Компенсация за неиспользованный отпуск – это предусмотренная законом выплата увольняющемуся сотруднику. В отдельных случаях она возможна и при продолжающихся трудовых отношениях. Рассмотрим подробнее, в каких случаях и как производится расчет компенсации отпуска в программах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия.
Кому положена компенсация за неиспользованный отпуск
Право на компенсацию имеют все работники, с которыми заключен трудовой договор независимо от стажа, продолжительности рабочего дня или причины увольнения.
Если сотрудник не отгуливает положенные ему дни отпуска в году, они «не пропадают». Накопленные дни учитываются нарастающим итогом и могут быть отгулены в другом периоде или компенсированы в денежной форме.
Порядок возмещение «неотгуленного» отпуска деньгами зависит от вида отпуска:
- Стандартный ежегодный отпуск в 28 дней – компенсируется только при увольнении работника.
- Длительный ежегодный отпуск (превышающий 28 дней). Основная часть может быть компенсирована только при увольнении. Часть отпуска свыше 28 дней – в любое время по заявлению работника.
- Дополнительный отпуск – компенсируется в любое время по желанию работника.
Например, инженер Смирнов А. В. не отдыхал в течение 2 лет и у него накопилось 56 дней неиспользованного отпуска. Даже при большом количестве накопленных дней выплатить такую компенсацию деньгами не получится. Сотрудник может получить ее только при расторжении трудового договора.
Воспитателю Федоровой М. Е. положен ежегодный отпуск — 42 дня. В связи с производственной необходимостью сотрудница была вызвана раньше из отпуска и смогла использовать только 28 дней. Остаток неотгуленных дней (14) может быть компенсирован по заявлению работника.Электромонтажник Петров И. И., чьи условия труда являются опасными, имеет право на дополнительный отпуск – 7 дней. Если по каким-то причинам допотпуск будет не отгулен, то работник может заявить о своем праве на денежную компенсацию.
Как в 1С рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсация за неиспользованный отпуск в программах 1С рассчитывается аналогично отпускным, на основе среднего заработка сотрудника за 12 месяцев перед увольнением. Для расчета нужны три показателя: :
- Средний заработок.
- Общее количество «заработанных» дней отпуска.
- Количество использованных дней.
Отправной точкой служит «рабочий» период — от приема до увольнения, причем в отпускной стаж, согласно ст. 121 ТК РФ, не включаются периоды отпуска по уходу за ребенком до 3 лет, отпуска за свой счет свыше 14 дней в году и прогулов.
За каждый полностью отработанный месяц начисляется 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев), при этом неполные месяцы округляются:
- Меньше 15 дней отбрасываются.
- 15 и более дней считаются за полный месяц.
Компенсация определяется по формуле: количество неиспользованных дней (разница между заработанными и использованными) умножить на средний дневной заработок.
Компенсация за неиспользованный отпуск в 1С:ЗУП 8.3
В программе 1С:ЗУП компенсация за неиспользованный отпуск формируется автоматически при создании документа «Увольнение».
Рассмотрим, как рассчитывается компенсация на примере.
Сотрудница Случкая Марина Владиславовна была принята на работу 15.10.2024 и увольняется 22.07.2025. За период трудоустройства работница брала ежегодный отпуск продолжительностью 14 дней. Помимо основного отпуска, ей положен дополнительный отпуск – 3 дня, который не был использован.
При заполнении документа «Увольнение» программа посчитает средний заработок работника на основе начисленной зарплаты и других выплат, принимаемых для расчета. Чтобы посмотреть, из чего он складывается, нажимаем на значок карандаша.
По умолчанию для подсчета берется стандартный период – год, предшествующий месяцу увольнения. При необходимости его можно поменять вручную.
Это может быть применено, если сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком. Тогда вручную указываем более ранний год, в котором начислялась зарплата. Или увольнение оформляется в первый же месяц работы. В этом случае берем заработок только за один этот месяц.
В нашем примере оставляем предложенный программой вариант.
На вкладке «Компенсация отпуска» отражается количество дней и период, за которые положена выплата.
Посмотреть расчет можно по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск».
В нашем случае казан период с 15.10.2024 по 22.07.2025.
Сотрудник трудился 9 месяцев. Был предоставлен очередной отпуск — 14 дней.
- Основной отпуск, заработанный за все время:
9 * 2,33 = 21 день. - На момент увольнения осталось не использовано основного отпуска:
21 – 14 = 7 дней.
Компенсация допотпуска рассчитывается пропорционально отработанному времени.
Наша сотрудница проработала в компании меньше года, поэтому дни допотпуска также определяются по фактическому периоду:
9 / 12 * 3 = 2,25 дней.
Такой же результат мы получим, если сформируем отчет «Остатки отпусков» на дату увольнения («Кадровые отчеты – Остатки отпусков (кратко)»).
Сумма начисленной компенсации указывается на вкладке «Начисления и удержания».
- Компенсация за основной отпуск:
2 111,75 * 7 = 14 782,25 рублей. - Компенсация за допотпуск:
2 111,75 * 2,25 = 4 751,44 рубля.
Читайте также: Как оформить отпуск в 1С:ЗУП
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С:Бухгалтерия
Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С:Бухгалтерия, создадим документ «Увольнение». Программа произведет подсчет накопленных у работника дней отпуска и среднего заработка.
Посмотреть расчет можно, кликнув на значение строки «Начислено».
В нашем примере сотрудник отработал с 01.01.2025 по 25.07.2025 и получит компенсацию за 7 месяцев — 6 полных месяцев с января по июнь и 25 дней в июле округляется до целого месяца.
- Количество дней неиспользованного основного отпуска – 16,33.
- Компенсация за неиспользованный отпуск:
16,33 * 2 047,78 = 33 440,25 рублей.
Если при увольнении требуется компенсировать дополнительный отпуск, то его расчет производится вручную. Например, сотруднику положено 3 дня допотпуска в год. Определим, количество дней к компенсации исходя из фактически отработанного времени:
7 / 12 *3 =1,75 дней.
Размер компенсации за допотпуск определяется по среднему заработку аналогично основному:
2 047,78 * 1,75 = 3 583,62 рубля.
Добавим строку с начислением «Компенсация дополнительного отпуска». Если такого вида начисления еще нет, создадим его. Указываем рассчитанную сумму компенсации и сохраняем расчет.
Читайте также: Как оформить отпуск в 1С:Бухгалтерии 8.3
Как в 1С оформить компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск
Дополнительный отпуск может быть заменен на денежную компенсацию не только, когда сотрудник увольняется. Такое правило действует и для дней основного ежегодного отпуска, свыше 28 дней (например, у учителей). По заявлению работника компания может компенсировать «неотгуленные» дни допотпуска, в том числе и накопленные за предыдущие года как полностью, так и частично.
Компенсация допотпуска в 1С:ЗУП может быть начислена:
- При увольнении документом «Увольнение» (рассмотрено в предыдущем примере).
- Вместе с отпускными за ежегодный отпуск. В документе «Отпуск» указывается период основного отпуска. Переключаемся на «Дополнительные отпуска, отгулы», устанавливаем отметку «Предоставить дополнительный отпуск». Чтобы заменить его денежной компенсацией, очищаем поля «Период отпуска» и «Дн». Указываем количество дней для компенсации «Дн. комп» – 2,25.
На вкладке «Начислено (подробно)» компенсация дополнительных дней рассчитается дополнительно к основным отпускным.
- Независимо от основного отпуска или увольнения.
Если сотрудник не идет в отпуск, а ему только компенсируют накопленные дни допотпуска, то в документе «Отпуск» период не указывается (галочка снимается). На второй вкладке указываем количество дней для компенсации, и программа произведет расчет только этого вида начислений.
Перед оформлением документа в 1С стоит сформировать отчет «Остатки отпусков» — он сразу покажет, за какие периоды начислится компенсация и поможет избежать лишних корректировок. Если сотрудник работал меньше года, программа автоматически рассчитает дни пропорционально отработанному времени. Задача бухгалтера — проследить, чтобы учтены только те периоды, которые входят в стаж по нормам ТК РФ. Такой подход соединяет точность системы и профессиональный взгляд, поэтому компенсация за неиспользованный отпуск в 1С оформляется без ошибок и задержек.
