Контроль остатков в 1С помогает предотвратить списание товаров и материалов в минус. Если после проведения документа остаток становится отрицательным, программа блокирует операцию и сообщает, каких позиций не хватает.
Учет остатков в разных конфигурациях 1С
Контроль остатков встроен во многих программах 1С. Механизм реализуется по-разному в зависимости от конфигурации и имеет различия, связанные с объектами контроля и гибкостью настроек. Рассмотрим, как организован учет остатков в двух распространенных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление торговлей (УТ).
Где в 1С контроль отрицательных остатков
Контроль остатков в 1С:Бухгалтерия и 1С:УТ включен для документов продажи или выбытия материальных ценностей.
При попытке списать больше ТМЦ, чем присутствует в учете, «срабатывает» запрет на проведение документа. Программа считает, какое количество останется после выполнения операции:
- Если образуется отрицательный остаток – документ не проводится. Пользователю сообщается каких товаров или материалов не хватает и в каком количестве.
- Если отрицательных остатков не появилось – то документ успешно проводится.
Контроль остатков в 1С:Бухгалтерия 8.3
В 1С:Бухгалтерия контроль остатков ведется по счетам бухгалтерского учета. Это счета учета ТМЦ, участвующие в проводках: товары, материалы и другие ценности, которые учитываются в количественном выражении. Перед проведением в программе происходит предварительный подсчет остатка по счету, который выбран в документе.
Контроль выполняется по счетам с количественным учетом, имеющим субконто «Номенклатура».
При проверке остатков учитываются:
- Склад нахождения ТМЦ (если учет ведется по складам). Например, если товар оприходован на один склад, а при реализации указать другой, то документ не проведется.
- Счет учета. К примеру, если продаем материал, учтенный на счете 10.01 как товар (41.01) программа укажет, что нет нужного остатка.
- Организация, которой принадлежит ТМЦ. Если в программе ведется учет по нескольким организациям, то остатки контролируются для каждой организации.
То есть контроль остатков происходит только по той номенклатуре, которая выбрана в документе, по указанному складу и принадлежащей выбранной организации.
Контроль остатков в 1С:Управление торговлей
1С:УТ 11 контроль остатков выполняется на основании данных специальных регистров:
- Товары организаций – для контроля остатков по организациям.
- Товары на складах – если ведется контроль по складам.
- Распределение запасов – для контроля обеспечения в заказах.
Перед проведение документов выбытия (Реализация товаров и услуг, Внутреннее потребление товаров) программа «считает» какой остаток образуется по регистрам накопления для указанных в документе позиций номенклатуры. При положительном остатке документ проводится и вносятся записи в регистры.
Если получается минусовой остаток, выводится сообщение, что товара не хватает и документ не проводится.
Контролировать остатки в 1С:УТ можно:
- По организациям или группе компаний.
Настройка контроля выполняется в разделе «НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров».
- При установленной галочке «Передачи товаров между организациями» и настроенных межфирменных продажах контролируется общий остаток по группе компаний.
- При отключенных межфирменных продажах контроль выполняется отдельно по каждой организации.
- По складам.
Контроль остатков по складам настраивается в карточке склада. При установленной галочке «Контролировать свободные остатки» проверка будет выполняться только по складу с учетом ранее зарезервированных товаров, но без учета остатков по организациям.
Можно добавить исключения – указать номенклатуру, которую можно списывать «в минус».
- В заказах.
Контроль остатков при проведении документов реализации зависит от того, создан ли резерв на этот товар в заказах. Резервирование выполняется в графе заказа «Действие».
- Резервировать. Остаток контролируется с учетом зарезервированного количества. Проверить, какое количество товара находится в резерве можно с помощью отчета «Остатки и доступность товаров». К отчету можно перейти сразу из карточки номенклатуры.
- К обеспечению, не обеспечивать – резерв на это количество не создается. При реализации этого товара контроль остатков выполняется без учета заказов.
Как убрать контроль остатков в 1С
Иногда у организаций возникает необходимость выполнить продажу товара, который не числится в учете. Такое может произойти при пересорте товара, не внесенном поступлении, при продажах внутри группы компаний. Чтобы «разрешить» программе провести такую продажу, нужно убрать контроль остатков.
Как отключить контроль остатков в 1С:Бухгалтерия
Чтобы отключить контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия, переходим в раздел «Администрирование – Настройки программы – Проведение документов».
Проставляем отметку «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».
Теперь можно проводить документы «в минус». Настройка выполняется одновременно по всем организациям, которые ведутся в базе. Убрать контроль для одной организации и оставить для другой либо настроить исключения не получится. Правило будет действовать для всех организаций, складов и всей номенклатуры.
Наличие отрицательных остатков не может быть нормой. Это не только искажение количественного учета, но и некорректное формирование себестоимости, которое ведет к неправильному расчету налогов. Поэтому все минусовые остатки нужно «исправлять».
Понять откуда возник минус, можно использовать различные отчеты:
- Остатки товаров. Отчет показывает остатки на определенную дату с возможностью отбора по складу, номенклатуре или группе товара.
- Оборотно-сальдовая ведомость по счетам учета ТМЦ (10,41 и т. д.). ОСВ позволит «провалиться» в операции и найти документ, который вызвал отрицательный остаток.
Но у проверки с помощью таких отчетов есть свой недостаток: остаток наглядно показан только на конец периода. Например, если в течение периода образовывались «минуса», а потом было поступление, то отрицательные остатки можно и не увидеть, ведь на конец периода остаток будет положительный.
Чтобы отследить все отрицательные остатки, создан специальный отчет «Контроль отрицательных остатков». Он отразит все документы, которые списали ТМЦ «в минус».
Каждую позицию номенклатуры с отрицательным остатком нужно проанализировать и понять, почему возник минус. Это может быть пересорт товара, невнесенное или сделанное позже реализации поступление.
После выявления и исправления ошибок нужно обязательно перепровести документы, чтобы себестоимость сформировалась корректно.
Как отключить контроль остатков в 1С:УТ
Отключить контроль остатков в 1С:УТ можно для организаций (группы компаний при межфирменных продажах). Для этого нужно снять галочку «Контролировать остатки товаров организаций».
1С:УТ позволяет отключить контроль на время для определенного пользователя. Например, нужно срочно провести продажу товара, который уже поступил на склад, но еще не оприходован в программе. Для этого нажимаем «Отключить контроль остатков (на время сеанса)».
После проведения нужного документа пользователь может выйти и обратно зайти в программу или вернуть контроль по кнопке «Возобновить контроль остатков».
Отключение контроля по складам производится в карточке склада путем снятия соответствующей галочки. Если требуется оставить контроль по складам для определенной номенклатуры, можно добавить эти позиции в исключения.
Анализировать отрицательные остатки в 1С:УТ можно с помощью отчета «Отрицательные остатки товаров организаций». Для выявления и корректировки ошибок в программе есть обработка «Помощник исправления остатков товаров организаций».
Встроенный механизм контроля остатков в 1С своевременно предотвращает ошибки в учете. В 1С:Бухгалтерия контроль основан на бухгалтерских счетах и действует одновременно для всех организаций и складов. Контроль остатков в 1С:УТ реализуется через проверку данных регистров, что позволяет раздельно учитывать физическое наличие товара на складе и остатки, закрепленные за конкретным юридическим лицом. Настройки в УТ гибкие: можно управлять контролем по складам, задавать исключения по товарам и временно отключать проверку для оперативных ситуаций.
