В программе 1С Зарплата и управление персоналом (1С ЗУП) отчеты помогают контролировать начисление налогов и страховых взносов. Они также используются для кадрового планирования, анализа фонда оплаты труда, отслеживания выплат и решения других прикладных задач. Настройка отчетов в 1С:ЗУП позволяет адаптировать их под бизнес-процессы конкретной компании, повышая эффективность работы с данными. В статье рассмотрим основные категории отчетов — от кадровых и зарплатных до налоговых — и покажем, как с ними работать. Вы узнаете, где в 1С:ЗУП найти нужный отчет, как быстро адаптировать его под текущие задачи.
Какие отчеты в 1С ЗУП можно сформировать
В ЗУП помимо обязательной регламентной отчетности, которая сдается в контролирующие органы, есть и другие отчеты. Они позволяют получить данные, необходимые бухгалтеру и кадровику.
Отчеты по НДФЛ и страховым взносам в 1С ЗУП
Для контроля начисления и уплаты обязательных платежей в бюджет в 1С:ЗУП используются отчеты по НДФЛ и страховым взносам. С помощью них можно проверить, как начисляются налоги, и следить за сроками их уплаты. Отчеты располагаются в разделе «Налоги и взносы» и разделены на блоки:
- НДФЛ,
- Страховые взносы.
Перед составлением формы 6-НДФЛ необходимо проанализировать удержания налога с доходов сотрудников по месяцам и сверить их с поданными уведомлениями. Проверка начисления взносов потребуется при составлении расчета по страховым взносам. Бухгалтер сверяет базу для начисления с учетом необлагаемых доходов, проверяет правильность начисления взносов и их отражения в расчете.
Кадровые отчеты в 1С ЗУП
В разделе «Кадровые отчеты» в 1С:ЗУП 3.1 находятся отчеты для кадровиков. Сюда входят как унифицированные формы, так и произвольные отчеты, создаваемые пользователем. К унифицированным относятся: штатное расписание, график отпусков.
Другие отчеты помогают вывести личные данные сотрудников, посмотреть их численность, проанализировать штатное расписание и ФОТ.
Где найти отчеты в 1С ЗУП
Отчеты в 1С:ЗУП располагаются по разделам учета. Например, блок отчетов по сотрудникам — в разделе «Кадры», по налогам – в разделе «Налоги и взносы». Чтобы увидеть все отчеты, внизу каждого раздела есть одноименная ссылка.
Отчет по сотрудникам в 1С ЗУП
Отчеты по сотрудникам размещены в разделе «Кадровые отчеты – Кадры».
Кадровикам важно следить за соблюдением штатного расписания в компании и своевременно его корректировать. Данные по вакансиям, сокращениям численности штата, предоставляются в Центр занятости. Например, чтобы проверить наличие вакантных мест, можно воспользоваться отчетом «Заполненность штатного расписания».
Отчеты по заработной плате в 1С ЗУП
Отчеты по начислениям дохода работникам расположены в разделе «Зарплата – Отчеты по зарплате». Это большой блок отчетов, который позволяет проанализировать начисления и удержания по месяцам, сравнить плановые начисления с фактическими, проверить настройки бухучета зарплаты и многое другое.
Отчеты по выплатам в 1С ЗУП
Отчеты по выплатам находятся в разделе «Выплаты». Они позволяют посмотреть выданную зарплату и депонированные суммы.
Например, отчет «Задолженность по зарплате» покажет начисленную и выплаченную зарплату по сотрудникам и наличие задолженности. Это помогает корректировать график перечислений. Здесь можно выводить как всех сотрудников, так и только тех, у кого есть задолженность (галочка «не показывать сотрудников с нулевым остатком»).
Как сформировать отчет в 1С ЗУП
Отчеты в 1С:ЗУП могут формироваться как в простом виде, уже настроенном в программе, так и с индивидуальными настройками пользователей. Унифицированные отчеты тоже можно настраивать, но делать это нужно только при необходимости, чтобы сохранить их соответствие установленной форме.
Настройка расположения отчетов в 1С ЗУП
Настройка отчетов в 1С:ЗУП может включать выбор разделов, в которых они отображаются, и изменение их порядка. Это особенно полезно при работе с нестандартными формами, которые часто используются, но не входят в типовую структуру.
Пользователь может самостоятельно выбирать, какие отчеты будут располагаться в тех разделах, с которыми он работает чаще всего.
- Расположение отчетов по разделам.
Иногда один определенный отчет или группа отчетов используется часто, но расположены они в разных разделах. Такие отчеты для удобства можно перенести в один раздел. Для этого переходим в раздел «Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки». Находим наши отчеты и на вкладке «Разделы» отмечаем галочками, где они будут отражаться.
Это же действие можно выполнить, если нажать правой кнопкой мыши на отчет и выбрать команду «Изменить».
- Настройка расположения внутри раздела.
В каждом разделе пользователь может настраивать, какие отчеты будут видны. Для этого нажимаем «Настройки» и оставляем галочки у нужных отчетов, а остальные будут скрыты. Если они понадобятся в дальнейшем, их всегда можно отметить к видимости. Чтобы вернуть все начальные настройки, нажимаем «Сбросить все настройки». В верхней части формы расположен «Быстрый доступ». Сюда можно перенести наиболее востребованные отчеты, чтобы их легче было найти. Флаг «Описание отчетов» включается, если нужно посмотреть, для чего предназначен отчет.
Настройка отборов
Каждый отчет можно настроить по своему усмотрению. Для этого нажимаем кнопку «Настройки». На первой вкладке — «Фильтры» — задаём условия для отбора данных.
Допустим, нам нужно сформировать отчёт по сотрудникам из нескольких подразделений. Отмечаем галочкой поле «Подразделение», указываем условие «В группе из списка» и выбираем нужные подразделения.
Чтобы управлять отображением фильтра, дважды кликаем по значку со звёздочкой напротив нужного поля. Здесь мы выбираем, где именно он будет располагаться — например, в шапке таблицы. Все фильтры, вынесенные наверх, также будут отмечены этой звёздочкой.
Добавление и удаление полей
Расположение полей отчета настраивается на вкладке «Поля и сортировка».
Можно по своему усмотрению вносить изменения в настройки полей:
- Менять расположение.
- Удалять ненужные.
- Добавлять новые.
Чтобы убрать поле из отчета, снимаем напротив него галочку. Чтобы удалить совсем – нажимаем на «крестик». Для внесения новых полей в отчет нажимаем «Добавить».
Допустим, нам нужно внести в отчет сведения о семейном положении сотрудников. Это может понадобиться для планирования командировок. Выделяем «Состояние в браке» и нажимаем «Выбрать». Поле будет добавлено в нижнюю часть списка. Для перемещения полей внутри отчета воспользуемся стрелками «Вверх» и «Вниз».
Нажмем «Закрыть и сформировать». В полученном отчете добавилась колонка с семейным положением работников. Отфильтровать «несемейных» работников для отправки в командировку можно из шапки отчета. Для этого два раза кликаем по полю «Состояние в браке» и попадаем в настройку отбора. Снимаем флажки с ненужных параметров, оставляем только сотрудников, не состоящих в браке.
Группировка полей для повышения информативности
Поля отчета можно группировать, объединяя связанные данные. При работе с большим объёмом информации группировка помогает структурировать отчет по ключевым признакам.
Допустим, мы хотим выделить в отдельную колонку серию и номер паспорта, а остальные паспортные данные нам не нужны. Выделяем два соответствующих поля, нажимаем «Ещё – Сгруппировать», задаём название — «Паспорт» и устанавливаем расположение — «Вместе». Затем перемещаем группу выше в списке, чтобы она отображалась в нужной части отчёта. После формирования отчёта получаем отдельную колонку с серией и номером паспорта.
Разделить группу на отдельные поля можно обратной операцией «Разгруппировать».
Чтобы сгруппировать все поля отчета по выбранному признаку, перейдем на вкладку «Структура». В нашем примере мы группируем сотрудников по семейному положению, поэтому добавим поле «Личные данные Состояние в браке».
Теперь в сформированном отчете все строки будут сгруппированы с указанием семейного положения в верхней строке. Нажимаем на «+» — группа разворачивается, и отображается её состав. Для открытия всех групп используется кнопка «Разворачивать до».
Универсальный отчет в 1С ЗУП: где найти и как с ним работать
Универсальный отчет в ЗУП используется, когда стандартный отчет не подходит или данных в нем недостаточно. Открыть его можно из раздела «Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки». Для формирования отчета нужно знать, к какому типу относится объект, по которому мы получаем данные. Это могут быть как справочники и документы, так и специальные регистры.
Например, мы хотим посмотреть, какие виды начислений производились сотрудникам за 1 квартал 2025. Зададим параметры отчета:
- Период – 01.01.2025 – 31.03.2025.
- Тип объекта – Регистр накопления.
- Имя объекта – Начисления удержания по сотрудникам.
- Имя таблицы – Обороты.
Удалим ненужные нам поля. Исключим колонку с количеством записей (на вкладке «Фильтры» — «Выводить количество подчиненных записей – Нет») и сформируем отчет. Чтобы отобрать только начисления, настроим отбор по полю «Начисление удержание» из шапки отчета. Установим фильтр по условию – «В списке» и укажем виды начислений.
В полученном отчете будут выведены начисления по сотрудникам за период и их суммы.
1С:ЗУП предоставляет гибкий инструментарий для формирования и редактирования отчетов. Настройка отчетов в программе 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет адаптировать формы под конкретные задачи: выбрать нужные поля, задать отборы, сгруппировать данные и изменить структуру. Эти возможности доступны как для типовых отчетов, так и при использовании универсального отчета.
