Ответственное хранение в 1С используется для учета товаров, переданных хранителю без перехода права собственности. Рассмотрим, как в 1С:Бухгалтерии оформить передачу и прием ТМЦ, а также возврат товаров.
Когда применяется ответственное хранение
Товары передают на ответственное хранение, если у владельца нет подходящего склада или покупатель не может сразу забрать приобретенную партию — например, из-за отсутствия транспорта или неподготовленной приемки.
По договору хранения хранитель принимает товары, обеспечивает их сохранность и возвращает поклажедателю. Хранителем может выступать поставщик или сторонняя организация. При этом право собственности сохраняется за передающей стороной, хотя физически товары находятся на складе хранителя.
Настройка учета ТМЦ по складам в 1С:Бухгалтерия
В 1С товары, находящиеся на ответственном хранении, как правило, учитываются на отдельном складе. Это нужно, чтобы отделить их от собственных товаров организации. Раздельный учет позволяет:
- Исключить пересечение товаров в оборотно-сальдовых ведомостях и отчетах по остаткам.
- Формировать отчеты по остаткам по отдельным складам.
- Проводить инвентаризацию ТМЦ.
- Исключить случайные продажи.
Чтобы создавать отдельные склады и вести по ним раздельный учет товаров, необходимо настроить складской учет в «1С:Бухгалтерии 8.3». Возможность учета по складам выполняется в разделе «Администрирование – Параметры учета – Настройка плана счетов».
В разделе «Учет запасов» проверяем, чтобы стояла галочка «По складам (местам хранения). Если ее нет, проставляем галочку и выбираем вариант «По количеству и сумме».
Со стороны поклажедателя больше ничего настраивать не нужно. Для хранителя товаров нужно добавить дополнительное субконто «Склады» к счету 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», если нужна аналитика не только по контрагентам, но и по складам хранения. На вкладке «Главное» переходим в раздел «Настройки – План счетов» и добавляем новое субконто.
Общее количество субконто к счету в 1С:Бухгалтерия не превышает 3. Программа не даст добавить больше, и это нужно учитывать при планировании аналитики по счету.
Создание склада ответственного хранения в 1С 8.3
Создать склад ответственного хранения можно из справочника «Склады». Добавляем новый элемент и даем ему понятное наименование. Можно назвать его просто «Склад ответственного хранения», если будет использоваться один склад.
Если организация хочет разделять товары по складам, то можно создавать отдельные склады под каждую задачу. Например, поклажедатель может создать склад по каждому контрагенту, которому передает товары на хранение.
Передача товаров на склад ответственного хранения в 1С 8.3
Передачу товаров на склад ответственного хранения выполняет поклажедатель. Она не является реализацией, а право собственности на товары остается у передающей компании. Поэтому поклажедатель продолжает учитывать эти товары у себя на балансе на счете 41 «Товары», но хранит на отдельном складе, чтобы отделить от собственных.
Передача товаров в 1С:Бухгалтерия оформляется как складская операция внутреннего перемещения документом «Перемещение товаров (материалов)» с видом «Передача между складами».
- В поле «Отправитель» указываем склад, на котором хранятся товары.
- В поле «Получатель» – склад, который используется для учета передаваемых контрагенту товаров.
Как мы видим, документ сформировал только перемещение количества товара со склада на склад. Стоимостные характеристики здесь не меняются, товар продолжает учитываться на балансе по своей себестоимости.
А вот в договоре хранения должна быть указана реальная цена товара, ведь если с товаром что-либо произойдет, хранитель должен возместить его стоимость. Однако указывать в договоре продажную цену может быть неприемлемо с точки зрения коммерческой тайны. Поэтому в договоре можно прописать ответственность хранителя и возмещение стоимости с учетом определенного коэффициента. Плата за ответственное хранение оформляется документом «Поступление услуг».
Принятие товаров на ответственное хранение в 1С:Бухгалтерия
Принятые на хранение товары не переходят в собственность компании-хранителя и учитываются отдельно на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
Оприходовать товары на склад ответственного хранения можно документом «Поступление товаров и услуг»:
- Контрагент – собственник товаров.
- Договор – договор об ответственном хранении. Вид договора – «с поставщиком».
- В табличной части указываем товары, передаваемые на хранение, их количество и цену по договору.
- % НДС – «Без НДС», даже если в договоре цены зафиксированы с учетом НДС. Налог не выделяется, т. к. это не покупка товара, а передача на хранение.
- Счет учета – 002, подставляем вручную.
Документ сформирует проводку по оприходованию товаров на склад на забалансовый с указанием количества и суммы.
Взаиморасчетов с контрагентом документ поступления товаров не формирует. Плата за хранение товаров оформляется отдельным документом «Реализация услуг».
Если по каким-то причинам операция поступления товаров не подходит, то можно сформировать эти же проводки вручную, указав нужный склад и контрагента, от которого принимаются товары. Это выполняется документом «Операция».
По дебету выбираем счет 002 и аналитику:
- Номенклатура
- Контрагент
- Склад
Указываем количество и сумму товаров. Данные по кредиту не заполняются.
В ОСВ по счету 002 отразятся принятые товары по количеству и сумме. Отчет можно настраивать и группировать как по складам, так и по контрагентам. Так удобно отслеживать, чьи товары хранятся и на каком складе.
Возврат ТМЦ с ответственного хранения в 1С
Возврат товаров – это операция, обратная их передаче. Она оформляется как у хранителя, так и у передающей стороны.
- У хранителя.
Поступившие на хранение товары передаются обратно документом «Возврат товаров поставщику». Возврат удобно сформировать на основании первоначального документа поступления.
Программа автоматически заполнит документ возврата всеми позициями из поступления. После проведения товары будут списаны со счета 002.
Если передача оформлялась документом «Операция», то выполняется такая же операция, только с обратными проводками: по Кредиту указываем счет 002 и все данные, которые были указаны при передаче товаров.
- У передающей стороны.
Когда товары возвращаются с ответхранения, происходит их обратное перемещение между складами. Это легко сделать, скопировав первоначальный документ перемещения и поменяв местами склад-отправитель со складом-получателем. Если товары приходуются не на первоначальный склад, то в поле «Получатель» указываем требуемый.
Отражение операций по ответственному хранению в 1С:Бухгалтерия не требует специальных механизмов – достаточно стандартных документов программы. Ведение обособленного учета на разных складах гарантирует корректность отчетности и защищает от непреднамеренной продажи товаров, не принадлежащих организации.
