Возврат в 1С:Розница оформляется по-разному в зависимости от того, закрыта кассовая смена или нет, а также от способа, которым покупатель оплатил товар. Ошибка на любом из этих шагов приводит к расхождениям в учете и нарушению кассовой дисциплины. Поэтому важно заранее знать, каким документом действовать в каждой ситуации. Разберем, как принять возврат от покупателя и как при необходимости вернуть товар поставщику.
Возврат товара от покупателя в 1С:Розница
Оформление возврата товара от покупателя в 1С:Розница 3.0 выполняется по-разному в зависимости от времени возврата:
- Если смена закрыта – документом «Приходная накладная».
- Если смена не закрыта – документом «Чек на возврат».
Для возврата покупателю денег существует правило – деньги возвращаются тем же способом, как и были оплачены. При оплате наличными – выдаются наличными. При оплате по карте – возвращаются на ту же карту, с которой произошла оплата. При поступлении на расчетный счет – списанием с расчетного счета.
Для отклонения от этого правила должна быть уважительная причина. Например, у покупателя закончился срок действия карты, с которой была покупка. Тогда нужно взять заявление у покупателя, каким способом он просит произвести возврат.
Перед началом любого возврата — независимо от его причины — рекомендуется проверить:
- Не истек ли срок возможного возврата по закону или внутренним правилам магазина.
- Сохранен ли чек или его электронная копия.
- Есть ли упаковка и товарный вид (если иное не предусмотрено договором).
Создание «Приходной накладной» в 1С:Розница
Приходная накладная в 1С:Розница – это универсальный документ. Он оформляется не только при оприходовании товара от поставщика, но и при поступлении от покупателя при возврате. Такую накладную при возврате можно создать несколькими способами.
- Из чека ККМ.
Чтобы вернуть товар в другую кассовую смену в разделе «Продажи – Розничные продажи» находим чек, по которому был продан товар. В чеке нажимаем «Создать на основании – Приходная накладная». Указываем покупателя – Розничный покупатель или его ФИО.
- На основании расходной накладной.
Если продажа осуществлялась документом «Расходная накладная» (например, юрлицу или ИП), то возврат осуществляется на основании документа продажи. В расходной накладной нажимаем «Создать на основании – Возврат от покупателя». Приходная накладная заполнится сведениями из расходной автоматически.
- Как самостоятельный документ.
Все документы поступления товара расположены в едином журнале («Закупки – Приходные накладные»). Для создания приходной накладной на возврат нажимаем «Создать» и выбираем в документе вид операции «Возврат от покупателя». Это же действие можно сделать проще: переходим в раздел «Продажи – Возвраты от покупателей». Здесь отражаются не все приходные накладные, а только возвратные. Нажимаем «Создать – Возврат от покупателя».
При всех способах создания приходной накладной на возврат нужно проверять возвращаемый товар и его количество. Если возвращается не весь товар, который указан в документе продажи – данные нужно скорректировать вручную. Если товар был продан в составе акции или со скидкой, возврат происходит по цене фактической продажи. Программа автоматически подставит цену из документа-основания, но при самостоятельном создании приходной накладной цену нужно проверить вручную.
Заполнение сведений о товаре
Табличная часть приходной накладной заполняется автоматически, если документ создается на основании чека или расходной накладной. Если документа-основания нет, сведения о товаре указываем самостоятельно:
- Заполняем товар по кнопкам «Добавить», «Подобрать» или сканируем штрихкод.
- Указываем количество и цену продажи товара покупателю.
Если возвращается бракованный товар, рекомендуется добавить в табличную часть примечание. Например, в дополнительном поле «Комментарий» указать причину возврата. Это поможет при дальнейшей работе с поставщиком товара.
Печать чека
Для печати чека на возврат из приходной накладной нажимаем «Еще – Пробить чек».
Чтобы выдать деньги покупателю — оформляем документ «Расход из кассы». Это удобно сделать на основании приходной накладной.
Таким образом, возврат в другой кассовой смене оформляется двумя документами:
- Приходная накладная – приходуется товар на склад.
- Расход из кассы — возвращаются деньги покупателю из основной кассы.
Возврат в незакрытой кассовой смене
Если кассовая смена еще не закрыта, то розничный возврат оформляется из чека ККМ. Нажимаем «Создать на основании – Чек ККМ на возврат». Чек на возврат заполнится автоматически. Далее нажимаем «Пробить чек».
Такой возврат отразится в отчете о розничных продажах за день. В незакрытой смене возврат не требует отдельного документа «Расход из кассы» — деньги выдаются из оперативной кассы смены, что автоматически уменьшает итоговую выручку смены.
Возврат поставщику в 1С:Розница
Возвращенные покупателями товары не всегда получится использовать вновь для продажи. Товар может быть возвращен по причине брака или просто не востребован для других покупателей. Тогда возникает потребность возврата товара поставщику, у которого он закупался. Возможность возврата, как правило, прописывается в договоре с поставщиком.
Возврат поставщику оформляется документом «Расходная накладная». Чтобы данные возвратного документа заполнились автоматически, создадим его на основании приходной накладной (документа поступления товара от поставщика). В приходной накладной нажимаем «Создать на основании — Возврат поставщику». Проверим табличную часть – укажем количество возвращаемого товара.
Если есть НДС, то в нижней части документа нажимаем «Счет фактура – Создать».
Когда поставщик не принимает бракованный товар, а только предоставляет скидку или замену, вместо возврата производится уценка товара либо товар полностью списывается.
В 1С:Розница 3.0 для возврата предусмотрено два сценария: чек на возврат, если смена еще открыта, и связка «приходная накладная плюс расход из кассы», если смена уже закрыта. В обоих случаях действует одно правило: деньги возвращаются тем же способом, которым были получены. Возврат товара поставщику проводится документом «Расходная накладная» и оформляется на условиях, прописанных в договоре с ним. На каждом шаге стоит фиксировать причину возврата, сумму, способ возврата денег и сотрудника, который принял товар, эти данные пригодятся при инвентаризации и проверках.
