Резервы отпусков в 1С:ЗУП помогают организациям равномерно распределять затраты на оплату труда в течение года. Их формируют все компании, кроме малых и коммерческих. Настройка резервов позволяет заранее учитывать расходы на отпуска, премии и вознаграждения, избегая резких скачков финансовой нагрузки. Рассмотрим, как применяются резервы по отпускам в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3.
Зачем нужен резерв отпусков
Смысл создания резерва состоит в равномерном распределении расходов на оплату труда в течение года. Резерв может быть создан как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В НУ он является добровольным и создается только при методе начисления.
Формирование резерва происходит за каждый месяц. Эти суммы включаются в расходы. А когда наступает время начислять выплату сотруднику, она происходит за счет резерва. Расходов с выплаты уже не возникает. По итогам года производится сверка использования резерва. Излишки резерва списываются, а недостаток доначисляется.
Резерв мы можем начислить по:
- Отпускам, включая дополнительные
- Годовой премии
- Вознаграждению за выслугу лет
Резервы на оплату отпусков позволяют сгладить картину по расходам в сезон отпусков. За счет резервов по премиям будет распределена налоговая нагрузка по существенным разовым выплатам работникам.
Как оформить отпуск в 1С и избежать ошибок в расчетах, читайте в статье «Отпуск в 1С:ЗУП»
Методика расчета резервов по отпускам в 1С:ЗУП
Расчет резервов осуществляется для компании, включая ее подразделения. Возможность применения резервов включается в настройках расчета зарплаты.
Резервы формируются одним из двух методов:
- Нормативный — рассчитывается как процент от фонда оплаты труда (ФОТ).
- МСФО — определяется на основе количества неиспользованных отпускных дней сотрудников.
Выбранный способ отражается в учетной политике компании. Чтобы создать резерв для головного предприятия, нажимаем «Создать». В открывшейся форме заполняем:
- Резерв. Указываем соответствующую категорию из оценочных обязательств. В системе уже есть предустановленный резерв для отпусков, при необходимости можно добавить другие виды. В начале каждого года создается отдельный новый элемент справочника. Например: резерв ежегодных отпусков 2024, годовая премия 2025.
- Вид резерва. Устанавливаем отметку для вида резерва (отпуск, премия или вознаграждение за выслугу).
- Выбираем расчетный год.
- Устанавливаем метод начисления (нормативный или МСФО).
Эта настройка определяет алгоритмы начисления резерва. Посмотрим, в чем они заключаются.
Нормативный метод
При нормативном методе отчисления в резерв происходят в виде процента от ФОТ. Этот показатель определяется расчетным путем. Он показывает, какой процент составят выплаты на отпуск (или премии) от общего фонда оплаты труда.
Законодательство не содержит строгих указаний величины этого процента. Каждая компания может применять свои методы расчета. Они могут основываться на штатном расписании, результатах прошлого года или на других экономически обоснованных данных.
Например, ООО «Весна» рассчитывает процент отчислений на ежегодные отпуска на основании окладов сотрудников. Для упрощения предположим, что других начислений в организации нет.
Рассчитанный годовой ФОТ без учета отпускных выплат составляет 13 314 285, 71 руб. Количество дней отпуска каждого сотрудника – 28. При расчете учитывалось, что сотрудники работают 11 полных месяцев и 2 дня в месяце, приходящемся на отпуск.
Страховые взносы с годового ФОТ – 4 020 914,29 рублей. Организация применяет общий тариф страховых взносов — 30%. Страховые взносы на травматизм – 0,2%.
ФОТ для отпускных выплат составляет 1 146 757,68 рублей.
Страховые взносы с отпускных выплат – 346 320,82 рубля.
Процент отчислений составит: (1 146 757,68 + 346 320,82)/(13 314 285, 71 + 4 020 914,29)*100 = 8,61
| Подразделение | Кол-во сотрудников |
Оклад, руб. |
ФОТ в месяц |
ФОТ в год (без учета отпусков) |
Страх. взносы с ФОТ в год (30,2%) |
Размер отпускных |
Страх. взносы с отпускных в год (30,2%) |
% отчислений |
| 1 | 10 | 65 000,00 | 650 000,00 | 7 211 904,76 | 2 177 995,24 | 621 160,41 | 187 590,44 | 8,61 |
| 2 | 10 | 55 000,00 | 550 000,00 | 6 102 380,95 | 1 842 919,05 | 525 597,27 | 158 730,38 | |
| Итого | 1 200 000,00 | 13 314 285,71 | 4 020 914,29 | 1 146 757,68 | 346 320,82 | |||
Рассчитанное значение заносится в графу «Ежемесячный процент отчислений».
Настроить расчетную базу для отчислений можно через соответствующую ссылку, где выбираются виды начислений, учитываемые в фонде оплаты труда.
На вкладке «Налоговый учет (по налогу на прибыль)» доступна опция включения начисления резерва в налоговый учет. Здесь также задается предельная база, в пределах которой резерв будет использоваться при расчете налога на прибыль.
При нормативном методе резерв соответствует начислению сотрудника за месяц, умноженному на установленный процент. Посмотрим это на примере.
Начислим заработную плату работникам.
- Глинский Павел Сергеевич – оплата по окладу 65 000 рублей.
- Левушкина Наталья Леопольдовна – оплата по окладу – 55 000 рублей.
После отражения зарплаты в бухучете создадим документ начисления резерва. На вкладке «Начисления» отразится резерв для оплаты отпуска:
- Глинский Павел Сергеевич: 65 000 *8,61% = 5 596,50 рублей.
- Левушкина Наталья Леопольдовна: 55 000 * 8,61% = 4 735,50 рублей.
Резерв на страховые взносы и взносы на травматизм отражаются отдельно.
Расчет резервов выполняется в 1С:ЗУП, а бухгалтерские записи создаются в учетной программе после импорта. При завершении обмена данными в 1С:Бухгалтерия автоматом создается документ «Резервы по оплате труда». Специалист бухгалтерии проводит проверку расчетов и ставит отметку «Отражено в бухучете пользователем». На основании документа система генерирует проводки по формированию резервов на счете 96.01, учитывающие и зарплатные начисления, и начисленные взносы.
Подробнее о настройке обмена данными читайте в материале «Настройка синхронизации между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией».
Метод МСФО
Метод МСФО основывается на ежемесячном расчете резерва исходя из остатка отпусков сотрудников.
При включении метода появляется возможность разделить виды расчета по их применению. Например, можно установить резерв годовой премии только для отдельного подразделения или позиции штатного расписания. Если есть необходимость, мы можем отредактировать расчет базы для премий.
При методе МСФО программа ежемесячно определяет, сколько дней отпуска еще не «отгулено» у каждого сотрудника. Резерв формируется в последний день месяца, поэтому количество дней отпуска считается с учетом месяца начисления.
Сумма резерва рассчитывается как средний заработок сотрудника, умноженный на остаток отпусков.
Например, для Левушкиной Натальи Леопольдовны размер отчислений в резерв составит: 1 877,13 * 9,33 = 17 513,62 рубля.
По ссылке «Подробнее» можно посмотреть расчет среднего заработка – 1 877,13 рублей и количество дней накопленного отпуска – 9,33 дня.
Резерв на взносы рассчитывается отдельно. Он считается как отчисления в резерв по отпускам, умноженное на процент взноса.
- Страховые взносы: 17 513,62 * 30% = 10 516,34 рубля
- Взносы от НС: 17 513,62 * 0,2% = 35,03 рубля.
Накопленный резерв по работнику будет использован при начислении отпускных. В документе «Отражение зарплаты в бухучете» установлены отметки об использовании резерва. На вкладке «Выплаты за счет резервов» мы увидим сумму используемого резерва по видам начисления.
В нашем примере отпускные не превышают размер накопленного резерва, поэтому в «Резервах отпусков» будут сформированы доначисления резервов. В 1С:Бухгалтерия после переноса появятся проводки по начислению резервов в кредит счета 96.01 с отражением этих сумм в расходах на счетах затрат.
Инвентаризация резерва отпусков в 1С
Инвентаризацию резервов можно проводить в любой момент, но обязательно по окончании года. Она осуществляется по методу МСФО независимо от применяемого метода начисления.
Инвентаризация осуществляется документом «Резервы по оплате труда» с видом «Инвентаризация». При годовой инвентаризации она выполняется после начисления резервов за декабрь. По кнопке «Заполнить» программа сформирует сведения по накопленным резервам. Они сравниваются с реальными остатками. В случае расхождения, вносятся изменения.
Если остаток меньше – резерв доначисляется, если больше – списывается разница. После выгрузки в бухгалтерию по корректировке будут созданы записи на счетах доходов и расходов.
Списание резервов отпусков в 1С: инструкция
Уменьшение накопленного резерва на счете 96 может происходить:
- При их использовании, когда отпуск или другая предусмотренная выплата происходит за счет резерва.
- При увольнении сотрудника.
- При списании резерва (вручную).
Использование резерва отпусков в 1С формирует проводки:
- Д96.01.1 К70 — списание резерва (оплата труда),
- Д96.01.2 К69.09 — списание резерва (страховые взносы),
- Д96.01.2 К69.11 — списание резерва (взносы от НС).
При увольнении работника он получает компенсацию за неиспользованный отпуск. Она учитывается в расходах на оплату труда, а весь накопленный резерв подлежит списанию в месяце увольнения. При выгрузке в 1С:Бухгалтерию в документе «Резервы по оплате труда» с видом «Начисление» будут сформированы суммы к полному списанию резерва по уволенному.
Списание резерва отразится по дебету счета 96 в корреспонденции со счетом дохода. Расчет накопленного резерва выполняется за полный месяц (месяц увольнения сотрудника) несмотря на то, что увольнение происходит в середине месяца.
Компенсация при увольнении, страховые взносы по ней будут отнесены на расходы предприятия.
Если по каким-то причинам резерв не списан, то это можно сделать вручную, заполнив документ «Резервы по оплате труда» с видом «Списание».
Отчеты по резервам отпусков в 1С
Отчеты по резервам — часть блока отчетов по зарплате. Здесь есть возможность проанализировать остатки резервов по сотрудникам, движения резервов по их виду.
Например, отчет «Остатки и обороты резервов по оплате труда» можно сформировать по предприятию или его подразделениям. Указывается период отчета, вид резерва. Отдельно выводятся показатели по типу обязательства (резерв и страховые взносы).
С помощью отчета можно отслеживать накопленные резервы и используемые отпуска и контролировать использование резервов по компании.
Расчет резервов выполняется по выбранному методу. В 1С:Зарплата и управление персоналом доступен как классический метод начисления, так и рекомендуемый расчетный. Начисление, использование резерва осуществляется автоматически при заданных параметрах учетной политики. 1С:ЗУП 3.1 не отражает проводок по учету резервов. Записи на счетах учета создаются в бухгалтерской программе после интеграции между системами. Это позволяет использовать расширенный функционал 1С:ЗУП, а затем отражать резервы в БУ и НУ.
