счет-фактуру на предоплату, присвоив ей код вида операции 02, что означает «Авансы полученные». При этом перечень товаров или услуг в документе будет соответствовать позициям, указанным в выставленном покупателю счете на оплату.
Если он не выбран, обобщенная номенклатура может быть подставлена из договора с покупателем.
Либо выбрана вручную из формы.
Обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» позволяет формировать первичные документы за выбранный период. По кнопке «Заполнить» отображается список, а при нажатии на «Выполнить» происходит регистрация всех с/ф на аванс.
Эту обработку можно запустить также из помощника по расчету НДС при закрытии месяца.
Более подробно читайте в статье «Счет-фактура на аванс в 1С».
Регистрация полученных счетов-фактур в 1С
Счет-фактура полученный — это документ, который регистрируется при поступлении товаров, услуг или имущественных прав от поставщика в 1С. Он нужен для отражения входящего НДС и формирования книги покупок. В программе документ создается автоматически на основании поступления либо вручную — если требуется зафиксировать счет-фактуру, полученную отдельно.
Счета-фактуры от поставщика, зарегистрированные в 1С в течение месяца, автоматически включаются в книгу покупок при закрытии периода. 1С дополнительно проверяет связку с договором, корректность реквизитов и дубли. Сделать счет-фактуру в 1С вручную можно через раздел «Покупки» или путем ввода на основании. В 1С необходимо вовремя регистрировать входящие документы, чтобы не потерять право на вычет НДС.
Счет-фактура на строительно-монтажные работы
Если организация своими силами строит какой-либо объект, который в дальнейшем будет использоваться в ее деятельности, то согласно нормам законодательства, расходы на строительство подлежат обложению НДС. При этом по окончании каждого квартала нужно исчислить НДС с суммы произведенных затрат за налоговый период и выписать с/ф.
Компания выставляет счет-фактуру на свою же организацию, поэтому продавец и покупатель будут совпадать. В данном случае оформление производится на основании документа «Начисление НДС по СМР хозспособом».
По кнопке «Выписать счет-фактуру» будет сформирован с/ф на реализацию с кодом вида операции – 01.
Корректировочный или исправительный счет-фактура в 1С
Когда после отгрузки меняются условия сделки (снижается цена, уточняется количество или предоставляется скидка), поставщик оформляет корректировку по согласованию сторон. Для этого в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 используется первичный документ «Корректировка реализации». После его проведения система автоматически предложит создать корректировочный счет-фактуру с кодом операции 03.
В корректировке указываются только те позиции, по которым произошли изменения. Оформить документ необходимо не позднее 5 календарных дней с даты подписания соглашения об изменении условий. Покупателю направляется экземпляр корректировочного счета-фактуры для отражения в учете и формирования отчетности.
Если после выставления документа выявлены ошибки в реквизитах, необходимо выполнить исправление в первичных документах. В этом случае оформляется исправительный счет-фактура, который создается вручную на основании исходного документа с указанием корректных данных.
Для упрощения работы с подобными случаями в системе предусмотрены инструменты автоматизации, используются данные из соответствующих справочников.
Новый формат счета-фактуры в 1С 8.3
С 1 апреля 2025 года действует только новый формат электронных счетов-фактур — версия 5.03, утвержденная приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Документы в старых форматах (5.01 и 5.02) операторы ЭДО не принимают.
Формат 5.03 включает следующие ключевые изменения:
- В строке 5А требуется указывать все документы, подтверждающие передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг или передачу имущественных прав. Разделитель — точка с запятой.
- Добавлена графа 14: «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС». Ее заполняют только при продаже прослеживаемых товаров.
- Расширен формат РНПТ: теперь допускается длина от 25 до 29 знаков.
- В блоке «Подписант» обязательно указание сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД) и способа ее передачи.
- Допускается указание цен прослеживаемых товаров без округления, с копейками.
Чтобы избежать отклонения документов оператором ЭДО, необходимо обновление программы 1С до последней версии.
