Учет рабочего времени в 1С:ЗУП — основа для правильного расчета зарплаты. Любое отклонение от нормы должно быть учтено. Режимы работы, графики, табели — всё это влияет на итоговые суммы и соблюдение норм Трудового кодекса. Если сотрудник меняет смены или уходит на больничный, бухгалтеру нужно корректно зафиксировать изменения. Чтобы учесть переработки и избежать ошибок в оплате, важно правильно задать параметры расчета. Разберем, как вести учет рабочего времени в 1С ЗУП.
Виды режимов рабочего времени
При приеме на работу каждому сотруднику устанавливается режим работы. Он определяет продолжительность времени работы и положенные дни отдыха.
Режимы работы устанавливаются для определенного интервала времени. Это может быть:
- Стандартная неделя,
- День,
- Месяц,
- Произвольный промежуток в сменном графике.
При настройке режимов обязательно нужно соблюсти все требования ТК РФ и предусмотреть, как будут предоставляться выходные. Работодатель должен зафиксировать число смен, время перерывов и другие факторы.
Чтобы установить режим работы сотруднику и ознакомить его с этим порядком, используются графики. Они могут применяться как к одному сотруднику, так и использоваться для нескольких групп или даже для всего предприятия.
Организация вправе самостоятельно устанавливать графики для своих сотрудников и закреплять их в правилах внутреннего распорядка. Индивидуальные или отличающиеся от общего порядка графики указываются в трудовых договорах.
Любой график фиксируется в кадровом документе приема на работу.
Все графики располагаются в одноименном справочнике («Настройка – Предприятие – Графики работы сотрудников»).
Подробно о том, как создать и настроить графики, читайте в статье «График работы в 1С 8.3».
Для расчета зарплаты сотрудникам нужно вести учет рабочего времени. В 1С:Зарплата и управление персоналом это можно делать двумя способами:
- С помощью графиков и учета отклонений,
- С помощью табеля.
В первом случае учитывается время по графику, а все отклонения оформляются отдельными документами. Отклонения могут быть как в большую (сверхурочные, работа в выходные), так и в меньшую сторону (больничные, дополнительные выходные и пр.). Если таких документов нет, то будет учтена полная занятость по графику.
Например, сотрудник трудится по графику: пятидневка. С 20 по 31 марта он находился на больничном, который еще не закрыт. Бухгалтер зафиксировал отсутствие работника документом «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Зарплата за март будет начислена с учетом отработанных дней по графику за вычетом дней, находящихся на больничном. Это отражено в отчете «Табель учета рабочего времени».
Второй вариант – с использованием табеля для фиксации фактически отработанного времени. В этом случае отражаются не только отсутствия, но и рабочие дни сотрудника.
Табель учета рабочего времени в 1С
Табель применяется, если нужно выполнить расчет зарплаты по времени, не совпадающем с графиком. Например, у сотрудника были частые изменения графика в течение месяца или просто заранее нельзя определить режим работы. Учет времени с помощью табеля применяется, когда это сложно сделать с помощью обычных графиков. Например, при сменной работе и частых перестановках сотрудников между сменами, для подмены коллег.
Чтобы включить возможность расчета времени по табелю, нужно отключить проверку соответствия фактического времени с графиком. Если этого не сделать, то программа будет «ругаться» при проведении табеля.
Заполнение индивидуального табеля выполняется из раздела «Зарплата – Учет времени – Табели».
По кнопке «Подбор» или «Заполнить» программа сформирует данные по графику, который действует у сотрудника. Чтобы зафиксировать отклонения и установить фактическое время работы, проваливаемся в нужную ячейку и вносим данные. Например, можно сдвинуть смену сотрудника – установить вместо выходного рабочий день, а выходной перенести на рабочий по графику.
В табеле указываются виды времени, рабочие дни, выходные. По этим данным программа рассчитывает фактически отработанные часы. Через табель можно зафиксировать и неявки сотрудников.
При этом отпуска, больничные, другие оплачиваемые периоды нужно оформлять отдельными документами — только так они будут учтены при начислении. Поэтому табель заполняется после ввода всех документов за месяц и перед расчётом зарплаты
Суммированный учет рабочего времени в 1С
Работодатель должен соблюдать нормы рабочего времени, предусмотренные Трудовым кодексом. Общая продолжительность рабочей недели не должна быть больше 40 часов. Однако это не всегда можно реализовать в условиях производства, сезонности, посменной работы или другой специфики в деятельности.
Чтобы соблюсти нормы закона и при этом не нарушать производственный процесс, компании могут использовать суммированный учет рабочего времени.
Для этого выбирается учетный период (не более 1 года, а для вредных условий – до 3 месяцев). Это может быть месяц, квартал или любой промежуток, например, производственный цикл. Учетный период должен быть не более года, а для вредных условий – до 3 месяцев.
Подсчет отработанного времени будет выполняться за этот период, а не учитываться по месяцам. Главное условие – по итогам периода должна соблюдаться норма.
Количество дней и часов при суммированном учете может отличаться от производственного календаря. Отклонения от нормы могут появляться как в большую, так и в меньшую сторону.
Все часы сверх нормы в периоде учета являются переработкой и должны быть оплачены согласно законодательству.
Учет переработок в 1С:ЗУП
Согласно ТК РФ, сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени считается переработкой. По окончании учетного периода определяется количество часов, превышающих норму. Оплата таких переработок выполняется за каждый час и рассчитывается по специальному правилу:
- Первые два часа оплачиваются как минимум в полуторном размере,
- Последующие – в двойном.
При этом переработки могут возникать и внутри смены, а оплачиваются они по результату учетного периода.
Чтобы программа посчитала переработку сверх нормы, нужно включить настройку для почасовой оплаты. После этого в 1С:ЗУП станет доступен документ для регистрации переработок.
В графике сотрудника отмечаем показатель, который будет браться за норму при расчете переработок.
При расчете сверхурочных вычисляется часовая тарифная ставка, которая определяется исходя из месячной тарифной ставки и количества часов в месяц.
В настройках расчета зарплаты нужно указать, какое количество дней будет браться за норму при пересчете.
Рассмотрим, как начислить доплату за переработку на примере.
Сотрудник Радченко Сергей Владимирович работает по сменному графику с окладом 80 000 рублей. Смены работника могут приходиться на ночное время с доплатой за эту работу. В марте сотрудник отработал 171 час вместо положенных 167 часов. Бухгалтер зафиксировал переработку документом «Регистрация переработок». Сотруднику дополнительно положено оплатить 4 часа, из них 2 часа по тарифу «x1,5», а оставшиеся 2 часа по тарифу «x2».
За март работнику дополнительно начислена доплата за ночное время в размере 1 628,74 рубля, которая не входит в базу для расчета сверхурочных.
Доплата за сверхурочную работу составляет:
(479,04 * 0,5 * 2 часа) + (479,04 * 1 * 2 часа) = 1 437,12 рублей,
где 437,04 — часовая тарифная ставка, которая определяется как оклад, деленный на количество дней по производственному календарю:
80 000 / 167 = 479,04 рубля.
Подробный разбор расчета сверхурочных часов — в статье «Учет и оплата сверхурочной работы в 1С:ЗУП 8.3».
Трудовые графики всех типов (дневные, недельные, месячные и сменные циклы) необходимо составлять в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Утвержденные графики документируются во внутренних нормативных актах организации и индивидуально настраиваются для сотрудников. Система позволяет вести учет времени двумя способами: по установленным графикам с отметками отсутствий либо по фактически отработанным часам в табеле. При суммированном учете доступно использование разных циклов сменности. Система 1С:ЗУП автоматически производит расчет сверхурочных часов при корректной настройке параметров, графиков и своевременном внесении данных в документы.
