Номенклатура применяется в большинстве хозяйственных операций. Это может быть перечень товара, продукции или услуг. Весь перечень систематизируется и храниться в едином справочнике номенклатуры, где указываются все необходимые атрибуты и характеристики. Нахождение всех элементов в едином пространстве позволяет применять их при различных операциях, учитывать и управлять запасами. Рассмотрим, как организована работа с этим справочником в программе Бухгалтерия 1С 8.
Описание справочника
Чтобы открыть справочник, переходим в раздел «Товары и услуги». На вкладке «Основное» каждая номенклатурная позиция содержит определенные реквизиты, часть из них (наименование, артикул и т. д.) отражены в списке при открытии. Номенклатура может быть объединена в группы и подгруппы по критериям, определяемым пользователем.
Из справочника «Номенклатура» можно перейти в другие справочники и регистры, которые необходимы для учета номенклатуры. Рассмотрим основные из них.
- Виды номенклатуры
Используются для группировки позиций по общим признакам учета. От выбранного вида зависят счета учета, бухгалтерские проводки, отображение в документах и пр. При создании номенклатуры первым делом указывается ее вид, а затем уже все остальные параметры. Доступные виды номенклатуры расположены в одноименном справочнике, для перехода в него открываем следующую вкладку.
- Счета учета номенклатуры
Регистр отражает сведения о бухгалтерских счетах, использующихся в проводках для каждого вида номенклатуры.
Следующие вкладки «Типы цен номенклатуры» и «Тип плановых цен» позволяют перейти в справочник для установки различных видов цен, которые будут отражаться в документах.
Настройка справочника
Работа со справочником может стать удобнее, если настроить его под себя. Например, создать группы категорий товаров, настроить внешний вид, установить отбор элементов и пр.
- Создание группы
Группа в этом справочнике – это папка, которая создается для объединения элементов по каким-то параметрам. Группы можно использовать для формирования отчетов, создания выборки и поиска номенклатуры. В группу может быть вложены и другие подгруппы, создавая многоуровневую структуру. Когда создаем группу, указываем ее наименование и выбираем вид номенклатуры.
Поле «Входит в группу» указывает группу, в которую она вложена. Чтобы это поля отображалось в форме, нужно включить его видимость.
- Выбор режимов просмотра
Программа позволяет настроить различное расположение элементов. Для этого по кнопке «Еще» выбираем, как они будут отображаться.
- Редактирование формы списка
Настройка позволяет выбрать, какие реквизиты будут отражаться при открытии справочника. Например, если установить галочку напротив поля «Код», эта информация появится в перечне.
- Настройка списка
Если необходимо отобрать отдельные элементы, группы номенклатуры либо настроить сортировку, можно установить нужные настройки списка. Например, чтобы вывести всю продукцию, наименование которой содержит «Блок», установим отбор по этим параметрам.
Настройки можно сохранять, загружать ранее сохраненные либо вернуться к стандартным.
Операции с элементами справочника
Чтобы номенклатуру можно было использовать в документах и аналитике, она должна быть корректно внесена. В процессе работы пользователь может выполнять различные операции с элементами: добавлять новые позиции, изменять их параметры, объединять, совершать другие действия.
Добавление элементов
Добавить номенклатуру в справочник можно несколькими способами.
- По кнопке «Создать», заполнив реквизиты в открывшейся форме.
- Загрузить из подготовленного файла в формате Excel с помощью специальной обработки. Система анализирует содержимое файла с имеющимися в базе данными по выбранным параметрам. При отсутствии какой-то позиции автоматически создается новый элемент. С помощью этой обработки можно также загружать цены.
- Загрузить из каталогов маркетплейсов. При торговле через Wildbirries, Ozon или Яндекс. Маркет поддерживается загрузка каталогов товаров с этих площадок.
Перемещение элементов
Внесенную в справочник номенклатуру можно перемещать между папками. Например, для удобства сортировки и подбора, мы создали другую папку и хотим переместить туда часть товара. Для перемещения можно выделить нужную позицию (или несколько) и выбрать команду «Переместить в группу».
Принадлежность к группе можно указать и в самой карточке номенклатуры, выбрав новую папку.
Удаление элементов
Иногда требуется убрать номенклатуру из справочника. Например, ошибочно внесли позиции, либо появились лишние при загрузке. Для удаления начала ставиться пометка «На удаление».
После этого такая номенклатура будет отмечена «крестиком», но останется в базе. Полностью убрать эти позиции можно с помощью обработки «Удаление помеченных объектов». Перед удалением система выполнит проверку истории использования и связанных операций. Если эти наименования уже были использованы, то нужно проанализировать места использования и решить необходимо ли удалять отмеченные объекты. При необходимости можно снять пометку «На удаление» с таких объектов и продолжить их использование.
Объединение элементов
При анализе справочника могут быть выявлены одинаковые позиции. К примеру, закупали одинаковый товар у разных поставщиков и добавили новое наименование вместо использования старого. Такие позиции можно объединить в одну с помощью обработки «Поиск и удаление дублей». Например, чтобы удалить позиции, имеющие одинаковый артикул, установим правило отбора, указав этот артикул. Система обработает запрос и предложит удалить те дубли, которые использовались меньше.
При подтверждении пользователем согласия, дубли будут помечены на удаление и заменены во всех документах на «оригинал» номенклатуры. Решение об объединении дублей нужно принимать очень осторожно, проанализировав их использование в документах. Например, проверив, указывалось ли наименование в подписанных документах либо в пробитых кассовых чеках.
Справочник номенклатуры – это важный объект конфигурации, предназначенный для хранения информации о своих элементах. Перед выполнением операций важно его правильно настроить, так как внесенные данные используются при заполнении документов поступления и реализации. Поддержание «порядка» позволит избежать многих ошибок и существенно облегчить работу в программе.
