Путевые листы в 1С 8.3 позволяют фиксировать поездки и списывать топливо в учете. Документы формируются по унифицированной или внутренней форме компании, а встроенный функционал 1С Бухгалтерии облегчает работу с легковыми автомобилями. Такой учет нужен организациям, у которых есть собственный или арендованный транспорт для служебных поездок и административных задач.
Зачем нужны путевые листы
Путевые листы служат основанием для списания топлива и учета его в расходах предприятия. В документе содержатся обязательные реквизиты, подтверждающие, что поездки совершаются именно в служебных целях (маршрут, время использования авто).
Без правильно оформленного путевого листа не получится принять расходы на ГСМ к налоговому учету, даже если есть все остальные документы по закупке.
С помощью путевых листов проще следить за расходом топлива, контролировать и корректировать его нормы и занятость водителей.
Где в 1С найти путевые листы
Путевые листы в программе 1С:Бухгалтерия находятся в разделе «Покупки – Путевые листы».
Чтобы подготовиться к ведению учета путевых листов в 1С, нужно:
- Убедится, что включен учет топлива по путевым листам.
- Заполнить сведения о транспортном средстве.
- Заполнить данные о водителе.
Настройка 1С:Бухгалтерия 8.3 для работы с путевыми листами
Функциональность для работы с путевыми листами включается на вкладке «Запасы».
Когда галочка установлена, в программе появляется соответствующий раздел «Путевые листы» и возможность создавать новые документы.
Заполнение справочников “Транспортные средства” и “Физические лица” в 1С
Для формирования реквизитов путевого листа нужны сведения об автомобиле и водителе. Они хранятся в отдельных справочниках.
Справочник «Транспортные средства»
Если транспортное средство принадлежит организации и зарегистрировано в программе для учета транспортного налога (создана запись в регистр сведений «Регистрация транспортных средств»), то оно уже присутствует в этом справочнике. Останется только дозаполнить недостающие сведения.
Арендованные автомобили добавляются в справочник вручную.
При заполнении элемента справочника указываем:
- Регистрационные данные (госномер, марку, модель, VIN).
- Отметку об оформлении путевых листов.
- Собственник. Для авто, принадлежащих компании, автоматически подставляется организация. Для арендованных автомобилей указываем контрагента – владельца авто.
Например, мы арендуем автомобиль у сотрудника Прилепской Ольги Николаевны по договору аренды без экипажа (будет ездить другой водитель). Указываем «Собственник» – контрагент и ФИО сотрудника — арендодателя.
- Топливо – Дизельное топливо ДТ. Из справочника «Номенклатура» выбираем элемент с видом «Топливо».
- Норма расхода – установленный расход топлива в литрах на 100 км.
Хотя НК РФ не обязывает нормировать расходы для служебных автомобилей, для подтверждения расходов безопаснее это сделать. Норма расхода определяется организацией самостоятельно на основе методических рекомендаций Минтранса, исходя из его характеристик. При этом могут быть приняты во внимание другие факторы (сезонность работы, климатические условия и пр.). Принятые нормы нужно утвердить в учетной политике.
Справочник «Физические лица»
Путевые листы в 1С 8.3 можно оформить на физических лиц – сотрудников организации (например, водителей), работающих как по трудовому договору, так и по договору ГПХ. Для работников, которые управляют транспортными средствами:
- Проверяем, что заполнены основные сведения о физлице, в том числе СНИЛС.
- Добавляем водительское удостоверение как второй документ.
Как выписать путевой лист в 1С:Бухгалтерия
При заполнении путевого листа в 1С 8.3 указываем:
- Дата составления. По общему правилу путевой лист выписывается перед поездкой и находится у водителя. Нетранспортные компании, которые оформляют путевые листы в упрощенном порядке, могут утвердить другой порядок обработки путевых листов – например, фиксировать их в программе уже после совершенной поездки.
- Транспортное средство – выбираем автомобиль из справочника.
- Сотрудник – водитель, на которого оформляется путевой лист.
- Счет затрат – указываем в зависимости от вида деятельности. Например, для использования легковых авто для служебных поездок применяем счет 26 со статьей затрат «Содержание служебного транспорта».
- Норма расхода – будет заполнена автоматически из карточки авто (справочник «Транспортные средства).
На первой вкладке «Топливо» вносим документы по приобретению топлива. Добавляем новую строку и выбираем вид документа:
- Кассовый чек.
- Топливная карта.
Когда водитель предъявляет чек — заполняем реквизиты фискального документа и данные по топливу (литры, цена, ставка НДС). НДС по такому кассовому чеку нельзя принять к вычету, т. к. нет счета-фактуры.
Для топливной карты достаточно указать ее номер, сколько топлива было заправлено и когда.
Вторая вкладка служит для указания маршрута. Можно указывать как один, так и несколько маршрутов, совершенных в течение одного дня или другого периода (до месяца).
- Указываем адрес отправки и назначения.
- Выбираем вид сообщения (городское, пригородное или междугородное). Это нужно для корректировки расхода топлива для разных режимов движения.
- Проставляем даты поездки, время выезда и приезда.
- Вносим показания одометра автомобиля на начало и конец поездки.
Километраж и расход будут рассчитаны автоматически. Программа также «запомнит» конечное показание одометра и при следующей поездке уже подставит его как начальное.
При необходимости в путевой лист можно внести дополнительные сведения. Например, мы хотим зафиксировать в путевом листе отметку о прохождении медосмотра с указанием ФИО врача.
Предварительно настраиваем дополнительные сведения для путевого листа (Раздел «Администрирование – Общие настройки – Дополнительные сведения»).
Затем в документе «Путевой лист» нажмем на значок «Дополнительные сведения» и добавим их значения:
- Медосмотр – выберем значение «Да», если пройден или «Нет», если не пройден.
- Врач – выдерем ФИО из справочника физлиц.
С помощью таких реквизитов можно легко контролировать предрейсовые медосмотры и просматривать путевые листы с учетом этого показателя. Чтобы отразить данные медосмотров в списке документов, нажимаем «Еще – Изменить форму». По кнопке «Добавить поля» выберем поля «Медосмотр» и «Врач» и сохраним настройки. Теперь отметка о медосмотре и врач выведены в список, а также доступны для отборов и отчетов.
Списание топлива по путевым листам в 1С:Бухгалтерия 8.3
Путевой лист в 1С служит основанием для списания ГСМ и отражения расходов на его приобретение.
Проведение документа «Путевой лист» автоматически формирует проводки по заправке автомобиля, исходя из указанных в документе реквизитов:
- Расчеты с подотчетными лицами – при заправке по чекам.
- Расчеты по топливным картам – с использованием вспомогательного счета 76.15.
Потраченное топливо списывается проводкой:
Д 26 (или другой счет учета затрат) К 10.03.2 – в количественном выражении (литрах).
Для топливных карт, помимо путевого листа, нужно отразить поступление ГСМ от поставщика. Обычно в конце месяца топливная компания передает документ по произведенным заправкам и реестр операций. На их основании в 1С:Бухгалтерия создается документ «Поступление:Топливо» с указанием транспортного средства.
Отнесение стоимости топлива на расходы произойдет при закрытии месяца регламентной операцией «Корректировка стоимости номенклатуры».
Программа рассчитает себестоимость всего топлива, приобретенного как по топливным картам, так и по кассовым чекам методом, указанным в учетной политике (по средней или ФИФО).
Расход ГСМ по путевым листам в литрах будет умножен на себестоимость литра топлива. Полученное значение отразится в расходах на счете учета затрат (26) с одновременным списанием топлива из бака (10.03.2).
Проводка формирует только суммовое значение, ведь количество топлива уже было списано при проведении путевого листа.
Оформление путевых листов — обязательное условие для законного списания топлива и отражения расходов на ГСМ в налоговом учете. Программа 1С:Бухгалтерия автоматизирует заполнение документов, расчет расхода топлива и формирование проводок. Использование данного функционала позволяет компаниям эффективно управлять затратами на служебный транспорт и производить расчеты с персоналом по ГСМ.
