Форма 6-НДФЛ — обязательный отчет работодателя как налогового агента по НДФЛ. В 1С ЗУП большая часть данных заполняется автоматически, но это не исключает возможных неточностей. Разберем, как формируется 6-НДФЛ в 1С, откуда программа берет сведения, как проверить корректность в версии ЗУП 8.3, что делать, если отчёт содержит ошибки.
Настройка регистрации начислений и удержаний НДФЛ
Порядок налогообложения настраивается для каждого вида начислений на вкладке «Налоги, взносы, бухучет». В списке начислений они разделены на облагаемые и необлагаемые НДФЛ. Для некоторых настройки НДФЛ созданы программой по умолчанию или вовсе не предусмотрены. Можно создать новое начисление и настроить для него параметры. При указании назначения начисления программа подставит подходящий код дохода, который можно будет скорректировать при необходимости.
Все виды доходов и вычетов НДФЛ расположены в одноименных справочниках в разделе «Налоги и взносы». Для некоторых видов доходов уже установлены вычеты, которые к нему применяются по закону.
Как заполнить 6-НДФЛ в 1С:ЗУП
Найти отчет 6-НДФЛ в ЗУП 3.1 можно в разделе «Отчёты и справки – 1С-Отчётность». Он относится к папке «Отчетность по физлицам». При выборе откроется форма, где нужно указать организацию и период. После чего можно сформировать 6-НДФЛ в 1С автоматически или вручную.
Разделы отчета заполняются автоматически по кнопке «Заполнить». Программа отбирает данные из регистров, которые формируются при проведении документов за период.
Заполнение титульного листа отчета 6-НДФЛ
На титульном листе указываются:
- Сведения об организации (название, ИНН, КПП, телефон).
- Номер корректировки. Первый отчет за период всегда – 0, если в дальнейшем будут исправления, то они продолжают нумерацию по порядку.
- Отчетный период. Код квартала (21 – соответствует 1 кварталу) и год будет присвоен программой.
- Номер налоговой и код ОКТМО. Эти сведения подтягиваются из справочника «Регистрации в налоговом органе».
- Дата и ФИО ответственного, который подписывает отчет.
Заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ
Первый раздел формы 6-НДФЛ показывает, какие суммы налога подлежат перечислению в бюджет. Он может состоять из одного или нескольких листов. Каждый лист – отдельный КБК. Например, если за 1 квартал удерживали НДФЛ с заработной платы, не превышающей 2,4 млн, и дивиденды, то эти доходы будут разделены по соответствующим КБК.
Для каждого листа указываются суммы налога к перечислению. Они распределяются по периодам, в которые нужно перечислить налог по правилам НК РФ. Например, строка 021 – первый срок (до 28 числа первого месяца). В этот срок нужно перечислить налог, который удержали до 22 числа. Строка 022 – второй срок до 5 числа второго месяца и так далее.
Если в течение налогового периода возвращали НДФЛ, это указывается в строках 031-036 с разбивкой по срокам.
Строка 020 – это общая сумма НДФЛ, который нужно уплатить с начала года. Этот показатель заполняется нарастающим итогом.
Заполнение раздела 2 отчета 6-НДФЛ
Раздел 2 отчета 6-НДФЛ показывает, как налоговый агент рассчитывает НДФЛ.
- Строка 120 – начисленный сотрудникам доход.
- Строка 130 – налоговые вычеты, на которые был уменьшен доход. Здесь можно посмотреть сумму вычетов для 6-НДФЛ в 1С.
- Строка 140 – начисленный НДФЛ.
- Строка 160 – удержанный НДФЛ. Он может не совпадать с начисленным. Например, зарплата была начислена, но не выплачена в срок. В этом случае сумма неудержанного налога отразится в строке 170.
Эти строки заполняются нарастающим итогом и будут отражать общий расчет с начала года.
Строки 161-166 формируются за текущий квартал и показывают, как был удержан налог по срокам.
Раздел 2 также заполняется с разбивкой по КБК с указанием ставки налога.
Заполнение приложения 1 формы 6-НДФЛ
Приложение 1 – это справки о доходах 2-НДФЛ по сотрудникам. Оно заполняется только в годовом отчете или при прекращении деятельности.
Приложение появится в отчете, когда:
- Выбран период – год.
- На титульном листе указано значение для формы ликвидации или реорганизации.
Как проверить правильность заполнения 6-НДФЛ в 1С:ЗУП
Правильность заполнения отчета 6 -НДФЛ можно проверить как из самой формы, так и с помощью дополнительных инструментов. Это особенно удобно, если вы не уверены, корректно ли заполнен отчёт 6-НДФЛ в 1С или возникли сомнения в конкретных строках.
Расшифровка показателей
Чтобы посмотреть, из чего складывается сумма, нажимаем «Расшифровать». В открывшемся окне можно «проваливаться» в значения и просматривать документы.
Встроенная проверка соотношений
Программа проверяет контрольные соотношения между ячейками отчета, выявляет ошибки расчета и сравнивает показатели с предыдущим отчетом периода. Если есть несоответствия, появится предупреждение.
Использование дополнительных отчетов
Отчеты, позволяющие проверить начисленный и удержанный НДФЛ, расположены в разделе «Налоги и взносы». Здесь можно анализировать налог по сотрудникам, документам, датам, включая аналитику по ставкам налога. Например, у нас в 6-НДФЛ отражается излишне удержанный налог. Сформируем отчет «Анализ НДФЛ по датам получения дохода». Расхождение выявилось в марте по сотруднику Трифоновой А. М. по ставке 15%. Теперь можно «провалиться» в ячейку со значением и проанализировать документ, который вызвал отклонение.
Почему не заполняется 6-НДФЛ в 1C:ЗУП
Даже при аккуратном заполнении документов при формировании отчетности не исключены ошибки. Посмотрим, какие из них наиболее распространены.
- Отчет заполняется нулевыми значениями или на меньшие суммы.
Если в справочнике «Регистрации в налоговом органе» указана неверная налоговая инспекция, отчет может не заполниться. Проверьте, не обновлялись ли данные в бухгалтерской программе: возможно, налоговая уже была изменена и сведения перенесли в ЗУП. Если выбрана неправильная запись, её нужно заменить на актуальную. В случае фактической смены инспекции ФНС следует указать дату перехода, перепровести документы с этой даты и пересчитать налог в ведомостях. После этого система сформирует два отчета 6-НДФЛ.
- Исчисленный налог не равен удержанному. Появляется излишне удержанный или, наоборот, неудержанный НДФЛ.
Это не всегда является ошибкой, но, если бухгалтер видит, что он должен совпадать, следует проверить последовательность документов. Возможно, что-то создавали задним числом или удалили ошибочный документ. Например, после начисления зарплаты создали другое начисление с более ранней датой. Тогда нужно перепровести документы в нужной последовательности и пересчитать налог.
- Удержания не соответствуют своим периодам.
Нужно проверить даты выплаты дохода, указанные в документах начисления. Особое внимание стоит обратить на переходные периоды между кварталами. По возможности указать плановую дату равной фактической выплате дохода.
- Ошибки при обновлении.
Без актуальных обновлений после изменений в законодательстве отчет 6-НДФЛ может формироваться с ошибками из-за расхождений между формой и конфигурацией.
Нужно обновлять программу, особенно перед отчетным периодом, чтобы получать последние версии отчетности.
Отправка отчета 6-НДФЛ в ФНС
При подключенном сервисе 1С-Отчетность передать отчет в налоговую можно сразу из программы по кнопке «Отправить».
Если отчетность сдается через другие сервисы, формируется файл выгрузки в формате xml. Сначала проверяем файл на соответствие («Проверка – Проверить выгрузку»), а затем нажимаем «Выгрузить» и сохраняем в папку для последующей отправки.
Как сформировать отчет 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия
В программе 1С:Бухгалтерия форма 6-НДФЛ расположена в разделе регламентированной отчетности. Отчёт формируется автоматически на основании документов начисления и выплаты. Важно убедиться, что документы проведены в правильной хронологии и данные по доходам и налогам отображаются без искажений.
Процесс заполнения и отправки отчета для пользователя в 1С:Бухгалтерия не отличается от уже знакомого в 1С:ЗУП. Проконтролировать заполнение можно с помощью встроенной проверки контрольных соотношений, а также расшифровки показателей в ячейках.
