Списание товаров в 1С:Управление торговлей 11 происходит по разным причинам: товар ушел на нужды организации, сотрудник получил инвентарь для работы, или при пересчете обнаружилась недостача. В каждом случае меняются складские остатки и отражается стоимость ТМЦ, но документы для этого используются разные. Поэтому важно понимать, какой документ и в какой ситуации использовать. Разберем основные виды списаний в 1С:УТ.
Как списать товар на собственные нужды в 1С:УТ 11
Когда мы говорим о расходе канцтоваров, хозяйственных принадлежностей или других материалов, купленных специально для офиса или магазина — это классический пример списания на нужды организации. Торговая компания, имея товары на складе, также может использовать что-то из них не для продажи, а для своих нужд. Например, компания продает бытовую технику и один товар (чайник) выделяет для офиса.
Такое выбытие отражается документом «Внутреннее потребление» (Склад и доставка – Внутреннее товародвижение).
В УТ 11.5 есть два пути отражения внутреннего потребления:
- Сразу зарегистрировать документ и отразить списание.
- Создать внутреннюю заявку (заказ на внутреннее потребление), а на его основании ввести документ фактического списания. Этот вариант удобен, если в компании выстроен регламент заявок.
При выгрузке в 1С:Бухгалтерию документ «Внутреннее потребление» переносится в «Расход материалов (Требование-накладную)». Создадим списание на нужды организации как самостоятельный документ, выбрав вид документа «Списание на расходы».
В шапке документа указываем:
- Организацию и склад.
- Хоз. операция – «Списание на расходы/активы».
- Поле «Потребление по заказу» у нас не отмечено, так как заказ не создавался.
В табличной части заполняем номенклатуру, количество, а также статью списания и аналитику.
После проведения программа сделает движения по регистрам, уменьшая остатки на складе и отражая стоимость списания. При использовании документа «Внутреннее потребление» с видом списания стоит учитывать особенности дальнейшего использования товаров:
- Списанные товары уже не будут доступны для продажи.
Если же товар используется для нужд организации, но в дальнейшем может быть продан, то следует использовать другой способ. Например, магазин выделяет товар для оформления выставочного зала, но после смены коллекции планирует реализовать его со скидкой. В этом случае товар не списывается, а помечается как витринный с помощью характеристик или перевода на другой склад.
- Списанные товары уже не будут отражаться в учете.
Если же ТМЦ передаются для использования работникам на определенный срок и нужно вести учет таких товаров, то используют внутреннее потребление с типом операции «Передача в эксплуатацию».
Передача материалов в эксплуатацию в 1С:Управление Торговлей (УТ)
Передача в эксплуатацию позволяет списать ТМЦ со склада и сразу отразить расходы, сохраняя при этом данные о сотрудниках и сроках эксплуатации. Например, компания выделяет персоналу спецодежду, которая имеет свой срок службы. От подразделения поступил заказ на спецодежду для двух новых работников.
Создадим документ «Заказ на внутреннее потребление» с хоз. операцией – «Передача в эксплуатацию». На вкладке «Товары» укажем:
- Номенклатуру и количество. В колонке «Доступно» отразится свободный остаток на складе.
- Физическое лицо — сотрудник, для которого заказывается одежда.
- Статья списания – спецодежда.
- Категория эксплуатации – спецодежда рабочая.
Категории вносятся в справочник «Категории эксплуатации» (Склад и доставка – Настройки и справочники – ТМЦ в эксплуатации). С их помощью можно отслеживать срок службы переданных ТМЦ до их полного износа. Срок эксплуатации указывается в полных месяцах.
Перед фактической передачей в эксплуатацию переведем строки заказа в состояние «Отгрузить».
На основании заказа создадим документ «Внутреннее потребление», который будет заполнен автоматически. В графе «Передача по заказу» отразится созданный нами заказ.
С помощью отчета «ТМЦ с действующим сроком эксплуатации» можно смотреть, какие материалы и спецодежда закреплены за сотрудниками, и отслеживать их сроки. Отсчет начинается с момента передачи в эксплуатацию и заканчивается в последний день месяца, на который приходится окончание срока.
Внутреннее потребление с видом «Передача в эксплуатацию» переносится в 1С:Бухгалтерию как «Передача материалов в эксплуатацию».
Списание недостач товаров в 1С:УТ
Списание недостач выполняют, когда обнаружили нехватку товара — реальное количество товара меньше, чем по учету. В УТ для этих целей используется одноименный документ, который можно создать:
- Как отдельный документ в разделе «Внутренние документы», выбрав «списание товаров».
- На основании документа «Пересчет товаров».
При заполнении документа указываем статью списания, соответствующую отражению недостач. Себестоимость списания рассчитывается автоматически.
Оприходование излишков товаров в 1С:УТ
Если выявили превышение количества товара над учетным — используем документ «Оприходование излишков товаров» с соответствующей статьей доходов. При этом важно определить цену, по которой новый товар встанет на учет. Обычно используется себестоимость или цена закупки. На вкладке «Товары» по кнопке «Заполнить цены» произойдет автоподстановка выбранной цены (если цена установлена).
Как списать, так и оприходовать товар можно при проведении инвентаризации. Процесс списания и оприходования в 1С:УТ производится с помощью документа «Пересчет товаров». Именно он фиксирует факт расхождений, а на его основании мы создаем акт списания — для недостач и акт оприходования — для излишков. Это позволяет сначала проверить и утвердить отклонения, а затем проводить корректировку.
Использовать корректировку на основании пересчета товаров имеет смысл не только при инвентаризации. Документ используют, если выявлены отклонения по группе товаров, обнаружен пересорт или нужно списать испорченные товары.
Внутренние документы списания и оприходования при синхронизации с 1С:Бухгалтерией преобразуются в одноименные складские документы: «Списание недостач товаров» и «Оприходование товаров».
1С:УТ позволяет списать товар в 1С разными способами — все зависит от ситуации: внутреннее потребление для нужд организации, заказ на внутреннее потребление при передаче в эксплуатацию, списание недостач или оприходование излишков. Важно подобрать нужный документ и заполнить аналитику, ведь от этого будет зависеть корректный перенос в 1С:Бухгалтерию и финансовый результат операции.
