Переход на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) значительно упростил оформление больничных в 1С. Вместе с этим появились и новые нюансы, которые важно учитывать для корректного заполнения документов и точного расчета пособий. Мы разберём, как своевременно зафиксировать отсутствие сотрудника, зарегистрировать ЭЛН и настроить интеграцию с Социальным фондом России. Покажем, как автоматизировать загрузку через ЭДО и рассчитать выплаты с учётом стажа, МРОТ и других параметров. Отдельно остановимся на инструментах 1С:ЗУП для отражения больничных и заполнения табеля.
Регистрация отсутствия по болезни в 1С:ЗУП
Когда сотрудник не выходит на работу, работодатель должен зафиксировать этот факт в табеле учета рабочего времени. Это может произойти по разным причинам, в том числе и по болезни. Обычно работники сообщают, что ушли на больничный по телефону или любыми другим способом. В свою очередь, организация получает подтверждение болезни своего сотрудника из Социального фонда. Через электронный документооборот поступает информация об открытии больничного листа с указанием его номера и даты начала.
Факт невыхода на работу в программе 1С:ЗУП фиксируется документом «Отсутствия (болезнь, прогул, неявка)». В нем заполняется дата начала — день, с которого работник не вышел на работу. Дата окончания обычно совпадает с днем ближайшего начисления зарплаты.
ООО «Дизайн Студия» получило сообщение из СФР об открытии ЛН сотруднику Красновской А. А. с 07.02.2025 Бухгалтер регистрирует отсутствие сотрудника:
- Период — с 07.02.2025 по 15.02.2025, т. к. зарплата за первую половину месяца будет начислена по 15 число включительно.
- Причина отсутствия — болезнь «больничный еще не закрыт». В табеле рабочего времени этот период будет отражаться с кодом «Б», как и у больничного листа.
- Номер ЛН. Если номер еще неизвестен, его можно не указывать.
Период невыхода на работу зафиксируется в табеле, и зарплата за это время не будет начислена. Если сотрудник продолжает болеть и после выплаты зарплаты, со следующей даты создается еще один документ об отсутствиях.
Как внести больничный в 1С
Для подтверждения факта нетрудоспособности и расчета пособия в 1С:Зарплата и управление персоналом используется документ «Больничный лист». Создать его можно несколькими способами:
- Заполнить данные ЭЛН вручную,
- Загрузить сведения из файла, полученного от социального фонда через оператора ЭДО,
- Получить напрямую их СФР при подключенном прямом обмене.
Настройка загрузки ЭЛН из СФР
Загружать больничные напрямую в программу 1С можно при подключенном ЭДО с социальным фондом. Настройка обмена с СФР производится на вкладке «ЭДО» в карточке организации. Для обмена используется электронная подпись организации и сертификаты удостоверяющих центров, загруженные в программу. Если используется сервис 1С-Отчетность, то настройка обмена происходит автоматически.
Когда медицинская организация закрывает больничный, сведения об этом автоматически передаются в Социальный фонд. После обработки данных фонд направляет работодателю запрос, содержащий информацию об ЭЛН и перечень недостающих сведений для расчета пособия. Ознакомиться с такими запросами можно в разделе «Кадры — Входящие запросы СФР для расчета пособий».
Если сотрудник завершил лечение, но уведомление от СФР не поступило, работодателю следует самостоятельно сообщить о страховом случае. Для этого используется документ «Исходящее сообщение о страховом случае СФР».
Полученный запрос становится основанием для создания документа «Больничный лист», в котором выполняется расчет пособия, заполняются недостающие данные.
Документ «Больничный лист» в 1С:ЗУП 8.3
Чтобы данные об электронном больничном сразу загрузились в 1С:ЗУП 8.3, его создают на основании запроса сведений от фонда. Если документ «Больничный лист» оформляется вручную, данные ЭЛН можно внести из заранее скачанный файла, полученного по ТКС или напрямую из СФР — для этого предусмотрены соответствующие кнопки. После подгрузки информации работодателю остается заполнить недостающие данные для расчета и указать реквизиты для перечисления выплаты сотруднику.
Работодатель вносит заработок для расчета пособия и указывает страховой стаж сотрудника. На вкладке «Оплата» указывается показатели, влияющие на размер пособия.
Процент выплаты в зависимости от стажа работника:
- Меньше 6 месяцев – пособие выплачивается по МРОТ,
- До 5 лет — 60% среднего заработка,
- От 5 до 8 лет – 80% среднего заработка,
- Более 8 лет – полностью.
Некоторые виды пособий, например, по беременности и родам, не зависят от страхового стажа и выплачиваются в полном объеме — 100% от среднего заработка.
Однако на размер выплат также влияет установленная доля рабочего времени: если сотрудник работает на неполную ставку, пособие будет рассчитано пропорционально его занятости.
Больничный лист в табеле учета рабочего времени в 1С
Период нахождения сотрудника на больничном подлежит оплате как со стороны работодателя, так и Социального фонда. В это время заработная плата не начисляется, а в табеле учета рабочего времени фиксируется отсутствие. После проведения документа «Больничный лист» дни нетрудоспособности автоматически отображаются в табеле с кодом «Б». Ранее созданный документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» удалять не требуется — 1С:ЗУП перераспределит дни в соответствии с данными из больничного. Однако, если листок нетрудоспособности закрыт раньше, чем указано в документе «Отсутствие», необходимо внести корректировки, указав фактические даты по ЭЛН.
Работаете в 1С:Бухгалтерии? Все шаги по расчёту и регистрации больничного описаны в нашей статье «Больничный лист в 1С:Бухгалтерии 8.3».
Расчет пособия по временной нетрудоспособности в 1С
Расчет пособия по больничному листу производится на основании среднего заработка работника за 2 предыдущих года. Оплачивается каждый календарный день болезни, включая выходные и нерабочие дни. В общем случае первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальное — социальный фонд. Продолжение ЭЛН полностью выплачивается фондом.
Чтобы посчитать размер пособия, вычисляется среднедневной заработок. Он равен совокупному заработку за 2 года, деленному на 730 дней.
Показатели среднедневного заработка сравниваются с установленным минимальным (по МРОТ) и максимальным значением.
Посмотреть расчет можно, кликнув на значок «карандаш» в поле «Средний заработок».
В нашем примере заработок за 2023 год – 0, за 2024 год — 648 623 рубля. Сотрудница предоставила справку о доходах от предыдущего работодателя ООО «Лилия», который учтен для расчета.
Среднедневной заработок с учетом коэффициента стажа составляет:
(648 623 / 730) * 0,8 = 710,82 рубля.
Минимальный дневной заработок исходя из МРОТ на день открытия больничного составляет 737,75 рублей (МРОТ 22 440 * 24 / 730).
Пособие не может быть выплачено, меньше, чем по МРОТ, поэтому для расчета используем среднедневной заработок по МРОТ, рассчитанный в месяце расчета пособия (февраль):
22 440 / 28 = 801,43 рубля.
Размер пособия составляет:
- За счет организации-страхователя: 801,43 * 3 = 2 404,29 рублей.
- За счет фонда: 801,43 * 8 = 6 411,44 рубля.
На вкладке «Начислено (подробно)» в 1С:ЗУП 3.1 указывается размер начисления с разбивкой по дням. В разделе «Сведения для СФР» можно сообщить о страховом случае, если запрос от фонда еще не поступил. При проведении документа программа выдаст предупреждение, что на этот период у сотрудника уже есть документ по отсутствиям. Соглашаемся и подтверждаем проведение.
По кнопке «Печать» можно вывести больничный лист и расчет среднего заработка.
На основании больничного листа формируется ответ на запрос СФР, который нужно отправить в течение 3 рабочих дней. Его также можно сформировать и на основании входящего запроса из раздела «Кадры — Пособия — Входящие запросы СФР для расчета пособий».
С переходом на электронный обмен с Социальным фондом оформление больничных листов в 1С:ЗУП стало проще и быстрее. Интеграция с СФР практически исключила необходимость ручного ввода данных, что значительно снижает риск возникновения ошибок. Тем не менее работа с электронными листками нетрудоспособности требует внимательности и постоянного контроля. Бухгалтеру важно не только корректно передавать информацию в фонд, но и строго соблюдать положенные сроки отправки. Правильный выбор документов и их последовательность позволяют точно зафиксировать периоды невыхода на работу и корректно рассчитать пособие с учётом дохода и накопленного стажа работника. Грамотное использование этих инструментов помогает бухгалтерам и кадровикам обеспечить своевременные социальные выплаты своему персоналу и избежать возможных санкций.
