Доверенность в 1С оформляется при передаче полномочий сотрудникам на получение товаров, подписание документов или представление организации в госорганах. В 1С:Бухгалтерия 8.3 такие документы можно создать вручную или на основании счета, а при необходимости — найти через журнал, карточку контрагента или договор. Разберем основные приемы работы с доверенностями, включая машиночитаемые доверенности, которые используются при сдаче отчетности через представителя.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) в 1С
Машиночитаемая доверенность – электронная доверенность, которую организация оформляет на сотрудника или другого физлица. Работник подписывает документы от имени компании своим сертификатом электронной подписи и прикладывает к нему МЧД.
Машиночитаемые доверенности расположены в одноименном справочнике, который можно открыть из карточки организации. Из раздела «Главное – Настройки – Организации» переходим в карточку организации и нажимаем «ЭДО – Машиночитаемые доверенности».
По кнопке «Создать» доступен выбор доверенности или ее передоверия. Заполняем поля документа – указываем данные доверителя (нашей организации и ее уполномоченного лица) и доверенного – сотрудника организации. Указываем полномочия доверенного – какие действия он может совершать от имени организации. Их можно подобрать из классификатора или добавить вручную. Номер доверенности генерируется автоматически. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) организации.
Доверенность и сертификат физического лица – доверенного регистрируется у оператора ЭДО. Для этого в учетной записи ЭДО организации («Администрирование — Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО») добавляем сертификат физлица с указанием МЧД. После прохождения регистрации МЧД с сертификатом будут доступны для подписания документов доверенным лицом от имени компании.
Машиночитаемая доверенность может потребоваться не только при обмене с контрагентами, но и при передаче данных в государственные органы. В частности, Росстат и Социальный фонд проводят автоматизированную проверку на наличие корректно оформленной МЧД при сдаче отчетности через представителя. Такая проверка касается всех респондентов: юридических лиц, ИП, а также их филиалов и представительств.
Если отчет подписывает не руководитель или индивидуальный предприниматель лично, а уполномоченный сотрудник, система контроля проверяет, зарегистрирована ли машиночитаемая доверенность с подходящими параметрами.
- Для Росстата используется формат EMCHD_1 (003) с полномочием «Предоставление статистической отчетности в органы государственной статистики» (код ROSSTAT_STAT_001, мнемоника STAT_001).
- Для Социального фонда в доверенности должно быть указано полномочие SFR_000001 или более широкое — на передачу сведений о страховых взносах и данных индивидуального (персонифицированного) учёта.
Если в указанных случаях МЧД отсутствует, система может отклонить отчет. Поэтому важно убедиться, что электронная подпись и доверенность зарегистрированы у оператора ЭДО, а в документе указаны корректные полномочия.
Как найти доверенность в 1С
Когда возникает необходимость найти оформленную в программе доверенность, отредактировать или убедится в ее наличии, можно воспользоваться несколькими способами поиска.
- Из журнала документов.
Чтобы открыть журнал доверенностей, переходим в раздел «Покупки», затем выбираем пункт «Доверенности». Откроется журнал, где собраны все созданные доверенности. Откроется журнал, где собраны все созданные доверенности. Здесь можно применять фильтры по дате, контрагенту, сотруднику, номеру и другим реквизитам для быстрого поиска нужного документа.
Например, чтобы отфильтровать все доверенности, выписанные для получения товара в ООО «Грузовичок», вводим это название в поле «Контрагент».
- Из карточки контрагента в журнале документов.
Доверенность – это документ, который оформляется для конкретного контрагента. Поэтому найти доверенность можно через карточку этого контрагента. Переходим по ссылке «Документы» и находим нужный документ «Доверенность». Когда документов много – список можно отфильтровать по типу документа. Двойной клик откроет выбранную доверенность.
- Из списка договоров контрагента.
Этот способ подойдет, если доверенность была выдана в рамках исполнения конкретного договора. Через ссылку «Договоры» в карточке контрагента переходим к списку договоров. Затем выбираем договор, по которому нужно посмотреть доверенности. В карточке договора по ссылке «Документы» найдем доверенности, выписанные по этому договору.
Как создать доверенность в 1С
Сделать новую доверенность в 1С Бухгалтерия можно как «с нуля», так и с привязкой к другим объектам системы.
Чтобы перейти к созданию новой доверенности, воспользуемся одним из путей:
- Из списка документов, нажав на кнопку «Создать».
- Из карточки контрагента, нажав «Создать» в списке его документов.
В предложенном всплывающем списке выбираем «Другой документ», затем тип документа — «Доверенность».
Доверенность на получение товара в 1С
Доверенности на получение ТМЦ – самый распространенный вид.
Она нужна для подтверждения полномочий лица, получающего товар от имени организации. Это гарантирует продавцу, что товар отдан именно организации – покупателю. Для покупателя доверенность делает доставку более удобной. Ведь обычно товар забирает водитель или менеджер по снабжению, которым достаточно только правильно оформленной доверенности и нет необходимости возить с собой печать компании.
Доверенность на получения товара может быть выписана двумя способами.
- Как самостоятельный документ с заполнением всех полей.
Указывается поставщик, у которого забираем товар и подотчетное лицо — сотрудник, получающий покупку.
Срок действия доверенности обычно не превышает одного месяца. В доверенности обязательно перечисляются товары – их количество и единица измерения. На вкладке «Дополнительно» нужно внести документы, на основании которого товар может быть получен, например, договор или счет.
- На основании счета от поставщика.
Откроем документ «Счет от поставщика», по которому ожидается поставка. Нажмите кнопку «Создать на основании» вверху формы. В списке доступных документов выберите «Доверенность». Система автоматически создаст новый документ доверенности, заполнив поля «Контрагент» и «Договор» из счета. Товарные позиции с указанием количества также будут перенесены из счета на вкладку «Товары», а сам счет «подтянется» как документ расчетов. Останется только указать сотрудника, срок действия и при необходимости скорректировать список/количество. Этот способ максимально автоматизирует процесс и исключает ошибки ручного ввода.
После проведения документа доверенность можно распечатать, подписать и заверить печатью организации. Когда доверенное лицо заберет товар, на основании этой доверенности его можно оприходовать на склад. Для этого нажимаем команду «Создать на основании – Поступление (акт, накладная, УПД)».
Журнал доверенностей в 1С
Документ «Доверенность» не создает проводок и бухгалтерских записей в 1С. Он служит как для формирования печатной формы документа, так и для контроля полномочий, которые предоставляет организация своим сотрудникам.
Журнал учета выданных доверенностей не является обязательным документом по закону. Однако его рекомендуется вести для отслеживания сроков доверенностей, а также чтобы не забыть отменить доверенность при увольнении сотрудника.
Для формирования журнала в 1С:Бухгалтерия можно использовать реестр документов. Для его формирования выбираем команду «Печать – Реестр документов». Выбираем период для формирования журнала. Чтобы выбрать нужные столбцы в отчете, нажимаем «Показать настройки». На вкладке «Оформление» отмечаем поля, которые должны отобразиться в журнале (дата, номер, подотчетное лицо и др.). Такой журнал можно распечатать или сохранить в файл, чтобы в дальнейшем отредактировать по принятой в организации форме.
Работа с доверенностями в 1С:Бухгалтерия 8.3 охватывает все этапы: от создания до поиска и учета. Программа позволяет оформлять документы вручную или на основании других операций, вести реестр доверенностей и контролировать их сроки действия. Это упрощает взаимодействие внутри организации и с внешними контрагентами. Отдельное внимание стоит уделить машиночитаемым доверенностям (МЧД): они применяются при сдаче отчетности через представителей и являются обязательным элементом взаимодействия с государственными органами. Своевременно оформленные доверенности помогают избежать сбоев в документообороте и обеспечить соответствие действующим требованиям.
