В условиях строгого налогового контроля для каждой организации важно корректно отражать штрафы и пени в 1С. Контролирующие органы, такие как ФНС и СФР, применяют взыскательные меры за нарушения сроков уплаты налогов, ошибки в отчетности или неисполнение обязательств. Договорные отношения с контрагентами предусматривают ответственность сторон и финансовые санкции. Все это требует от бухгалтера понимания механизмов их учета. В статье подробно разберем, как начислять пени и штрафы в 1С на примере НДС, страховых взносов, НДФЛ и договорных обязательств. Вы узнаете, какие документы использовать, как настраивать проводки и выбирать счета расходов.
Штрафы и пени по налогам в 1С
ФНС контролирует уплату налогов в бюджет и начисляет пени, если на едином налоговом счете налогоплательщика образуется отрицательное сальдо и подошел срок уплаты налога.
Пени начисляются за каждый день просрочки. Они зависят от статуса плательщика и срока существования задолженности:
- Для ИП — 1/300 ключевой ставки ЦБ.
- Для юридических лиц — 1/300 ставки в течение первых 30 дней, а затем 1/150 ставки.
Отсчет пеней начинается со дня, следующего за сроком уплаты налога по закону и заканчивается в день погашения задолженности (включительно).
Штрафы устанавливаются надзорными органами за неуплату или неполную уплату налоговых платежей, ошибки в отчетности и другие выявленные нарушения законодательства. Рассмотрим, как отразить в учете организации штрафные санкции, используя программу 1С:Бухгалтерия.
Пени по НДС в 1С
Организация применяет ОСНО и является плательщиком НДС. За 4 квартал 2024 года НДС к уплате составил 183 333 руб. Сумма распределяется равномерно по срокам уплаты:
- До 28.01.2025 — 61 111 рублей.
- До 28.02.2025 — 61 111 рублей.
- До 28.03.2025 — 61 111 рублей.
Начисление на единый налоговый счет происходит при закрытии месяца (декабря) регламентной операцией.
Организация не смогла своевременно пополнить единый налоговый счет. Оплату произвели 20.02.2025. До этого периода на счете образовалось отрицательное сальдо, и налоговая начислила пени. Рассчитаем их размер, используя данные:
- Дата уплаты налога — 20.02.2025.
- Ставка рефинансирования — 27%.
- Количество дней — 23.
Пени за период с 29.01.2025 по 20.02.2025 составляют:
61 111 *27%*23/300 = 983,89 руб. (Сумма задолженности × Ставка рефинансирования × Количество дней просрочки ÷ 300 = Пени).
Эта сумма будет начислена в личном кабинете организации на едином налоговом счете ФНС.
Выполним уплату налога и пени в составе единого налогового платежа:
61 111 + 983,89 = 62 094,89 рублей.
Отражение задолженности по пеням на ЕНС не происходит автоматически, как в случае с самим НДС. Для этого используется документ «Корректировка ЕНС».
Выбираем вид операции — Начисление пеней. Расходы по уплате налоговых пеней не учитываются при расчете налога на прибыль. В БУ такие расходы отражаются в составе прочих на счете 91.02.
Штрафы в СФР в 1С
Единый социальный фонд контролирует уплату страховых взносов и своевременное предоставление сведений и отчетов. При выявленных нарушениях фонд может применить штрафные санкции. Требование об уплате штрафа поступает страхователю. В нем указывается основание наложения штрафа, его размер и реквизиты для перечисления.
Например, организация получила от СФР требование об уплате штрафа за непредоставление ЕФС-1 в установленный срок в сумме 1 000 рублей.
Начисление штрафа выполним документом «Операция».
- Создадим ручную проводку Д 91.02 К 79.09 — 1 000 рублей.
- Укажем субконто счета 91.02 — Штрафы по налогам и сборам. Штрафы в бюджет не учитываются в составе расходов в НУ, поэтому отметка «Принимается к налоговому учету» должна быть снята.
Заполним поля платежного поручения:
- Вид операции — уплата налога.
- Налог — Прочие налоги и сборы.
- Вид обязательства — Штраф.
- Укажем бюджетные реквизиты из требования (КБК, ОКТМО, УИН).
После оплаты и получения выписки из банка, будет сформирован документ списания с расчетного счета. Задолженность перед СФР по штрафу погасится.
Пени по НДФЛ в 1С
Уплата НДФЛ производится в составе единого платежа. Перенос НДФЛ на единый налоговый счет происходит документом начисления зарплаты.
Если срок уплаты наступил, а на личном счете в налоговой образовалось отрицательное сальдо, начнут начисляться пени.
Например, организация не смогла оплатить НДФЛ по сроку 28.02.2025, а погасила задолженность 25.03.2025.
- Дата, с которой начисляются пени — 01.03.2025.
- Дата окончания начисления пени (включительно) — 25.03.2025.
- Сумма недоимки — 24 259,76 руб.
- Сумма пени составляет 424,55 руб.
Начисление пеней на едином налоговом счете отразим вручную с помощью документа «Корректировка ЕНС» датой уплаты. Организация применяет УСН (15%).
Штрафы и пени по договорам в 1С
Начисление штрафов и пеней предусмотрено и на основании договоров с контрагентами. Это может быть как фиксированный штраф, так и пени, зависящие от количества дней неисполнения обязательства. Порядок начисления неустоек фиксируется в договоре, либо устанавливается ГК РФ.
За одно нарушение нельзя начислить и штраф, и пени одновременно, это противоречит закону.
Для расчетов по неустойкам используется отдельный счет — 76.02.
Начисленные пени и штрафы признаются доходами организации и отражаются на счете 91.01. В БУ такие доходы относятся к прочим, а в НУ — внереализационными.
Как начислить штрафы по договору в 1С
Штрафы может начислять как продавец, так и покупатель. Например, поставщик не предоставил необходимые документы покупателю, за что был начислен штраф 5 тыс. рублей. Или покупатель отказался от заказа, который уже был сформирован и отправлен в его адрес, за это начислили штраф покупателю в размере 25% от цены товара.
В 1С:Бухгалтерии начисление штрафов может производиться как на основании договора, так и другого документа, например, претензии.
Чтобы добавить претензию, переходим в карточку контрагента и вносим новый договор с видом «Прочее». Указываем его наименование, например, Претензия №2 от 20.03.2025.
Начисление штрафа производится документом «Операция». В НУ начисленные штрафы являются доходами, поэтому галочка «Принимается к налоговому учету» для статьи должна быть включена.
Отражение пеней по договору в 1С
Договорные отношения могут предусматривать начисление пеней как в адрес продавца, так и в адрес покупателя. Например, поставщик задержал товар, пени начисляются в зависимости от количества дней опоздания. Покупателю могут начисляться пени за несвоевременную оплату товара.
Пени, начисленные поставщику, отражаются документом «Операция, введенная вручную» и учитываются на счете 91.01.
В учете у поставщика используется специальный документ «Начисление пеней». Его используют для автоматического расчета пеней, начисляемых покупателю за просрочку оплаты.
В документе указывается:
- Дата документа — дата, на которую производится расчет пеней. Она не должна быть больше даты полного погашения долга, иначе программа «не увидит» задолженность и документ не будет автоматически заполнен.
- Ставка пени — согласно договору.
- Счет расчетов — 76.02. Счет подставится автоматически, если в настройке плана счетов он указан как счет расчетов по претензиям.
Для автоматического расчета пеней нажимаем «Заполнить». Начисление пеней будет произведено по количеству дней просроченной задолженности.
Признание штрафов в учете покупателя
При согласии с предъявленной претензией от контрагента, штраф считается признанным и подлежит уплате. Рассмотрим на примере, как отразить штраф в учете у покупателя.
ООО «Фантазия», применяющая ОСНО, заключило договор с ООО «Колорит» на поставку строительных материалов на сумму 300 000 рублей. После совершения заказа поставщик отправил материалы в адрес покупателя. Но ООО «Фантазия» отказалось от заказа в связи с закрытием производства и не приняло товар. За отказ покупателя от уже отгруженного товара, договором предусмотрен штраф в размере 10% стоимости заказа. ООО «Фантазия» согласна с выставляемым штрафом и готова его оплатить.
Для признания штрафа в учете у покупателя используется документ «Операция».
Расчеты по признанным штрафам с контрагентом выполняются по счету 76.09. Штраф отражается в расходах на счете 91.02. и относятся к прочим в БУ. В НУ договорные штрафы признаются внереализационными расходами. Это касается только налога на прибыль. При УСН штрафы не могут быть учтены в налоговых расходах.
Оплатим штраф покупателю с расчетного счета, используя вид операции «Прочее списание».
При отражении штрафов и пеней в 1С:Бухгалтерии важно учитывать различия между налоговыми санкциями (ФНС, СФР) и договорными неустойками, ведь они по-разному учитываются в расходах. Для штрафов и пеней в бюджет существуют различия по виду получателя, а значит, и реквизитов для уплаты. Бюджетные санкции, уплачиваемые на единый счет, нужно не только правильно отразить в расходах, но и скорректировать на ЕНС. Учет в 1С:Бухгалтерия позволяет частично автоматизировать процессы начисления пеней по договорам, но требует внимания к выбору счетов и их аналитики.
