Увольнение в 1С — не просто формальность. Малейшая ошибка в дате или расчётах обернётся проблемой. Программа помогает все учесть, но по кнопке «уволить» ничего не решается. Нужно проверить основания, выплаты, долги, справки. Разберем, как уволить сотрудника в 1С.
Порядок увольнения сотрудника в 1С:ЗУП 8.3
Перед тем как провести увольнение в 1С:ЗУП, работодатель должен соблюсти все формальности и учесть особенности ситуации. Ошибки здесь приводят к сбоям в расчётах, искажениям в отчётности и претензиям со стороны контролирующих органов.
- Учесть сроки и порядок увольнения сотрудника в зависимости от причины увольнения.
Например, при увольнении по собственному желанию работника можно уволить не позднее 14 дней после написания заявления. При сокращении штата – нужно предупредить сотрудников как минимум за два месяца, за нарушение трудовой дисциплины – в течение месяца. Некоторых работников нельзя уволить по инициативе организации (беременные женщины, одинокие матери и т. д.).
- Проверить, чтобы у работников не было задолженностей перед организацией.
За сотрудником могут числиться подотчетные суммы, по которым он не смог или не успел отчитаться. Задолженность может быть удержана при окончательном расчете (с его согласия) или в пределах норм. Если после увольнения останется непогашенный долг, придется начислить на него НДФЛ и сообщить об этом в налоговую. При наличии у работника займов перед организацией, порядок их погашения после увольнения зависит от условий договора. Заем может возвращаться и после увольнения.
- Проверить задолженности перед третьими лицами.
Если на доходы работника наложено взыскание (постановления приставов, исполнительные листы), то после увольнения нужно сообщить взыскателю об исполнении постановления.
- Соблюсти процедуру увольнения ответственных лиц.
При увольнении должностных лиц с них снимаются все полномочия: отменяются доверенности, права подписи, аннулируются сертификаты. Отмена полномочий и передача их другим лицам производится на основании приказов. Увольнение руководителя оформляется протоколом (решением) уполномоченного органа с внесением записей в ЕГРЮЛ. Если увольняется материально – ответственный работник, проводится передача имущества с инвентаризацией.
Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП — пошаговая инструкция
Увольнение в 1С:ЗУП позволяет произвести полный расчет, оформить документы, справки и передать сведения в СФР. Все действия выполняются через документы «Увольнение» или «Увольнение списком», которые доступны в разделе «Кадры – Приемы, переводы, увольнения».
Документ «Увольнение»
Заполнение документа «Увольнение происходит на основании сведений о работнике и его доходов.
- Сотрудник – выбираем из справочника.
- Дата увольнения – соответствует дате прекращения трудового договора (указана в заявлении работника, соглашении, приказе).
- Основание увольнения – указываем статью трудового кодекса (собственное желание, сокращение и т. д.).
Большая часть реквизитов заполняется автоматически. При необходимости вносятся корректировки: ставятся галочки, уточняются виды удержаний, пособий, прочие параметры.
Документ «Увольнение списком»
Документ «Увольнение списком» позволяет оформить увольнение для группы работников. Для этого по кнопке «Подбор» или «Добавить» подбираем из справочника работников, которых нужно уволить. При этом для каждого создается свой документ, который откроется, если провалиться в строку списка.
Увольнение всех сотрудников производится по одному приказу (с одним номером и датой) и в одном месяце расчета, а даты увольнения и причины могут быть разными.
«Увольнение списком» удобно использовать при массовых увольнениях в одном месяце, сокращении штата, ликвидации. Кадровик может объединять работников в один приказ, а бухгалтер — создавать один документ для передачи сведений в Социальный фонд на основании документа увольнения.
Приказ об увольнении в 1С
В большинстве случаев увольнение сотрудника в 1С производится на основании приказа. Документ подписывается руководителем, а работник должен ознакомиться с ним под подпись. На основании приказа расторгается трудовой договор. Информация о приказе вносится в сведения для стажа работника и передается в СФР.
Приказ заполняется автоматически и распечатывается из документа об увольнении.
- При увольнении одного работника используется стандартная форма Т-8.
- При увольнении списком – форма Т-8а.
В ней выводится таблица со сведениями об увольнении всех работников (основание, данные трудового договора, подпись).
Справки при увольнении в 1С:ЗУП
После оформления увольнения в 1С, помимо обязательных документов, сотрудник может запросить дополнительные справки и сведения. В программе 1С:ЗУП справки о доходах формируются автоматически. Их можно вывести на печать из документов «Увольнение» и «Увольнение списком». Во втором случае сразу для всех сотрудников можно распечатать справки для пособий по безработице. Остальные формируются по каждому сотруднику отдельно по ссылке «Оформить справку».
Справка для пособия по безработице в 1С
Такая справка выдается для предъявления в центр занятости, когда сотрудник планирует зарегистрироваться в качестве безработного. На ее основании ЦЗН назначает пособие, для которого учитывается доход за последние 3 календарных месяца до увольнения.
В справке указывается общий период работы, рассчитанная сумма среднего заработка и периоды без начислений.
Справка для расчета пособий в 1С
Справка по форме 182н подтверждает доход работника за последние два года, предшествующих увольнению. Оформляется из вкладки «Справки при увольнении» по кнопке «Оформить справку о заработке».
Применяется справка по форме 182н для расчета больничных и пособий. Она не является обязательной при трудоустройстве на новую работу, ведь работодатель запрашивает сведения о доходах в СФР. Однако работник может попросить ее предоставить.
Справка 2 НДФЛ в 1С
Справка о доходах и налоге на доходы физических может быть представлена в различные инстанции, например, в банк для подтверждения дохода при кредитовании. 2 НДФЛ показывает доход работника и удержанную сумму налога. Для получения налогового вычета получать справку нет необходимости, т. к. вся информация передается организацией в ФНС и доступна в личном кабинете сотрудника в налоговой.
Расчет при увольнении в 1С
При оформлении увольнения в 1С:ЗУП важно правильно провести расчет всех выплат:
- Заработок за отработанное время, включая день увольнения. При установленной галочке «Начислять зарплату», начисление отразится в документе увольнения.
- Компенсация за неиспользованный отпуск.
- Выходное пособие (если оно предусмотрено соглашением или законом).
- Компенсация отгулов (если есть неиспользованные). Проверить неиспользованные отгулы можно с помощью отчета «Остатки отпусков».
На вкладке «Начисления и удержания – Начисления» будут отражены все рассчитанные суммы по виду начисления.
После выплаты зарплаты у организации не должно быть задолженности перед сотрудником. Убедится, что задолженность погашена с обеих сторон, можно с помощью отчета «Задолженность по зарплате».
Отмена увольнения в 1С:ЗУП
Если увольнение создано ошибочно или сам сотрудник передумал, документ нужно отменить или удалить. Варианты отмены зависят от того, какие действия уже выполнены в программе:
Сведения в социальный фонд не отправлены
Если в программе уже создан отчёт ЕФС-1, документ увольнения будет заблокирован. Даже если отчёт ещё не отправлен и в нём не стоит отметка о принятии, 1С не позволит сразу снять проведение документа. Чтобы снять ограничение, нажимаем «Ещё – Разблокировать форму». После этого переводим документ в статус «непроведён». Также необходимо снять проведение со всех связанных документов (ЕФС-1, ведомость на выплату).
Сведения в СФР отправлены
Снимаем блокировку с документа увольнения, как и в первом случае. Об отмене увольнения нужно сообщить в социальный фонд. Создаем новый отчет ЕФС – 1 подраздел 1.1. и по кнопке «Подбор» добавляем сотрудника. Программа «увидит», что первоначальный документ увольнения уже не проведен, и укажет отмену этого мероприятия. В поле «Дата отмены» отразится дата, когда увольнение было отменено.
При использовании документа «Увольнение списком» аналогично отменить можно как весь документ увольнения, так и отдельных сотрудников в нем.
- При отмене увольнения для всех сотрудников снимаем весь документ с проведения, а затем отправляем отменяющие сведения для всех сотрудников (если были отправлены сведения об увольнении).
- Если нужно отменить увольнение части сотрудников, строки по ошибочным увольнениям удаляем из документа «Увольнение списком». Затем подаем отменяющие сведения по этим сотрудникам. Останутся сотрудники, по которым увольнение произведено верно.
Например, мы уволили списком двух сотрудников: Волкова В. В. и Новикову С. А. и в этот же день сдали отчет ЕФС- 1. Затем выяснилось, что Волков был уволен ошибочно (эта запись удалена). В документе «Увольнение списком» останется только верная строка (увольнение Новиковой С. А.). Будет отправлено два отчета в Социальный фонд: об увольнении по обоим сотрудникам и об отмене увольнения на сотрудника Волкова.
Оформление увольнения через 1С:ЗУП значительно упрощает работу кадровой службы и бухгалтерии. Программа автоматизирует основные этапы: от создания приказа (Т-8/Т-8а) и расчета всех выплат до формирования справок (2-НДФЛ, 182н, для ЦЗН) и передачи сведений в СФР. Использование функций программы, включая контроль задолженностей и возможность отмены ошибочных увольнений, обеспечивает своевременное выполнение обязательств перед сотрудником, защищая интересы организации.
